Systemeinstellung für Zeiterfassung "Allgemeine Tätigkeiten" (Absenzen und spezielle

Tätigkeiten)

Voraussetzungen

Zugriffssystem

Im Zugriffssystem müssen die Dateien (Arbeitsjahre/Arbeitsstunden, Mitarbeiter/Mitarbeitergruppen) und die Unterdateien (Arbeitsmonate, Beschäftigungsgrade) freigeschaltet sein. Im Modul "Verkauf + Debitoren" gibt es eine mandanten- bzw. betriebsabhängige Systemeinstellung für die Zeiterfassung von Absenzen und spezielle Tätigkeiten. Allgemeine Tätigkeiten sind:

Konten und interne Verrechnung (Fibu-Buchungen)

Die Fibu-Verbuchung findet statt, falls die Checkbox "Interne Leistung nicht verbuchen" nicht gesetzt ist und die Belastungskonten sowie allenfalls Kst und Ktr vorhanden sind. Auch wenn nicht verbucht wird, soll in den Allgemeinen Tätigkeiten immer ein Konto (allenfalls Kst und Ktr) eingetragen werden, damit beim Verrechnen von Arbeitszeiteinträgen zu internen Leistungen ein internes Belastungskonto vorhanden ist, um damit die Hinweismeldung "Das interne Belastungskonto fehlt" zu unterbinden. In der Leistung selber wird bei Allgemeinen Tätigkeiten, die die Checkbox "Interne Leistung nicht verbuchen" gestellt haben, die Checkbox "Interne Leistung nicht verbuchen" vererbt. Siehe weiter unten das Kapitel .

Externe Verrechnung (Debitorenrechnungen)

Arbeitszeiteinträge, welche mit einer Allgemeinen Tätigkeit verknüpft sind, werden nie zu externen Leistungen verrechnet werden können, weil sie zu keinem Auftragsdossier gehören können. Es werden nur Leistungen aufgrund von Tätigkeiten, Spesen und Auslagen extern verrechnet, die an Dossiers hängen.

Absenzen

  Eine Absenz ist eine zu erfassende Art von Abwesenheiten:

• Ferien/Urlaub/Betriebsferien (die gleichnamige Checkbox stellen)

• Krankheit

• Unfall

• Feiertage

• Militär/Zivilschutz

• Aus- + Weiterbildung

• Kurzabsenz

Hinweis: aus unserer Sicht müssen Kompensationen nicht als Absenzen berücksichtigt werden, weil sie aus weniger erfassten Arbeitsstunden entstehen; wir nennen sie "Minderzeiten". Umgekehrt müssen auch Überzeiten nicht als spezielle Tätigkeiten erfasst werden, weil sie aus mehr geleisteten Arbeitsstunden resultieren; wir nennen sie "Mehrzeiten".

Andere Allgemeine Tätigkeiten

  Allgemeine Tätigkeiten sind solche, die nicht als "eigentliche Leistungsarten" (Tätigkeiten, Spesen, Auslagen) erfasst werden, sondern im Sinne einer Schnell-Erfassung von "freien und echten Arbeitsstunden" aus der hier beschriebenen Systemeinstellung geholt werden. Sie sind insbesondere für Mitarbeitende vorgesehen, die eine bestimmte, immer "gleiche", vorwiegend interne Aufgabe/Verantwortung wahrnehmen und rapportieren, die nicht an Kunden weiterverrechnet werden. Allgemeine Tätigkeiten sind auch in der Zeiterfassung mittels Terminal vorgesehen. Der Unterschied zur eigentlichen, detaillierten  Leistungserfassung ist, dass solche "freien Stunden" (normalerweise) nicht auf Dossiers erfasst werden; aufgrund der internen Verrechnung werden sie auf Kostenstellen und/oder Kostenträger belastet. Beispiel:

• Administration

• Akquisition

• Verkaufsinnendienst

• Standard-Tätigkeit für die Produktion/Projekte

• Interne Dienste usw. Absenzen und Allgemeine Tätigkeiten werden zusammen mit den Arbeitsstunden in die Tabelle Arbeitszeiteinträge erfasst.

Allgemeine Tätigkeit für die Produktion (BDE)

Für die Betriebsdatenerfassung mittels BDE-Terminal braucht es eine Standard-Tätigkeit für die Erfassung von Betriebsstunden. Die dortige Checkbox "Für Produktionszeiten verwenden" muss gestellt sein.

Aufbau

Absenzen + Allgemeine Tätigkeiten
Bezeichnung	der Absenz oder der allgemeinen Tätigkeit (40 Zeichen)
Checkbox "Für Betriebsferien verwenden"	Wird die Absenz "Ferien" gecheckboxt und damit farblich grün unterlegt, dann werden die geplanten Betriebsferien aus der Tabelle "Arbeitsjahre" mit dem Button "Stunden füllen" automatisch in die Ferien-Datensätze der einzelnen Mitarbeiter übernommen (die dort aber übersteuerbar sind, falls keine Ferien bezogen wurden), welche anschliessend intern verrechnet werden können.
Checkbox " Für Produktionszeiten verwenden"	Werden keine Tätigkeiten beim Rückmelden ausgewählt, wird die hier festgelegte Standard-Tätigkeit verwendet.
Interne Belastung
Checkbox "Interne Leistung nicht verbuchen"	Die gestellte Checkbox verhindert, dass die Absenz bzw. die allgemeine interne Tätigkeit nicht in die Fibu/Bebu verbucht wird.
Belastungskonto	Internes Belastungs-Fibu-Konto (Kostenart)
Belastungs-Kostenstelle	Die zu belastende Kostenstelle für Absenzen und allgemeine Tätigkeiten (System-Kst)
Belastungs-Kostenträger	Den zu belastenden Kostenträger für Absenzen und allgemeine Tätigkeiten (System-Ktr)
	Navigationsbutton (von/zu erstem, vorherigen, nächsten oder letzten Datensatz)

Besonderheit

Werden Absenzen oder allgemeine Tätigkeiten erfasst oder sind solche auszuwerten, dann erfolgen sie jeweils mit einem vorangestellten Punkt. Beispiel: Ferien

Checkbox "Interne Leistungen nicht verbuchen"

Es geht bei der Checkbox "Interne Leistung nicht verbuchen" um das echte Verbuchen in der Fibu, nicht um die "Verrechenbarkeit" der internen Leistung.

Der Inhalt dieser Checkbox wird beim Erzeugen von Leistungen aus den AZ-Einträgen bei den Leistungen in folgendes Feld eingetragen (rot umrandet):

Aus "Allgemeinen Tätigkeiten" werden keine extern verrechenbaren Leistungen entstehen, weil bei diesen Leistungen das Auftragsdossier für die Verrechnung fehlt, auch dann nicht, wenn beim Verrechnen von Geleisteten Arbeiten zu Leistungen" (also von Arbeitzeiteinträgen zu Leistungen) im Dialogfenster die Checkbox "Zu externen Leistungen verrechnen" gestellt ist.