Belegeinstellungen
Die Einstellungen gelten für den gewählten Mandanten, auch die Belegnummern. Diese sind zusätzlich auch noch Finanzjahr-bezogen.
- Übersicht
- Allgemein
- Vorgaben
- Belegerzeugung
- Periodische Belege
- Offerte, Auftrag, Lieferschein, Rechnung
- Mahnung
Optionen - Systemeinstellungen…
- Belegeinstellungen
Übersicht
Abschnitt betitelt „Übersicht“Folgende Belegarten werden unter den Belegeinstellungen voreingestellt:
-
Offerte
-
Auftragsbestätigung
-
Lieferschein
-
Rechnung (Lieferung, die später - mit ESR - bezahlt wird)
-
Quittung (Lieferung gegen Barzahlung); derzeit noch nicht aktiv
Hinweis:
- Die Mahnungen werden unter Optionen - Systemeinstellungen - Mahnstufen voreingestellt
- In den Auswahllisten sind weitere Belegvoreinstellungen für die Lieferart und den Freien Text vorgesehen.
- In den Übersetzungen sind Beleginhalte und -texte gehalten (Optionen - Systemeinstellungen - Übersetzungen).
Allgemein
Abschnitt betitelt „Allgemein“| Beleg-Einstellungen | Seite Allgemein |
|---|---|
| Belegnummer | |
| mit Kalenderjahr |
die Belegnummer wird mit der Jahreszahl ergänzt |
| Jahrhundert anzeigen |
die Jahreszahl soll vierstellig gezeigt werden |
| Separator Nr. / Jahr |
a) welches Zeichen gilt als Separator b) soll das Jahr vor oder nach der Belegnr. stehen |
alle Jahre neue Beleg-Nrn: pro Jahr einstellen (PopUp Jahr dazu benutzen) fortlaufend im Folgejahr einmal einstellen, dann übernimmt es die Nummer fortlaufend. |
|
| Darstellungsformat | Format der Belegnummer mit # und ’ oder - oder was auch immer (also mit oder ohne Separator) z.B. #‘###’### oder # ### ### oder ########### |
| Bezeichnung von Labels: | |
| für die zweite Belegnummer | Frei wählbar |
| für den Belegzeilentext 3 | Frei wählbar. Gilt auch für das Label in der Leistungserfassung. |
| für den Belegzeilentext 4 | Frei wählbar. Gilt auch für das Label in der Leistungserfassung. |
| Anmerkung zu den Belegzeilen-Labels | Diese Labels werden nicht nur im Belegzeilen-Input, sondern auch in der Eingabemaske der Leistungen angezeigt. |
| Bezeichnung ‘Zwischentotal’ in Belegzeilen | Voreinstellung: “Zwischentotal”. Ein anderer Wert kann frei eingesetzt werden. Damit der Text “Zwischentotal” oder was auch immer hier eingestellt wird, in die gewünschten Fremdsprachen übersetzt wird, muss dies in den Übersetzungen vorgesehen werden (was im hmReport entsprechend abgefangen werden muss). |
| Rundungen | Für Belegzeilen und Belegtotal separat einstellbar (0.01 / 0.05 / etc.). Hinweise wenn Beleg auf 5 Rappen und Belegzeilen auf 1 Rappen gerundet werden sind unter Belegzeilenrundung zu finden.  |
| Automatische Übernahme von Voraus- und Mehrzahlungen | |
| Mehrzahlungen automatisch auf Rechnung setzen | Bei gestellter Checkbox werden Mehrzahlungen aus früheren Rechnungen automatisch in neuen Rechnungen zum Abzug gebracht. Dazu folgender Querverweis: in diesem Fall wird die Mehrzahlung nicht der Mehrwertsteuer unterstellt, was bedeutet, dass erst die Belegzeile(n) mit den Mwst-Codes abgerechnet werden. In den Einstellungen Mehrzahlung kann kein Mwst-Code für Mehrzahlungen gesetzt werden. Siehe auch die Beschreibung zu den Mehrzahlungen an sich. |
| Vorauszahlungen automatisch auf Rechnung setzen | Bei gestellter Checkbox werden Vorauszahlungen automatisch in neuen Rechnungen abgezogen. Die Vorauszahlung selber wird ebenfalls nicht der Mehrwertsteuer zugeführt (das muss in Form von Rechnungen erfolgen). Siehe auch die Beschreibung zu den Vorauszahlungen. |
| Schnellerfassung Belegzeilen | Vorgaben für die Belegzeilen-Schnellerfassung mit CTRL+L bzw. mittels eines Scannergerätes |
| Artikelidentifikation |  |
| Ohne Angabe eines Lagerplatzes | Es wird kein Lagerplatz abgefragt. |
Vorgaben
Abschnitt betitelt „Vorgaben“| Beleg-Einstellungen | Seite Vorgaben |
|---|---|
| Belegstandards: | |
| Angebot gültig bis |
Default-Wert in Tagen nach dem Belegdatum |
