Zugriffssystem

Mit dem Zugriffssystem können Benutzergruppen (G) und Benutzer (B) verwaltet werden Optionen - Administration...

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Zugriffssystem verwalten

Es sollen nicht alle User auf "Alles" zugreifen können. Dazu steht ein umfassendes und ausgeklügeltes Zugriffsberechtigungssytem zur Verfügung, das in seiner Handhabung einfach und effizient ist.

Einrichten und Pflege von Benutzer-Gruppen und Benutzern
Mit ALT+Klick auf Button Implodieren bzw. Expandieren der Gruppen und Benutzer

Benutzergruppe(n) bzw. Benutzer anlegen

Gruppen anlegen bzw. ändern:

  • Plus-Button oder Aendern-Button
  • Benutzergruppe wählen
  • Gruppenname eingeben
  • diesen bestätigen. Benutzer anlegen bzw. ändern:
  • Plus-Button oder
  • Markieren des Benutzers
  • Aendern-Button
  • Benutzername (ändern): Wir empfehlen, den Vornamen vor den Namen zu stellen. Beispiel: Beim Erfassen von Belegen wird dies so angezeigt, z.B. "Thomas Huber" (statt "Huber Thomas").
  • Benutzerinitiale (ändern)
  • Anmeldename (ändern), 20 Zeichen (ab 4312)
  • diesen bestätigen.
  • Ist Person festlegen (dient als Verbindung zwischen Person und Benutzer. Ist die Person als "Ist Mitarbeiter/in" festgelegt, kann diese Einstellung für die Verwendung im CRM- und in der Taskverwaltung speziell (als Verantwortliche, Sachbearbeiter, Mitarbeiter) genutzt werden.
  • Mandantenzugriff festlegen

Benutzergruppen-abhängige Berechtigungen

  • Zugriff auf Dateien
  • Zugriff auf Unterdateien
  • Zugriff auf Menüpunkte
  • Zugriff auf einzelne oder mehrere Systemeinstellungen
  • Ein wichtiges Recht ist das Verwalten von Auswahllisten. Dies nur Gruppen zukommen lassen, die es wirklich brauchen.
  • Zugriff auf einzelne oder mehrere Administrationsfunktionen

Benutzerabhängige Berechtigungen

Benutzer

Anmeldenamen, Passwort und Mandantenzugriff (siehe vor-vorheriges Bild)

Administration

  Administrationseinstellungen: Berechtigung für

Nur der Administrator braucht allenfalls die nachstehenden, ausserordentlich restriktiv freizugebenden Funktionalitäten (da damit auch "Unheil" angerichtet werden kann):
- die Eingabe und Ausführung von 4D-Scripts (in Formel anwenden) *)
- die Ausschaltung von Datenplausibilitäten *) Es ist also möglich, dass ein User zwar eine Formel auf eine bestimmte Tabelle anwenden, aber keine Skripts erstellen oder bearbeiten kann. Dann kann der User nur bereits bestehende Skripts laden oder eine Formel ohne Skript-Vorlage manuell erstellen. Hat die Benutzergruppe kein Recht, Formeln auf eine bestimmte Tabelle anzuwenden, kann der User innerhalb dieser Benutzergruppe nie Skripte erstellen. Wenn der Benutzer das Recht "Kann 4D-Skripts erstellen und bearbeiten" hat, kann er Skripts für Info-Boxen im Info-System erstellen.

Zusammenzüge

Totalisierung von Journalen und Listen (Zusammenzüge) in Outputforms, d.h. die Totalisierungsmöglichkeit kann unterdrückt werden.

Belege

Zuweisung von Beleg- und Bestellbelegberechtigungen, d.h. es kann festgelegt werden, ob der Zugriff auf die verschiedenen Belege (Offerten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen) bzw. Bestellbelege (Bestellvorschlag, Bestellungen, Wareneingänge, Lieferantenrechnungen) im Einzelnen zulässig ist und ob alle oder nur noch die offenen oder die ausgeglichenen Belege angezeigt werden sollen

Lager

Lagerfunktionen (Ein-, Aus- und Umlagern, Bestände ändern oder Lagerbewegungen löschen, Lager auswerten, Inventarisierung)

Das Stellen der Checkboxen für das manuelle Abändern von Lagerbeständen oder das Löschen von Journaleinträgen wird zur Sicherheit mehrmals stark verwarnt. Man muss wissen, was man tut! Achtung: sind alle 4 Checkboxen gleichzeitig gestellt, kann der Berechtigte die Bestände der markierten Artikel mittels Lagerdaten zurücksetzen radikal auf Null setzen!

Termine/Arbeit/Planung

Terminverwaltung

  • Kann Terminverwaltung aufrufen
  • Kann fremde Termine sehen Arbeitsstunden und Leistungen
  • Kann Arbeitsstunden für beliebige MitarbeiterInnen erfassenDiese Einstellung ist u.a. notwendig, falls man Arbeitszeiteinträge controllen (und damit freigeben) und/oder auswerten will.
  • Kann Arbeitsstunden zu Leistungen verrechnen

Siehe dazu die Ausführungen unter "Mitarbeiter-Zugriffsrechte". Planungen

  • Kann (Produktions-)Pläne erzeugen und bearbeiten
  • Die grundsätzlichen Einstellungen für die Spaltenanzeige für Vorlagen und Vorschläge bzw. für Pläne in den Mandanteneinstellungen - Register Planungen gelten für alle User.
  • Das Festlegen von anzuzeigenden Planspalten hier im Zugriffssystem gelten individualisiert auf den gewählten Benutzer, d.h. sie gehend den Mandanteneinstellungen vor.
  • Im Benutzer-Zugriffssystem wird hier auch festgelegt, ob der Benutzer Spalten ein- und ausblenden darf.
  • Wenn ja, kann der Button "Anzeige" im Plan bedient werden, sonst nicht. Damit können Planspalten im Plan selber ein- und ausgeblendet werden, aber nur jene, die im Benutzer-Zugriffsrecht vorgesehen sind. Verarbeitungsprotokolle
  • Kann Verarbeitungsprotokolle öffnen und einsehen

Buchhaltung

Buchhaltungsfunktionen(im Register Buchhaltung): Berechtigung für