Erfassung von Spesen
Spesen können auf 2 Arten erfasst werden:
- Leistungserfassung
- Im persönlichen Stunden-Erfassungsblatt im Register Spesenerfassung Spesen, die im zweiten Register des persönlichen Stunden-Erfassungsblattes oder als Leistungsdatensatz erfasst werden, werden immer in der Tabelle Leistungen abgespeichert, d.h. jeder erfasste Spesendatensatz ist ein Leistungsdatensatz in der Tabelle Leistungen.
Damit die Spesen korrekt erfasst werden können, so dass die Entschädigung für den Mitarbeitenden sowie die Verrechenbarkeit an die Kunden sauber erfolgt, müssen die Spesenarten richtig eingestellt werden.
| Register Spesenerfassung | |
|---|---|
| Periode | Monat |
| Jahr | Jahr |
 |
Eingabe eines neuen Datensatzes |
| Tag | Monats-Kalendertag, z.B. 15 für den 15. des Monats Feiertage oder geplante Betriebsferien, Samstag und Sonntag werden gewarnt |
| Dossier-Kürzel | Kürzel oder mit @-Zeichen Suche nach Auftragsdossier |
| Dossier | Bezeichnung oder mit @-Zeichen Suche nach Auftragsdossier |
| Aufgabe | In den Systemeinstellungen Dossiers/CRM (und im Auftragsdossier) kann eingestellt werden, ob Leistungen (und Spesen sind sog. Leistungen) zwingend Aufgaben zugewiesen werden müssen. |
| Plan | |
| DropDown “Plan/Projekt” | Ist keine Projektplan für das gewählte Dossier vorhanden, ist der Button mit “Kein Plan”, ansonsten mit “Projekt” beschriftet und der Plan wird automatisch ohne weitere Rückfrage eingetragen. |
| Projekt/Plan | Plankürzel und Planbezeichnung. Falls das gewählte Auftragsdossier über einen Projektplan verfügt, wird er automatisch vorgetragen. Bei Produktionsplänen werden die Zeiten auf die Produktionszeit gemäss “Allgemeinen Tätigkeiten” erfasst. Z.B. “. Standard-Produktion” im Feld Dossier. Im Feld “Produktion” kann der Produktionsplan gewählt werden. Hinweis: Auf Planungsschritte, die erledigt sind, können keine Zeiten erfasst werden. |
| Spesentyp | Mitarbeiter-Spesen (dies ist die sog. Default-Einstellung und sollte grundsätzlich gewählt werden, damit die Auszahlung via Lohn erfolgt). Allgemeine Spesen |
| Spesenart | Kürzel / Bezeichnung der Spesenart |
| Spezifikation | Bezeichnung der Spesenart |
| Menge | Anzahl / CHF. Hinweis: zur Korrektur können auch negative Spesen erfasst werden. Vergleiche dazu Spesen mit Mwst / Spesen ohne Mwst. Der Eintrag hier füllt defaultmässig das Feld “verrechenbare Menge im 2. Register des Leistungsdatensatzes, unabhängig davon, ob dort schon ein abweichender Wert vorhanden ist oder nicht. Das heisst folgendes: wenn im Leistungsdatensatz eine andere verrechenbare Menge (im 2. Register) eingetragen war, wird sie bei einer hier im Mengenfeld stattfindenden Änderung überschrieben. |
| Editierbares Mengenfeld | Das Mengenfeld ist editierbar, falls es sich nicht um Mitarbeiterspesen (MA-Spesen) handelt oder wenn ein Verrechnungssatz existiert. Siehe dazu den Hinweis zu Einheit + Preisfindung für die Spesenerfassung. |
| Runden auf | Im Dossier kann man einstellen, obdie Menge (z.B. für die Kilometer) eine automatische Rundung erfolgen soll. Siehe dazu die Ausführungen unter “Verrechnungssätze”. |
| Einheit | Recheneinheit |
| MA-Spesen | Sind Spesen, die der Mitarbeiter entschädigt erhält und nicht weiterverrechenbar sind. Hängt vom nicht gestellten Code “Verrechenbar” der Spesenart ab. |
| Betrag (inkl. Mwst) | Betrag in Mwst Siehe dazu den Hinweis zu Einheit + Preisfindung für die Spesenerfassung. |
| Verrechenbar | Ja / Nein Spesen, die auf Dossiers erfasst werden, die auf “Pauschal abrechnen” stehen, werden auf nicht verrechenbar gesetzt. |
| Spalte rechts aussen | B = Es liegt entweder ein externer oder ein interner Beschrieb oder eine Bemerkung vor. |
| Gratis / Kulanz | Code “G” |
| Multistyle für die Spesen erfasst, bearbeitet bzw. angesehen werden. Aus dem Input der Leistungen heraus kann man mit Menüpunkt Verknüpfungen - Arbeitszeiteinträge - Verrechnete Arbeitszeiteinträge aufrufen. Es werden alle Arbeitszeiteinträge aufgelistet, welche zum geöffneten Datensatz “Leistung” verrechnet bzw. verarbeitet wurden. Logischerweise werden via diesen Menüpunkt nicht noch weitere Spesendetails gezeigt, weil man sich ja bereits im Leistungsdatensatz der Spesen befindet. Dassselbe kann man durch Markieren der gewünschten Zeile und mittels Menüpunkt Verknüpfungen - Details Arbeitzeit-Spesen oder Menüpunkt Verknüpfungen - Spesenleistung erreichen. Im externen und internen Beschrieb: Es können Multistyle-Eigenschaften verwendet werden. |
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| Hinweis zu weiterverrechenbaren Spesen | Befindet man sich (mit Doppelklick auf die Spesenzeile) im Leistungsdatensatz, können im zweiten Register von den erfassten abweichende (mehr oder weniger) Spesen weiterverrechnet werden. Wird mehr oder weniger (extern) in die verrechenbare Menge eingetragen, wird intern die effektive Menge verrechnet, also nicht die (extern) verrechenbare. |
| Mitarbeiter Register Arbeit) kann jedem User seine gewünschte Voreinstellung (auf- oder absteigende Sortierung) hinterlegt werden. |
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| Rekapitulation | Siehe Bild unten. |
| Spesenart | |
| Spezifikation | |
| MA-Spesen | |
| Verrechenbarer Betrag | |
| Nicht verrechenbarer Betrag | |
| Total Spesen | |
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Löschen eines markierten Speseneintrages Mit CTRL+S oder dem Button Sichern die Eingabe speichern, um die Löschung sicherzustellen. |
| Sichern | Sichern-Button oder Enter-Taste speichert Änderungen und lädt die Daten neu. Mit CTRL+S kann man zwischenspeichern. Danach werden die Inhalte aktualisiert angezeigt. |
| Fertig | Falls Aenderungen vorgenommen wurden, wird gefragt, ob sie gespeichert werden sollen oder nicht. |
Daraus ist ersichtlich, dass der Mitarbeiter CHF 1’429.20 zugut hat. Davon sind CHF 1’405.00 an Kunden verrechenbar; CHF 145.80 sind nicht verrechenbar.
Die Übernahme von Spesen in die Lohnapplikation ist hier beschrieben.