Einstellung Buchführung mit oder ohne Kostenstellen bzw. Kostenträger (Buchhaltungsstandards)

Die Einstellungen werden beim Anlegen neuer Finanzjahre übernommen. Optionen - Systemeinstellungen - Buchhaltungsstandards... - Register Kostenrechnung

Sofern keine Kostenstellen und/oder Kostenträger des entsprechenden Mandanten für das aktuelle Finanzjahr eröffnet sind, kann die Buchung auf Kostenstellen oder Kostenträger generell für diesen Mandanten und dieses Finanzjahres verhindert bzw. gesperrt werden (rechte obere Hälfte des Registers Kostenrechnung). Es betrifft dies die Systemkonten.

Die Voreinstellungen sind Mandanten- und Finanzjahr-abhängig. Wird im Buchhaltungsstandard die Führung von Kostenstellen und/oder Kostenträger vorgesehen, dann erfolgt der Hinweis, dass die Systemkostenstellen den aktuellen Kostenstellen des Finanzjahres (und/oder die Systemkostenträger den aktuellen Kostenträgern des Finanzjahres) zugeordnet werden.

Information

Wichtig: Werden Arbeitsstunden erfasst und intern verrechnet, müssen alle aktuellen Dossiers überprüft werden, ob die Kostenstellen und/oder Kostenträger im Finanzjahr vorhanden sind.

Sind Buchungen auf Kostenstellen und/oder Kostenträger erfolgt, kann nachträglich die Umstellung auf  "Finanzjahr ohne KST" bzw. "Finanzjahr ohne KTR" nicht ohne weiteres mehr rückgängig gemacht werden. Will man eine versehentliche Einstellung aber trotzdem vollständig korrekt rückgängig machen, dann müssen zuerst die Konten-Einstellungen des aktuellen Finanzjahres von "zwingend" auf "fakultativ", anschliessend alle Buchungen die Kostenstellen bzw. Kostenträger entfernt und danach die Konten allenfalls auf "verboten" gesetzt werden. Zu guter Letzt müssen die KST- bzw. KTR-Zuordnungen und die KST bzw. KTR des aktuellen Finanzjahres entfernt bzw. gelöscht werden.

Alternativkonten verwenden

Hier werden auch Einstellungen für das sog. Kontenswapping (POS-abhängige Ertrags- und Aufwandkonten) festgelegt. Das eigentliche Kontenswapping ist in den Stammdaten der Fibu beschrieben.

Funktionsweise

• Es geht einzig um die Systemkonten und ob bei diesen Systemkonten (z.B. 3400 Erlös) KST bzw. KTR verboten, fakultativ oder zwingend sind (d.h. die echten Konten und deren Definition bezüglich KST und KTR ist hier nicht wichtig).
• Arbeitet ERP in einem bestimmten Finanzjahr mit KST und/oder KTR, so gelten die Angaben bei den verwendeten Systemkonten (siehe oben).
• Befindet man sich hingegen in einem Finanzjahr ohne KST bzw. KTR, so werden die entsprechenden Angaben der Systemkonten überlesen und allfällige KST/KTR - ob zwingend, fakultativ oder nicht - nicht gesetzt / weggelassen.
• Jetzt stellt sich die Frage, was es in diesen Fällen heisst, "in einem Finanzjahr" zu sein?
• Das hat nichts damit zu tun, welches Finanzjahr / welcher Mandant oben in der Toolbar gewählt ist. Nein, ERP sucht intern das richtige Finanzjahr und dessen Voreinstellung (KST/KTR ja/nein) auf Grund des jeweiligen Valutadatums: Bei den Belegen ist es das Belegdatum und bei den Bestellbelegen ebenfalls das Bestellbelegdatum.
• Aus diesem Grund kann man z.B. mit Belegdatum 2.2.2015 einige Belegzeilen mit zwingend geforderten KST/KTR erfassen (weil das Finanzjahr 2015 normal arbeitet) und dann das Belegdatum auf den 2.2.2016 ändern und weitere Belegzeilen erfassen, welche keine KST/KTR mehr verlangen (weil das Finanzjahr 2016 ohne KST/KTR arbeitet). Das gibt natürlich ein "Durcheinander", sofern das Belegdatum über das Finanzjahr hinaus geändert wird. Sollte dies einmal vorkommen, müssten die Belegzeilen allenfalls angepasst werden, wenn nicht beide Finanzjahre dieselbe KST/KTR-Einstellung haben.

Bemerkung:

Die Angabe über zwingende, fakultative oder verbotene KST/KTR bei den echten Konten werden einzig und allein beim echten manuellen Buchen herangezogen. In allen anderen "Modulen/Bereichen" arbeitet ERP nur mit den Angaben bei den Systemkonten und was bei den echten Konten wirklich steht, ist nicht wichtig!