Integriertes DMS zu bossERP

Einleitung

bossERP bietet die Möglichkeit, DMS-Systeme integriert anzubieten. Zur Zeit bestehen WebServices zu secasign-box (ex CLX.Box), Windream und Kendox.

Voraussetzungen

• Ab v14: Das PDF ist integrierender Bestandteil des hmReport-Berichtsgenerators.
• Bis v13: Das PDF bzw. der PDFCreator muss (unter Windows) eingerichtet sein.
• Das DMS muss freigeschaltet sein.
• In den Systemeinstellungen - Dossier- und CRM-Einstellungen muss im Register das Hauptverzeichnis für die Dossierablage und die Dossierbezeichnung sowie die Checkboxen für Belege und Bestellbelege festgelegt bzw. gestellt sein.
• WinDream:

Unter Administration - Dokumentenmanagementsystem muss die Test-URL http://wlp.pentag.ch/WLP/WLP.svc eingetragen und ausgetestet werden:

Temporäres Verzeichnis

Wird hier ein Eintrag gemacht, gilt er für alle Workstations. Um die temporäre Speicherung nicht lokal auf jeder Workstation zu haben, kann das temporäre Verzeichnis (für Windream und Kendox) angegeben werden. Der Temporärordner kann auch in der Systemeinstellung Workstation - Register Import/Export gesetzt werden. Siehe dort auch die Reihenfolge der verwendeten temporären Verzeichnisse.

DMS
System	Wahl zwischen den implementierten Systemen WinDream secasign-box Kendox
WinDream
DMS-WebServices	URL-Zugriff auf das DMS
Kendox
DMS-WebServices
Server-Name
Server-Port
Tenant-Name
Username
Passwort
Domain
CurrentCulture
CurrentUICulture
Import-Template
Property-Settings	Für Beleg: Für Bestellbeleg:
Button "DMS-WebService-Test"	Der Button ruft einen einfachen WebService auf, welcher die Versionsnummer der WebService-Schnittstelle zurückgibt. Das erste Aufrufen der WebService dauert zwischen 30 bis 60 Sekunden.
Dokumententransfer zu WinDream	Zerlegung grosser Dokumente in max. Bytes des upzuloadenden Dokumentes (Empfehlung: 512'000 Bytes)
Temporäres Verzeichnis	Festlegen, wo das downzuloadende Dokument (lokal oder auf einem Serververzeichnis) zwischengespeichert werden soll. Die Zwischenspeicherung wird automatisch wieder gelöscht.

Menüpunkt Datei - Dokumentenmanagementsystem (CTRL - Shift - D)

Mit diesem Menüpunkt öffnet sich die DMS-Palette:

Scan-Software starten

Die in den Workstation - Register Handbuch hinterlegte Scan-Software wird gestartet, so dass man mit der dort hinterlegten Software Dokumente einscannen kann. Damit dieser Button aktiv wird bzw. bleibt, muss dort auch ein PDF-Ablageverzeichnis festgelegt sein.

Bestellbelege mit DMS-Dokument verlinken

Einbinden von Kreditorenbelegen mit Barcode-Kleber

Dokument im DMS speichern (Upload zum DMS-System)

Dokument ins DMS hochladen

Dokument aus DMS laden (Download vom DMS-System)

Dokument vom DMS downloaden

Dokumentenliste zeigen

Aus werden alle Dokumente der Datei "Datei-Dokumente" gezeigt.

• Alle Dokumente, die im DMS liegen, haben grüneDokumentenschlüssel.
• Doppelklick auf ein Datei-Dokument versucht, das Dokument mit dem zugehörigen Programm zu öffnen.
• Doppelklick mit gedrückter ALT-Taste oder
• Doppelklick mit der rechten Maustaste zeigt das Dokument im Finder/Explorer an.
• Überall, wo Dokumente vom DMS geladen werden (Download), legt bossERP bei Erfolg einen Datensatz „Datei-Dokument“ mit den nötigen Angaben an. Deshalb kann es nun sein, dass Datei-Dokumente ohne Anbindung an ERP-Datensätze existieren können. Dann steht in der Kolonne „Datei“ einfach „Ohne“.
• Beachten Sie auch, dass man nach dem DocKey mittels Rechts+Klick CTRL+Klick auf Titel "DocKey" suchen kann.

Folgende Menüpunkte gibt es:

Die drei ersten Menüpunkte entsprechen mehr oder weniger den Menüpunkten in der DMS-Palette. Die Menüpunkte sind selbstredend.

Nicht zurückgespeicherte DMS-Dokumente

Datei-Dokumente - Nicht zurückgespeicherte DMS-Dokumente: Es werden alle Einträge gefunden, deren Dokumente sowohl im DMS gespeichert sind und welche auch einen lokalen Pfad haben, d.h. alle DMS-Dokumente mit lokaler Kopie auf irgend einer Workstation bzw. im LAN:

• Hat man sie gefunden, kann man sie mit dem Menüpunkt "Dokument im DNS speichern" wieder zurückspeichern.
• Hier muss man sich entscheiden, ob man das DMS-Dokument tatsächlich in einer neuen Version ins DMS laden will oder ob nur die lokale Kopie gelöscht werden soll.

Dokumente im Input von Tabellen

Im Input aller Tabellen, in welchen die Dokumenten-Verwaltung eingebaut ist, kann man mit den folgenden Buttons ebenfalls Dokumente ins DMS laden/speichern oder Dokumente vom DMS holen.

Dateien mit Dokumenten	Seite Dokumente
	Für die Verlinkung von Bestellbelegen
	Scan-Software starten
	(Bestell)Beleg mit eingescanntem Dokument verknüpfen. Die in Windream abgelegten Dokumente werden mit diesem Button aber nicht indiziert, was aus Sicht von bossERP auch richtig ist.
	Ins DMS speichern (uploaden)
	Vom DMS holen (downloaden). Beim Downloaden wird eine temporäre Datei in einem lokalen Verzeichnis ergänzt. Das ist deshalb sinnvoll. weil man so das (geänderte) Dokument ganz einfach mit dem bisherigen DocKey wieder ins DMS zurückladen kann. Zudem kann der User so einfach erkennen, dass es von diesem DMS-Dokument auch ein lokales Duplikat gibt. Ferner kann bossERP nur Dokumente öffnen, wenn es einen lokalen bzw. LAN-Pfad des Dokumentes kennt. Wird das geänderte Dokument wieder hochgeladen, wird im DMS eine neue Version unter demselben DocKey abgelegt.

Dokumente aus dem Druckdialog: PDFs im DMS speichern

Wählt man im Druckdialog „PDF erzeugen“, kann man zusätzlich „Im DMS speichern“ wählen, sofern das DMS freigeschaltet ist. Dann wird zuerst das oder die PDFs erzeugt, dann - je nach Wahl - die PDFs per E-Mail versandt, und schliesslich werden die PDFs an das DMS gesandt. Alles (fast) automatisch.

Damit man da den Überblick nicht verliert, wird alles in einem Druckprotokoll festgehalten: Sowohl Fehler als auch Erfolge. Das Protokoll wird immer angezeigt.