Workflow Auftragseröffnung
Das Auftragsdossier ist die Basis für das Erstellen eines Auftrages.
Voraussetzungen
Folgende Datensätze müssen, falls sie verwendet werden, angelegt sein:
Auswahllisten für
Auftragsdossiers: Kategorie, Lieferart, Auftragsart, Auftragstyp
Auswahllisten für Auftragsverläufe bei Verwendung des CRM: Art des Kontaktes, Eintrag, Ergänzung, Priorität
Adressen: Adresskategorie, -klasse, Bonität, ev. Adresszusatz 3
Zahlungsbedingungen
allfällig zuzuteilende Sachbearbeiter und Verantwortliche: Personen, Mitarbeiter, Aufgaben. Zu erwähnen sind ebenfalls die entsprechenden Systemeinstellungen für
Systemkonten-Einstellung, dass fehlende Systemkonten-, -kst oder -ktr immer automatisch angelegt werden sollen.
Numerator für das Dossierkürzel
Dossiers und CRM sowie
Auftragsdossier neu anlegen
- Entweder wird das Dossierkürzel manuell oder automatisch mittels des Numerators angelegt.
- Danach wird die Dossierbezeichnung eingetragen, die am besten kopiert wird, falls sie für die Kst/Ktr-Bezeichnung verwendet werden soll.
- Anschliessend die andern Kriterien (Kategorien und dergleichen) erfassen.
- Dann gelangt man zur Kostenstelle und wählt diese aus.
- Wenn sie fehlt, dann gemäss nachstehendem Unterkapitel.
Anlegen von Kst/Ktr während der Auftragserfassung
- Während der Erfassung eines neuen Auftragsdossiers können fehlende Kostenstellen und Kostenträger angelegt und den Strukturen der Kst/Ktr-Plänen zugewiesen werden.
- Zuerst wird die System-Kostenstelle bzw. der System-Kostenträger angelegt.
- Das System meldet, dass die System-Kostenstelle bzw. der System-Kostenträger nicht gefunden worden sei und ob eine neu erfasst werden soll:
Antwortet man mit "Ja", wird entweder direkt eine System-Kostenstelle bzw. ein System-Kostenträger erfasst oder man gelangt direkt in den Kostenstellenplan, um eine scharfe Kostenstelle zu erfassen.
Je nachdem kann man via Buttons wählen, ob man in die System-Kst/Ktr oder in den echten Kst/Ktr-Plan gelangen möchte.
In den echten Kst/Ktr-Plan gelangt man, falls folgende Bedingungen in ERP erfüllt sind:
Die Fibu muss lizenziert sein
Es muss zu diesem Zeitpunkt ein Finanzjahr ausgewählt sein (was eigentlich immer der Fall ist) und
Fehlende Systemkonten, -Kostenstellen und Kostenträger müssen immer automatisch angelegt werden. Siehe dazu die zu stellende Checkbox in den Systemkonten-Einstellungen.
Es wird die Struktur markiert, wohin die Kostenstelle gehört.
Das Kst-Kürzel wird automatisch aus dem Auftragsdossier übernommen, kann aber geändert werden.
Die Bezeichnung der Kostenstelle, falls vorher kopiert, wird eingepastet oder manuell erfasst und
entweder mit dem grünen Häckchen oder mit dem Button "Sichern" gesichert.
Beides bewirkt das sofortige Sichern bzw. Anlegen der neuen (scharfen) Kostenstelle, das gleichzeitige Anlegen der gleichlautenden System-Kostenstelle und das Anlegen der Zuordnung zwischen den beiden.
Weitere Kst/Ktr können in diesem Modus logischerweise nicht erfasst werden.
Das Analoge geschieht mit dem Kostenträger. Das Verhalten ist genau gleich.
Im Auftragsdossier sieht es wie folgt aus:
Anlegen bzw. Zuordnen von Adressen
- Bevor ein Dossier angelegt wird, müssen seine Bestell-, Liefer- und Rechnungsadressen nicht unbedingt vorhanden sein. Mit nachstehendem Vorgehen können sie angelegt werden.
- Fehlende Adressen können aber auch während der Dossier-Neuerfassung neu angelegt werden, indem die Adressdatei geöffnet und neuerfasst wird. Aber das ist absolut nicht nötig, wie der nachstehende Beschrieb zeigt.
Erfassung einer neuen Adresse
Die direkte Adresserfassung funktioniert folgendermassen (Empfehlung!):
Am einfachsten tippt man die Anfangsbuchstaben der Firma/Person direkt ins Feld "Bestellt von" und drückt die Tabulator-Taste:
- In diesem Beispiel ist bewusst "Huber" und "Bern" geschrieben worden, weil der Erfasser sich nicht sicher war, ob es diese Firma bereits schon gibt und wie sie genau heisst.
- Weil die Firmenadresse und der Firmenname "Huber in Bern" nicht existiert, erscheint die Frage, ob sie neu zu erfassen ist.
- Klickt man auf "Ja", erscheint unmittelbar die Erfassungsmaske für Firmen mit dem voreingetragenen Wert "Huber" (blau markiert), was man hier überschreiben bzw. ergänzen kann (ergänzt wurde "tus AG", so dass es wie folgt aussieht:
Will man nun mit Enter (oder dem grünen Häkchen) die Firma sichern, erscheinen Fehler- bzw. Hinweismeldungen für das zwingende Erfassen von Daten gemäss der Definition in den Freien Feldern (im Beispiel muss die Branche ins freie Feld 3 eingetragen werden):
Füllt man dieses und alle andern erforderlichen Informationen aus, wird die Firma gesichert und man gelangt in die vorgefüllte Adressmaske, worin die Adresse eingetippt wird:
In der Adresse kann man dann Änderungen anbringen, wie zum Beispiel, dass sie an der "Hauptstrasse 26" domiziliert ist und sich nicht in "Bern", sondern in "Rothrist" befindet:
- Hinweis: damit es noch schneller geht, kann man die Adress-Etikette mit CTRL+F abfüllen.
- Andere Informationen sind nun in den Registern einzutragen.
- Fehlende, zwingende Feldinformationen werden verwarnt.
Zuordnung der neuen Adresse
- Wird die Adresse gespeichert, sieht es im Auftragsdossier wie folgt aus:
- Abweichende Liefer- und Rechnungsadressen werden genau gleich erfasst, so wie es für die Lieferadresse in diesem Kapitel beschrieben ist.
Kontakte zu den Adressen hinzufügen
- Dieses Beispiel kann dazu verwendet werden, dass in der Lieferadresse die Firma "Huwiler & Partner" und der Kontakt "Dr. Paul Kampfhans" eingesetzt wird.
- Es wird auf der Zeile "Firma" -> "Huwiler" und in der Zeile Kontakt "Kampfhans" gefolgt von einem Slash und "Paul" eingetragen. Das ist nämlich die Kontaktperson in der Firma Huwuler & Partner:
Wird danach die Tabulator-Taste gedrückt, wird in die Adresse der Kontakt eingeschoben.
Dann sieht das Register im Auftragsdossier wie folgt aus: