Dossier Aufgaben inkl. Verlauf

Siehe dazu die Ausführungen unter CRM und Verlauf und Aufgaben.
Im Register Verlauf + Aufgaben/Tasks
sind hinterlegt:

Historie

• wann

• was

• Erledigungs-Termin

• wer

• Erledigungsvermerk

• Bemerkungen

Aufgaben/Tasks: Projektaufgaben-Gliederung

• Aufgabe

• Bezeichnung

• Leistungen der Leistungserfassung einer Aufgabe zuordnen.

• Arbeitszeiten müssen einer Aufgabe zugeordnet werden. Dossiers kann man - für die Projektgliederung - in
  Tasks unterteilen. Dies ist im Zusammenhang mit der Leistungserfassung
  sinnvoll.
  Voraussetzungen:

• Damit man Aufgaben/Tasks erfassen und bearbeiten kann, muss die Leistungserfassung lizenziert sein.

• Dazu gibt es die Tabelle “Aufgabe”, welche indirekt im Auftragsdossier bearbeitbar ist. Der Zugriff auf diese
  neue Tabelle kann im 2. Register im Zugriffssystem gesteuert werden.

• Falls derartige Tasks/Aufgaben vorhanden sind, kann im selben Register festgelegt werden, ob bei der Zeit- und Leistungserfassung
  jeweils eine Aufgabe zwingend zugeordnet werden muss.

• Damit lassen sich die Projekte und Aufträge wesentlich besser gliedern, überwachen und steuern. Insbesondere ist das Leistungsblatt hilfreich.

• Die Sortierreihenfolge der Aufgaben steuert die Sortierung auf dem Leistungsblatt.

• Aufgaben lassen sich mit dem Import-Button aus einer Textdatei als Set importieren (siehe unten).
  Beim Eröffnen von Dossiers können in den Systemeinstellungen Dossier/CRMVorgaben hinterlegt werden, die automatisch übernommen werden:

• Beim manuellen Erfassen von neuen Dossiers: wird keine Aufgabe zugewiesen, wird die in der Voreinstellung vorgesehene Standard-Aufgabe übernommen.

• Beim Erfassen von Dossiers via Web: Übernahme gemäss Voreinstellung. Hinweis: Mit dem WebService “Get_Dossier_Selection” werden die total aufgelaufenen Ist-Stunden sowie Istbetrag mitgeliefert.

Verlauf + Aufgaben:

