Folgebeleg erstellen / Teillieferscheine / Lieferscheine mit Restmengen (Belege)

Dateien - Belege - Verarbeiten

• Folgebeleg erstellen... Folgebelege sind solche, die miteinander verkettet werden und miteinander über die "Folge" verbunden sind. Eine solche Verkettung ist insbesondere im Prozessablauf der Warenwirtschaft notwendig und hilfreich. So kann beispielsweise eine Offerte ein Vorgängerbeleg (VB) einer Auftragsbestätigung sein. Diese kann wiederum herangezogen werden und aus ihr Folgebelege (FB) für Lieferscheine erstellt werden, wobei die Auftragsbestätigung nun der Vorgängerbeleg der Lieferscheine ist und die Lieferscheine Folgebelege der Auftragsbestätigung sind. Falls mehrere Lieferscheine aus einer Auftragsbestätigung entstehen, wird immer die Restmenge vorgeschlagen. Aus den Lieferscheinen kann eine Rechnung als Folgebeleg generiert werden. Man muss einen oder mehrere Belege auswählen (falls es mehrere sind, müssen sie denselben Typ und dieselbe Währung haben). Es können z.B. aus mehreren Auftragsbestätigungen ein Lieferschein erzeugt werden. Es geht aber auch, dass man aus einer Auftragsbestätigung und einem bereits vorhandenen Teillieferschein den restlichen Lieferschein erzeugt. Auch dazu muss man nur die Auftragsbestätigung markieren. bossERP ERP stellt selber fest, dass es bereits einen oder mehrere Lieferscheine dazu bestehen und erstellt nur den Teillieferschein. Man kann - im auftragsbezogenen Bestellwesen - aus mehreren Offerten mehrere Auftragsbestätigungen als Folgebelege erzeugt und daraus (halb)automatisch Bestellvorschläge generieren, indem nicht jedes Detail nachgefragt wird. In der Systemeinstellung Einkauf und Beschaffung, Register Bestellvorschläge, wird festgelegt, ob beim Erstellen des Folgebelegtyps "Auftragsbestätigung" Bestellvorschläge erzeugt werden sollen oder nicht. Vergangene Liefertermine einer AB werden beim Folgebeleg-Erzeugen auf das aktuelle Tagesdatum gesetzt. Beispiel: Der Liefertermin der AB war vor einer Woche. Heute wird der Folgebeleg erzeugt; Das Lieferdatum wird somit auf heute gesetzt. Vererben von Zahlungsbedingungen: Wird in einem Auftragsdossier eine Zahlungsbedingung gesetzt, eine Offerte erstellt und in dieser Offerte die Zahlungsbedingung geändert, wird beim Erstellen des Folgebeleges die Zahlungsbedingung der Offerte übernommen.

Restmengen / Teillieferungen

Falls mehrere Auftragsbestätigungen und ein oder ebenfalls mehrere Teillieferscheine zu dieser/diesen Auftragsbestätigung(en) bestehen, markiert man die Auftragsbestätigungen und wählt das Menuitem “Folgebeleg erstellen…”: bossERP erstellt einen (letzten) Teillieferschein, der die Summe aller gewählten Auftragsbestätigungen minus die bereits erstellten Teillieferscheine enthält.

Information

Bitte beachten Sie, dass Teillieferungen nicht Teilrechnungen im Sinne von bossERP sind. Teilrechnungen sind z.B. Akontozahlungsgesuche; die Summe aller Teilrechnungen eines Dossiers werden in einer Schlussrechnung, die den gesamten Lieferumfang umfasst, einzeln daran abgezogen.

Passantenadressen in Folgebelegen

Bei Folgebeleg erstellen wird die Passantenadresse des Vorgängerbeleges auf den Folgebeleg übernommen. bossERP checkt, ob sich die im Beleg stehende Adressetikette (Adressat) von derjenigen in der verknüpften Adresse unterscheidet. Beim kleinsten Unterschied nimmt ERP an, dass es sich im Beleg um eine Passantenadresse handelt. Falls ja, wird im Folgebeleg die Passantenadresse mit kopiert. Hat der Vorgängerbeleg eine Passantenadresse und müsste sich der Adressat zwischen Vorgänger- und Folgebeleg ändern (steht im Dossier), wird der User gefragt, ob die Passantenadresse übernommen werden soll oder die korrekte eingetragen wird. Steht im Vorgängerbeleg eine Passantenadresse und der Folgebeleg hat gemäss Dossier dieselbe Adresse, wird die Passantenadresse ohne Nachfrage übernommen (= Normalfall, weil man dann vermutlich auch ein "Passantendossier“ mit (immer gleichen) Pseudoadressen verwendet).

Offerte -> Auftragsbestätigung in EDI-Dossiers

Wird eine Auftragsbestätigung als Folgebeleg in eine Offerte generiert, dessen Dossier ein EDI-Dossier ist (in der Bezeichnung "(EDI)" enthaltend), wird nicht das Tages-, sondern das Offertdatum übernommen.

Folgebelege - Teil- und Schlussrechnungen mit Akontozahlungsgesuchen

Im Kapitel "Teilrechnungen Zahlungsgesuche Teillieferungen ist ein komplexes Beispiel dargestellt.

Belege, die eigentlich Folgebelege sein müssten

Stellt man im Nachhinein fest, dass ein Beleg, welcher dupliziert worden ist, eigentlich ein Folgebeleg hätte sein müssen und dies - aus welchen Gründen auch immer (z.B. nicht fakturieren, Belegfolge) - nachvollzogen werden muss, kann dies mit Formel anwenden korrigiert werden. Dazu wendet man sich am besten an die Hotline.

Memos und Folgebelege

Beim Folgebeleg erstellen werden sowohl Memos auf dem Beleg selber als auch Memos in den Belegzeilen übernommen.

Memos und Duplikate

Beim Beleg duplizieren werden Memos auf dem Beleg nur übernommen, sofern der duplizierte Beleg zum selben Dossier gehört wie der Originalbeleg (sonst ist es aus sachlicher Sicht kein echtes Duplikat mehr). Hingegen werden Belegzeilen-Memos beim Duplizieren immer übernommen, weil diese Memos von den Artikeln übernommen werden und deshalb sinnvollerweise immer solange auf den Belegzeilen bleiben, bis sie aktiv gelöscht werden.

Interne Belege

Siehe Interne Belege.