Auswertungen Arbeitszeiten + Absenzen

Damit Auswertungen gemacht werden können, braucht es die entsprechenden Zugriffsrechte, insbesondere das Individualrecht, dass Auswertungen über beliebige MitarbeiterInnen gemacht werden können. Mittels Arbeitszeiteinträge - Arbeitszeitauswertung oder Datei - Mitarbeiter - Mitarbeiter - Arbeitszeitauswertungkönnen die Arbeitsstunden, Absenzen und allgemeineTätigkeiten entweder von allen oder einzelnen Mitarbeitenden zusammengestellt werden. Sie werden defaultmässig für
den laufenden Monat sowie
kumulativ seit Kalenderjahresbeginn gezeigt. Das kann kumulativ, wie nachstehend beschrieben, oder in einer Quer-Ansichtmit mehr Details erfolgen. Zusätzlich sind in der kumulativen Darstellung ersichtlich:
Mehr- oder Minderzeiten (inkl. Übernahmen aus Vorjahren)
Feriensalden (inkl. Übernahmen aus Vorjahren). Die defaultmässigen Auswertungen können für beliebig andere Perioden erstellt werden.

Auswertung aus dem Arbeitszeiterfassungsblatt

Arbeitszeitauswertung

Arbeitszeiteinträge - Arbeitszeitauswertung

Es werden die gewünschten auszuwertenden AZ-Einträge markiert. Die Auswahl der auszuwertenden Datensätze kann manuell oder am besten mit der Spezialsuche erfolgen.

Mitarbeiter - Arbeitszeitauswertung

Es werden die gewünschten auszuwertenden Mitarbeiter markiert.

Arbeitszeitauswertung

Es lassen sich - je nach Berechtigung - die Gesamtzahl der erfassten Stunden

für einen Mitarbeiter (einen Mitarbeiter-Datensatz markieren)
für alle Mitarbeiter (alle Mitarbeiter-Datensätze markieren)
für mehrere Mitarbeiter zusammengezählt rekapitulieren (einzelne Mitarbeiter-Datensätze markieren). Man kann in der ersten Spalte den Stand per Monat X und in der zweiten Spalte Kumuliert ab Monat X einstellen. Standardmässig wird der aktuelle Monat in die erste und der Monat Januar des aktuellen Jahres in die zweite Spalte gestellt. Ist ein einzelner Mitarbeitender ausgewählt, werden die zugehörigen, verknüpften Zeiterfassungen mit Doppelklick auf eine Zeile angezeigt und dessen Soll-Stunden für die Mehr- bzw. Minderzeit berücksichtigt. Sind "Alle" gewählt, werden keine Totale bezüglich Soll- und Mehr- bzw. Minderzeiten gerechnet. Hinweis: die Übernahmen aus Vorjahren werden in der Datei "Mitarbeiter" jeweils manuell und somit kontrolliert bzw. bewilligt nachgeführt. Via den Verknüpfungsbutton kann direkt zum Mitarbeitenden gesprungen werden. Bei der Wahl mehrerer Mitarbeiter reklamiert bossERP, wenn man nur eigene Arbeitszeiteinträge auswerten darf: "Sie dürfen nur eigene Arbeitszeitauswertungen vornehmen.". Deshalb setzt bossERP automatisch den eigenen Mitarbeiter für die Auswertung ein, wenn man nur eigene AZ-Einträge auswerten darf, obwohl kein Mitarbeiter-Datensatz markiert wurde.

Optionen - Arbeitszeiterfassung Monat

Wird die Auswertung aus der Quer-Erfassung erstellt, werden die in der Quer-Erfassung vorhandenen Mitarbeiter zusammengezählt (im nachstehenden Beispiel ist es 1 Mitarbeiter):

Arbeitszeitausweis

Arbeitszeiteinträge - Arbeitszeitausweis

Es werden die gewünschten auszuwertenden AZ-Einträge markiert. Die Auswahl der auszuwertenden Datensätze kann manuell oder am besten mit der Spezialsuche erfolgen.

Mitarbeiter - Arbeitszeitausweis

Es werden die gewünschten auszuwertenden Mitarbeiter markiert.

Arbeitszeitausweis

Diesen Button (oder CTRL+A) drücken, wenn neue Auswahlen erfolgen. Wenn man nur eigene AZ-Einträge auswerten darf, setzt bossERP unabhängig davon, von wo die Funktion aufgerufen wird und unabhängig von allenfalls markierten Datensätzen den angemeldeten MA automatisch ein und sperrt die Eingabe für "Mitarbeiter/n".