Datei Auftragsdossier	Seite Aufgaben
Mit dem vorhanden Splitter kann die Fensterteilung eingestellt werden. Die Einstellung kann für jedes Dossier individuell sein und bleibt erhalten.
Verlauf	siehe dazu auch Task- und Terminverwaltung
Eintrag
Dossier *	Auftragsdossier Mit Verknüpfungsbutton ins entsprechende Dossier
Datum/Zeit	Erstell-Datum / Zeit automatisch überschreibbar
Erstellt von	Kürzel des Benutzers
Kontaktart	Art des Kontaktes (..-Zeichen für Auswahlliste)
Eintrag / Ergänzung	Text (..-Zeichen für Auswahlliste)
Beschrieb	Beschreibung Der Button setzt das aktuelle Datum, Zeit und den Benutzer ein		Erledigung	Pendenz (..-Zeichen für Auswahlliste)
Priorität	..-Zeichen für Auswahlliste
Termin / Zeit	Geplantes Datum / Zeit
Zu erledigen Durch	Geplant, wer die Aufgabe erledigen wird. Wird keiner zugewiesen, steht im Text “Es gibt noch keine Verantwortlichen”. Ist einer zugewiesen, steht: “Es gibt keine weiteren Verantwortlichen”.
Aufgabe mehreren Verantwortlichen zuweisen:	Mittels des doppelten grünen Pluszeichen-Buttons kann man eine Auswahlliste von Mitarbeitern oder Personen aufrufen, in welcher man per Mehrfachauswahl zusätzliche Verantwortliche auswählt.   Die Aufgabe ändert wie folgt: Als Text erscheint sinngemäss, dass es weitere Verantwortliche gibt. Es werden so viele neue Auftragsverläufe angelegt, wie Verantwortliche gewählt wurden. In den einzelnen Aufträgsverläufen steht, dass es x weitere Verantwortliche gibt. Sie erscheinen in den Eigenen Terminlisten der jeweiligen Verantwortlichen, falls diese ebenfalls mit bossERP arbeiten. Mit dem Verknüpfungsbutton rechts neben dem Verantwortlichen kann man alle im Input aufrufen, so dass die einzelnen Auftragsverläufe individuell angepasst werden können .
Checkbox Erledigt	gestellt, falls Pendenz erledigt ist
Erledigt-Datum und Zeit	Datum / Zeit
Erledigt von	Wer
Bedeutung von “….”	erste 2 Punkte: Zugriff auf die Mitarbeiter
	drei bzw. vier Punkte: Zugriff auf die Personendatei
> Man kann für Verantwortliche, SachbearbeiterInnen usw. nur Personen wählen, die die neue Markierung „Ist Mitarbeiter/n“ angekreuzt haben. Will man trotzdem die Auswahl aus allen Personen haben, tippt man drei oder vier Punkte ein. > Normal tippt man auch hier kein . ein, sondern z.B. “Eg” und erhält eine Auswahlliste mit Egli, Egermann, Egger usw. aber nur diejenigen “Eg”-Personen, die „Mitarbeiter/in“ (in der Personendatei) angekreuzt haben.
Register Bemerkungen
Dokumentenverwaltung für die Erklärung der Symbole und deren Funktionalitäten.
Standardverzeichnis	Gemäss Auftragsdossier. In der Systemeinstellung Dossiers und CRM, Register Hauptverzeichnis, kann festgelegt werden, wohin das Hauptverzeichnis für das neu anzulegende Dossier auf dem Filesystem gelegt wird und wie es heissen soll.
Verzeichnis / Dokumente	Dokumentenhinweis
Bemerkungen	Bemerkungen
Aufgaben / Tasks
Aufgabe
Bezeichnung
Beschreibung
Soll- / Iststunden / Differenz / Sollansatz	Ist- und Budgetvergleich für Stunden, mengen- und wertmässige Kosten. Die Istdaten erscheinen, wenn bei der Zeiterfassung die Arbeitsstunden mit Aufgaben versehen und zu Leistungen verrechnet sind.
Checkbox: Leistungen müssen einer Aufgaben zuordnen	Leistungen müssen einer Aufgabe zugeordnet werden, falls für die Leistungserfassung gewünscht. Sofern diese Checkbox gestellt ist, muss bei der Leistungserfassung jeweils eine der im Auftragsdossier festgelegten Aufgabe miterfasst werden, damit danach ausgewertet und zusammengefasst werden kann. In den Systemeinstellungen Dossier/CRM kann festgelegt werden, ob in allen Auftragsdossiers diese Checkbox automatisch gestellt wird.
Checkbox: Arbeitszeiten müssen einer Aufgabe zugeordnet werden	Arbeitszeiten müssen einer Aufgabe zugeordnet werden, falls für die Arbeitszeiterfassung gewünscht. Sofern diese Checkbox gestellt ist, muss bei der Arbeitszeiterfassung jeweils eine der im Auftragsdossier festgelegten Aufgabe miterfasst werden, damit danach ausgewertet und zusammengefasst werden kann. In den Systemeinstellungen Dossier/CRM kann festgelegt werden, ob in allen Auftragsdossiers diese Checkbox automatisch gestellt wird.
In der Aufgabe selber	Doppelklick auf eine Aufgabenzeile:
	Bezeichnung
	Beschreibung
	Sollaufwand in Stunden, Tagen…
	Sollbetrag
	Sollbetrag (Sollaufwand * Nettoansatz) -> automatisch errechnet, aber überschreibbar
	Auswertungsangaben über Istaufwand, Istansatz, Istbetrag und Differenzen

Wie sortieren ?	Drucken	Reports CRM

Aufgabenset importieren

Tabellenspalten:

Sortierung Reihenfolge	Eintrag der Nummer
Aufgabe	80 Zeichen
Beschreibung	32’000 Zeichen

Beispiel: