Memo

Ein Memo ist eine jedem Datensatz zuweisbare Information, welche auch als "Warner" oder als "Notiz" verwendet werden kann. Jeder Benutzer kann Memos anlegen und sie verwalten; er ist für diese "verantwortlich". Darüber hinaus kann in den Administrationseinstellungen das Verwalten von "fremden" Memos andern Benutzer zugewiesen werden, d.h. diese User erhalten das Recht, Memos anderer Benutzer zu bearbeiten oder allenfalls auch zu löschen. In Planungen können keine Memos hinterlegt werden; Der Menüpunkt ist gedimmt.

Memo-Farben

In den Benutzereinstellungen kann die Farbpalette aufgerufen werden und unterschiedliche Farben für normale, unerledigte und erledigte Memos eingestellt werden. Die Memo-Farben sind nicht zu verwechseln mit den Farben für das Klassifizieren von Datensätzen.

Memo-Anzeige

  • In den Benutzereinstellungen kann - neben den Farben - das Öffnen und die Markierung festgelegt werden.

  • Entweder Memo beim Öffnen des Datensatzes sich anzeigen lassen

  • und/oder Memo in der Output-Form markieren.

Aus der Outputform heraus kann das Memo mit Klick auf die Memo-Zelle geöffnet werden. 

  • Unter den Systemeinstellungen Workstation (Register ZA-Verzeichnisse) wird das Verknüpfungsverhalten von Datensätzen mit Memos eingestellt.
  • In den (Bestell Belegzeilen wird in der Spalte "Nr" ein blaues "M angezeigt, sofern dahinter ein Memo liegt.
  • Für die Neueingabe oder die Mutation eines bestehenden Memos kann im Register (Bestell)Belegzeilen die (Bestell)Belegzeile durch Doppelklick geöffnet und der Menüpunkt Eingabe - Memo (oder CTRL+M) aufgerufen werden.

Memo verwalten

  • Der Datensatz, der ein Memo erhalten soll, muss in der Input-Form (Eingabe-Modus) stehen.
  • Mit Eingabe - Memo oder CTRL+M kann ein neues oder ein bestehendes Memo bearbeitet werden.
  • Die Info kann für Benutzer, Benutzergruppen, gültig ab und gültig bis und zu erledigen bis eingeschränkt werden.
  • Ein nicht mehr aktuelles Memo kann durch den Ersteller gelöscht werden.
  • Es können insgesamt 15'000 Memos verwaltet werden (Stand: Version v15-04-b15).

Dem Memo-Besitzer (= Ersteller/Erfasser) und jenen Benutzern, die im Zugriffssystem im Register Administration des Recht "Kann fremde Memos bearbeiten und löschen" haben, werden die Memos normal hell und editierbar dargestellt. Alle andern Benutzer sehen sie in einem grau unterlegten, nicht editierbaren Fenster.

Memo-Anzeige

  • Memo beim Öffnen des Datensatzes zeigen:

Wird ein Datensatz geöffnet, welcher ein noch nicht erledigtes Memo enthält, wird dieses zuerst angezeigt. Hinweis: Erledigte Memos werden in der Ausgabeliste farblich angezeigt, solange das Bis-Datum noch nicht abgelaufen ist.

  • Memo-Datensatz in der Liste markieren:

Ist diese Checkbox gestellt, wird es in der Ausgabeliste farblich angezeigt (solange das Bis-Datum noch nicht abgelaufen ist). Hinweis: In den Benutzereinstellungen kann - neben den Farben - das Öffnen und die Markierung festgelegt werden.

  • Memo-Anzeige auf der (Bestell)Belegzeile:

In den (Bestell Belegzeilen wird in der Spalte "Nr" ein blaues "M angezeigt, sofern dahinter ein Memo liegt. Ein "abgelaufenes" (aus ERP-Sicht nicht mehr gültiges) Memo, also ein Memo, dessen "Bis-Datum" abgelaufen ist und nicht mehr "bis auf weiteres" steht, wird in der Ausgabeliste (Outputform) nicht mehr angezeigt. Das gilt für jede Memo-Art, ob normale, erledigte oder noch nicht erledigte).