Beispiele von Auswertungen

für die Ferienauswertung
für Teilzeitbeschäftigungen mit Sekunden im Arbeitsprofil
Druckreport Arbeitszeitausweis

Hierarchische AZ-Auswertung

Diese lässt sich aus folgenden Ausgabelisten öffnen (sofern bei den Benutzerrechten die Checkbox "Kann Arbeitsstunden für beliebige MA erfassen" gestellt ist):

Arbeitszeiteinträge - Arbeitszeiteinträge
Auftragsdossiers - CRM
Mitarbeiter - Mitarbeiter
Tätigkeiten - Tätigkeiten
Planungen - Projekte

Die Datensätze der Arbeitszeiteinträge, die ausgewertet werden sollen, können vor der Wahl des Menüpunkte Hierarchische AZ-Auswertung

entweder ausgewählt und markiert *)
oder nicht ausgewählt und im Auswertungsfenster mit den entsprechenden Merkmalen gesucht und aktualisiert werden. *) Eine Vorauswahl an Datensätzen ermöglicht folgendes:
Sind z.B. Mitarbeiter ausgewählt bzw. markiert, wird im Feld "Mitarbeiter / Mitarbeitergruppe" die Anzahl der gewählten angezeigt. Wenn man nur eigene AZ-Einträge auswerten darf, setzt bossERP unabhängig davon, von wo die Funktion aufgerufen wird und unabhängig von allenfalls markierten Datensätzen den angemeldeten MA automatisch ein und sperrt die Eingabe für "Mitarbeiter/n".
Das Gleiche gilt für Dossiers, Pläne usw.
Mit der Vorauswahl kann erreicht werden, dass nur bestimmte Dossiers, bestimmte Mitarbeiter oder bestimmte Tätigkeiten oder bestimmte Tätigkeiten zur Auswertung gelangen.

Nachstehend ist nichts vorausgewählt worden: Die Statistik bzw. die Auswertungsmöglichkeiten (Periode, Anzeigeintervalle, Dossier, Allgemeine Tätigkeiten (mit führendem Komma), Plan, Tätigkeit, Aufgabe, Mitarbeiter und Auswertung nach...) sind selbstredend. Alles was in der Gruppenbox "Einschränken auf" steht, kann immer überschrieben werden:

So kann man bei vorausgewählten Mitarbeitern den Eintrag "x Mitarbeiter vorausgewählt" löschen, so dass nichts mehr im Feld steht. Dann würde die Auswertung nach der Aktualisierung wieder für alle MA erstellt.
Man kann aber auch einen bestimmten Mitarbeiter wählen, um die Auswertung nur für diese Person vornehmen zu lassen.
Das gilt für alle "Einschränkungen".
Man kann auf ein Dossier oder eine "Allgemeine Tätigkeit" (z.B. auf Ferien) einschränken, um nur diese auszuwerten.
Will man über mehrere, aber nicht über alle Dossiers auswerten, muss man diese Dossiers im Output suchen und markieren und dann die Auswertung aufrufen: Dann würde im Auswertungsfenster z.B. stehen "13 Auftragsdossiers vorausgewählt".
Damit sollte man die Auswertungsgrundlage vielseitig bestimmen können. Wird es ganz kompliziert mit der Auswahl der Daten, markiert man direkt die AZ-Einträge, bevor man die Auswertung aufruft. Arbeitszeiten: Sollen gleichzeitig effektive und verrechenbare Arbeitszeiten ausgewertet werden, sind die entsprechenden Checkboxen zu stellen oder nicht zu stellen, je nachdem. Die Auswertung kann bis zu 370 Periodenspalten haben. Wählt man z.B. eine Auswertungsperiode von drei Jahre mit dem Intervall "Wochen" oder "Monate" ist das kein Problem. Wählt man aber bei derselben Auswertungsperiode ein Intervall "Tage", gibt das über 1000 Tage und also zu viele Spalten. Man muss entweder die Periode verkürzen oder die Intervalle vergrössern, damit sinnvolle Resultate vorliegen.

Mittels Doppelklick auf eine Zeile wird der entsprechende AZ-Eintrag angezeigt.

Zu beachten ist, dass bei einer Änderung der Auswahlkriterien der Button aktiv ist und jeweils aktualisiert werden muss, um korrekte Werte zu erhalten. Der Fokus springt nach gewissen Aktionen automatisch auf diesen Button.

Die Daten können im Textformat als *.pff-Datei exportiert und im Excel (*.* Alle Dateien) mit Ursprungsformat "Windows (ANSI)" geöffnet werden. Hinweis: Mehr als wahrscheinlich 25 Spalten lassen sich nicht vernünftig drucken. Deshalb kann ein Export im Textformat vermutlich sinnvoller verwendet werden.