Belege erzeugen

Unterschied zu Belege erfassen und Belege erzeugen

Neue Belege können auf unterschiedliche Art und Weise erfasst werden.

  • Mit dem Button "Neu-Eingabe" (oder CTRL + N) in der Datei Belege. Die relevanten Beschriebe zu den Feldinhalten finden Sie in Beleg Übersicht.
  • Beleg duplizieren mit Menüpunkt Verarbeiten - Duplizieren
  • Beleg erzeugen mit Menüpunkt Verarbeiten - Erzeugen. Nachstehend ist von dieser Funktionalität die Rede. Das Erzeugen ermöglicht es, aus einem oder mehrerer Belege - gleich welchen Typs - einen neuen Beleg - ebenfalls gleich welchen Typs - im gleichen Dossier zu generieren, wobei aus den Vorlagen jene Belegzeilen übernommen werden können, die für den neuen Beleg dienlich sind. Im neu erzeugten Beleg werden die Mutationen an Mengen, Preisen, Rabatten, Beschreibungen usw. vorgenommen.

Vorgehensweise

Verarbeiten - Erzeugen  Ein oder mehrere Belege innerhalb eines Auftragsdossiers dienen als Basis für die Erstellung eines weiteren Belegs für dasselbe Auftragsdossier (Kunde, Auftrag). Es wird ein bereits erstellter Beleg in der Output-Form "Belege" markiert, der als Grundlage für den neuen Beleg dient. Mittels des Erzeugen-Editors können mit Drag and Drop die gewünschten Belegzeilen auf den neuen Beleg durch Runterziehen der Belegzeile übertragen werden. Die Wahl der neuen Belegart ist frei wählbar; so kann beispielsweise aus einer bereits abgelieferten Offerte eine neue Folge-Offerte zusammengestellt werden. Das Fenster ist zweigeteilt. Die Fensterhälften lassen sich mittels eines Splitters vergrössern/verkleinern. Im PopUp des neuen Beleges kann die Belegart gewählt werden. Eine erste Offerte lässt sich zum Beispiel auf diese Art und Weise in eine der Lage angepasste Folge-Offerte schnell zusammenstellen. Im oberen Fenster des verziehbaren Dialogfensters werden die Belegzeilen des gewählten Beleges (in verzieh- und verschiebbaren Spalten) gezeigt. Folgende Informationen sind vorhanden:

  • Belegdatum / Belegzeilendatum

  • Zeilenkürzel und Zeilentext

  • Zeilenergänzung

  • Belegzeilentext 3 und 4

  • Gewicht

  • Menge und Einheit sowie Ansatz

  • Zeilentotal

Das Bilden eines neuen Beleges kann wie folgt vorgenommen werden:

  • Durch Markieren einer
  • oder durch Markieren mit CTRL+Klick mehrerer nicht zusammenhängender
  • oder durch SHIFT+Klick zusammenhängender oberen Belegzeilen und dem Button "Zeile(n) übernehmen" bzw. CTRL+N (für Neu), werden sie in den untern Fensterbereich übernommen. Klickt man auf eine "fette" Zeile, die einen Beleg bezeichnet, so werden automatisch alle zugehörigen Zeilen markiert. Im untern Fensterbereich werden die neu anzulegenden Belegzeilen angezeigt:
  • Hier kann man einerseits das Zeilendatum und die gewünschten Mengen in den gleichnamigen Spalten direkt ändern. Das Zeilendatum kann auch leer sein, darf aber nicht vor dem heutigen Datum liegen.
  • Andererseits kann man diese Zeilen so sortieren, wie sie auf den neuen Beleg kommen sollen: Klick auf Spaltentitel oder Sortieren mit Drag an Drop. Der Button "Zeile(n) löschen" bzw. CTRL+DEL deletet die markierten Belegzeilen im untern Fenster.

Mehrere Belege erzeugen einen neuen Beleg

Eine andere Methode ist, aus zwei oder mehreren früher erstellten Belegen einen neuen Beleg zu generieren.

  1. Markieren Sie die gewünschten Belege.
  2. Wählen Sie den Menü-Punkt Verarbeiten - Erzeugen.
  3. Wählen Sie den zu erstellenden Belegtyp.
  4. In einer Vorkolonne können Sie durch Klicken die entsprechende Belegzeile zum neuen Beleg addieren ("+") oder subtrahieren ("-").
  5. Mit dem Button "Übernehmen" lassen sich die so markierten Belegzeilen in einen neuen Beleg übertragen, bzw..
  6. Mit dem Button "Alle Belegzeilen löschen" lassen sich die neu erstellten Belegzeilen alle wieder deleten.
  7. Ein mittels Erzeugen generierter Beleg kann in weiteren Schritten individuell zusätzlich noch angepasst werden. Beispiel: mehrere Lieferscheine sollen manuell in eine neue Rechnung überführt werden. Sollen laufend mehrere Lieferscheine einer Periode dossiergerecht in eine Rechnung überführt werden, kann dies mit dem Modul " Sammelfakturierung" erledigt werden.