Datensatz-Optionen

Das individuelle Stellen der Checkboxen erfolgt unter den Systemeinstellungen Workstation (Register ZA-Verzeichnisse). Sie wirken auch beim Anlegen neuer Datensätze aus dem Input eines mit Datensatz-Optionen belegten Datensatzes heraus (z.B. AD mit Datensatz-Optionen: Belegerfassung aus dem Dossier-Register "Verkauf" oder Leistungserfassung aus dem Dossier-Register Leistungen):

  • Verknüpfungen nachfragen: Wird bei einer Neueingabe ein damit verknüpfter Datensatz mit einem Memo gewählt, wird nachgefragt, ob der neue Datensatz angelegt werden soll oder nicht.
  • Verknüpfungen verboten: Wird versucht, ein neuer Datensatz anzulegen, der auf einen verknüpften Datensatz mit einem solchen Memo trifft, wird das Neuanlegen verweigert, das heisst, dass dieser Datensatz nicht übernommen werden darf  (Verschärftes Sperren). Liegt ein Memo auf einem Datensatz (z.B. auf einer Adresse) und wird dort ein verknüpfter Datensatz (z.B. Auftragsdossier) eröffnet, wird nachgefragt, ob der neue Datensatz tatsächlich eröffnet werden soll oder nicht und ob das Memo ebenfalls dupliziert werden soll oder nicht. Damit beispielsweise ein Hinweis oder eine Warnung bei der Belegerfassung angezeigt wird, muss das Memo auf dem Dossier angelegt und die Option "Verknüpfung nachfragen" gestellt sein. Steht die Opiton "Verknüpfung verboten", kann kein neuer Beleg angelegt werden.

Memos suchen

  • In allen Dateien mit Menüpunkt Auswahl
  • Nach Memos suchen
  • und zwar nach verschiedenen einstellbaren Kriterien.
  • Es werden jene Datensätze gezeigt, die ein Memo haben.

Zugehörige Memos zeigen

  • Datensätze in die Auswahl nehmen
  • Auswahl
  • Zugehörige Memos anzeigen lassen
  • Damit wird eine Liste von Memos gezeigt.
  • Verwaiste Memos auffinden (siehe "Verwaiste Memos")
  • VerknüpfungMemos - Zugehöriger Datensatz
  • Allenfalls mit Eingabe
  • Löschen
  • oder mit Eingabe
  • Formel anwenden

Verwaiste Memos

  • Die zugehörigen Memos müssen in der Outputform stehen (siehe "Zugehörige Memos zeigen")
  • Alle Memos markieren
  • Memos - Verwaiste Memos für solche, die an keinem Datensatz mehr hängen, nachdem diese(r) gelöscht worden ist/sind.

Nicht mehr gültige (abgelaufene) Memos

Grundsatz

Ein Memo ist aus ERP-Sicht nicht mehr gültig, wenn es abgelaufen und/oder erledigt ist. Normalerweise setzt man kein "Bis-Datum", sondern lässt vielfach "bis auf weiteres" gelten. Solange das Datum noch nicht abgelaufen ist, wird das Memo farblich in der Ausgabeliste angezeigt, sofern die Checkbox "Memo in der Liste markieren" gestellt ist.

Finden und Löschen nicht mehr gültiger Memos

  • Tabelle öffnen.
  • Menüpunkt Auswahl - Zugehörige Memos wählen.
  • Die Liste der Memos nach "Gültig bis" sortieren.
  • Entweder nicht mehr gültige Memos von hier aus löschen.
  • Oder gewünschte Memo-Datensätze markieren.
  • Menüpunkt Memos - Zugehöriger Datensatz.
  • Gewünschten Datensatz öffnen.
  • Mit CTRL+M lässt sich das Memo öffnen.