Übersicht Zeiterfassung

Prozessübersicht

Ziel und Zweck der Zeit- und Leistungserfassung

Die eigentliche Leistungserfassung und Leistungsverrechnung bilden die Tätigkeiten, Spesen und Auslagen des Leistungserbringers gegenüber Dritten ab; der Zweck ist die externe Leistungsverrechnung an Kunden mittels Rechnungen, die bezahlt werden. Beispiele: Beratungstätigkeit, Verrechnung von Stunden-, Tages-, Wocheneinsätzen usw. Für die Erfassung und an Kunden zu verrechnende Tätigkeiten in Form von sog. spezifizierten Zeitaufwänden, Allg. Zeitaufwand, Mitarbeiter- und Allg. Spesen, Auslagen, Andere Leistungen und Verbräuchen von Artikeln gibt es zwei Methoden:

  • Die Leistungserfassung via Leistungsdatensätze: Die weiteren Ausführungen sind in der Leistungserfassung beschrieben.

  • Die Stundenerfassung für externe und interne Zwecke:

  • Mittels Persönlichem Stundenerfassungsblatt: siehe Zeiterfassung.

  • Mittels Arbeitszeiterfassung Monat: siehe Arbeits- und Absenzenstunden-Erfassung auf Monats-Tabelle

  • Mittels bossGo | Mobile

  • Mittels [AZ-Zeiterfassungsterminal].md) und mittels BDE-Terminal

  • Mittels Barcode-Scanner Die Methoden verfolgen ähnliche Ziele. Während die Leistungserfassung die externe Sicht abdeckt, sind die andern Zeiterfassungsmethoden für die externe und die interne Sicht gedacht. Nachstehend befassen wir uns mit der eigentlichen Zeit- und Absenzen-Erfassung. Die Zeit- und Absenzenerfassung bildet die Zeiteinsätze ab, die der internen und der externen Verrechnung dienen. Die eigentliche Leistung wird in Form von fakturierbaren Arbeitsleistungen extern verrechnet. Beispiele: Bauleistungen, Verkauf von Investitionsgütern usw. Es gibt die Möglichkeit, neben dem Standard-Kostenverrechnungskonzept ein solches zu wählen, das die interne Kostenbelastung bzw. -gutschrift aufgrund der Mitarbeiterangaben steuert.

Begriffe

  • Arbeitszeit-Einträge (AZ-Einträge): Das sind via Persönliches Stundenerfassungsblatt oder via Arbeitszeit-Quererfassung Monat oder via bossGo | Mobile oder verarbeitete AZ-Terminaleingaben erfasste Zeiteinträge. Auch Einträge von Anlagen sind Arbeitszeiteinträge von Maschinen
  • Leistungen: Das sind umgewandelte Arbeitszeiteinträge. Auch Spesen und via Leistungserfassung erfasste Datensätze (z.B. auch Artikelverbräuche) sind sog. Leistungen.
  • AZ-Terminaleingaben: Das sind Datensätze, die via AZ-Terminal erfasst wurden.

Lizenzierung + Zugriffssystem

Um Arbeits-, Absenzenstunden und Spesen erfassen und verwalten zu können, wird eine entsprechende Lizenzierung von bossinfo.com notwendig, d.h. die Arbeitszeiterfassung muss lizenziert sein. Im Zugriffssystem sind die Dateien

  • Arbeitsjahre

  • Arbeitsstunden

  • Mitarbeiter

  • Mitarbeitergruppen

  • Tätigkeiten (ev.)

  • Spesenarten (ev.) und die Unterdateien

  • Arbeitszeiteinträge

  • Arbeitsmonate

  • Beschäftigungsgrade

  • Dossier-Mitarbeiter freizuschalten. Falls die Arbeitszeiten und Spesen über Web (und nicht konventionell via Client-Server) zu erfassen sind, müssen die Funktionalitäten der Webservices zusätzlich freigeschaltet werden. Falls das Erfassungen via AZ-Terminal möglich sein soll, muss in den Speziellen Funktionalitäten auch das sog. "AZ-Terminal" freigeschaltet sein. Für Auswertungen über beliebige Mitarbeiter muss das persönliche Zugriffsrecht "Kann Arbeitszeiten beliebiger MitarbeiterInnen auswerten" freigeschaltet sein. Sonderfall: Die Auswertung "Arbeitszeitausweis" erfordert die Freischaltung des AZ-Terminals.

Organisation

Es braucht für die Erfassung von Arbeits- und Absenzzeiten folgende Systemeinstellungen:

  • Buchhaltungseinstellungen (Buchführung mit oder ohne Kostenstellen/Kostenträger)
  • Mitarbeiter-Einstellungen (Mitarbeiter-Zugriffsrechte)
  • Arbeitsstunden-Einstellungen "Allgemeine Tätigkeiten und Absenzen" Folgende weitere Einstellungensind zusätzlich notwendig:
  • Mitarbeitende in den Tabellen Mitarbeiter und Mitarbeitergruppen erfassen
  • Benutzerzugriffsrechte individuell freischalten
  • Erfassung eines Arbeitsjahres
  • Tabellen Arbeitsjahre + Arbeitsstunden
  • Tabellen Mitarbeiter und Mitarbeitergruppen
  • Menü-Items
  • Individualrecht Zusammenzug Arbeitsstunden
  • Individualrecht "Kann Arbeitsstunden zu Leistungen verrechnen" (unter benutzerabhänige Zugriffsrechte, im Register Lager und Arbeit ist die entsprechende Checkbox zu stellen
  • Fibu-Konten, Kostenstellen und Kostenträger für die internen Leistungen (Tätigkeiten) in den Kontenplänen (Konten, Kst und Ktr) festlegen
  • In Dossiers
  • Kostenstellen und/oder Kostenträger
  • Mitarbeiter bestimmen, die berechtigt sind, auf das Dossier ihre Stunden zu erfassen
  • ob darauf überhaupt Stunden erfasst werden dürfen (Checkbox "Keine Arbeitszeiterfassung")
  • ob das Dossier zur Verrechnung freigegeben ist (gestellte Checkbox, welche weitere Erfassungen gleichzeitig verhindert)
  • Auf stornierte oder
  • verlorene Dossiers können keine Zeiten erfasst werden.
  • In den Dossiers die Aufgaben, falls sie in der Zeiterfassung benutzt werden sollen.
  • Einstellungen zur Verrechnung von Internen Leistungen