| Auftragsbestätigung immer mit Liefertermin | Falls die Checkbox gestellt ist, müssen bei Auftragsbestätigungen immer Liefertermine eingetragen werden. Diese Einstellung ist bei Lagerführung immer zu stellen, damit der theoretische Bestand richtig berechnet wird. |
| Liefer-Termine verwarnen ab | Tage einstellen, z.B. 90 Tage. Diese Einstellung dient dazu, Liefertermine auf ihre Plausibilität zu überprüfen. |
| Vergangene Termine bei Lieferscheinen automatisch auf das aktuelle Datum setzen | Ist in der Auftragsbestätigung ein abgelaufener Liefertermin eingesetzt und wird sie als Folgebeleg in einen Lieferschein generiert, wird nicht der Liefertermin gemäss Auftragsbestätigung, sondern das aktuelle Datum als Liefertermin eingesetzt. Diese Einstellung ist bei Lagerführung immer zu stellen, damit der theoretische Bestand richtig berechnet wird. |
| Freie Felder bleiben auch in verbuchten Belege editierbar |
Die gestellte Checkbox ermöglicht, Inhalte von freien Belegfeldern auch nach der Verbuchung zu editieren/zu ändern. |
| Marge in Liste nicht zeigen |
Beim Stellen der Checkbox wird die absolute und relative Marge in der Outputform der Belege nicht gezeigt. Falls die Checkbox nicht gestellt ist, kann sie mittels Menüpunkt Belege - Marge Ein-aus manuell ein- und ausgeschaltet werden. |
| Belegzeilenstandards: | |
| Vorgabe-Standardmengen für neue Belegzeilen |
Standard-Vorgabemenge auf Belegzeilen: für Zeilen mit Artikeln als auch solche mit freien Belegzeilen |
| Auf Belegzeilen immer Bruttoansatz verwenden |
Sinnvoll für Unternehmen, die vorwiegend mit Mwst-Inklusiv-Preisen arbeiten. Die Einstellung hier gilt nicht für die Telemarketing-Erfassungsmaske. |
| Kontrollen: | |
| Das Belegdatum muss im aktuellen Finanzjahr liegen | Checkbox allenfalls stellen |
| Rückdatierung des Belegdatums verwarnen ab | Anzahl Tage eintragen (0 = nie verwarnen) |
| Adressaten mit GL-Nummer wechseln / bearbeiten | 0 = Wechseln / Überschreiben (ohne Nachfrage) immer möglich 1 - 9 = Anzahl Nachfragen, bevor Wechseln / Überschreiben zugelassen ist 10 und höher = Wechseln / Überschreiben nie möglich |
| Kreditlimitenprüfung | siehe dazu die Ausführungen zur Kreditlimitenprüfung |
Normalfall und ohne Kreditlimitenprüfung:  Wenn im PopUp / DropDown “ohne Warnung zulassen” gewählt ist, hat die Prozentzahl keinen Einfluss und die Kreditlimitenprüfung ist vollständig ausgeschaltet. Sonst mit Rückfrage zulassen. |
|
| Warnhinweis, wenn Zeilenpreis nicht … | vorhanden ist für  Die Warnung über „fehlende“ Preise wird nur beim manuellen Erfassen von Belegzeilen in allen Belegtypen ausgegeben. Bei allen anderen Erzeugungsmöglichkeiten von Beleg(zeil)en Duplizieren, Importieren und andern Automatismen werden keine Warnungen ausgegeben. |
| Beleg stornieren | |
| Neue Belegnummer verwenden | Beim Storno nicht die standardmässig vorgesehene ursprüngliche Belegnummer des zu stornierenden Beleges verwenden, sondern eine neue Nummer gemäss Belegnummer-Einstellung ziehen (siehe oben Register Allgemein). |
| Aktuelles Datum als Belegdatum verwenden | Beim Storno nicht das standardmässig vorgesehene ursprüngliche Belegdatum des zu stornierenden Beleges verwenden, sondern das aktuelle Datum einsetzen. |
| Mit dem Beleg allenfalls verrechnete Leistungen |  Siehe dazu Storno von Rechnung und Gutschriften mit verrechneten Leistungen. |
Belegerzeugung
Abschnitt betitelt „Belegerzeugung“| Beleg-Einstellungen | Seite Belegerzeugung |
|---|---|
Übernahme von Lieferantenrechnungen auf Kundenrechnungen  |
|
| Umsatzsteuer | Standardmässiger Umsatzsteuercode als Vorgabe festlegen |
Folgebelege  |
|
| keine Bedingung | Folgebelege können jederzeit ohne Einschränkung erstellt werden |
| nur aus definitiven Vorgängerbelegen | Folgebelege können nur aus definitiven Vorgängerbelegen erstellt werden |
| Vorgängerbelege automatisch definitiv setzen (empfohlene Einstellung) | Beim Erstellen der Folgebelege die Vorgängerbelege automatisch auf definitiv setzen. Wir empfehlen diese Voreinstellung. Sie dient u.a. dazu, dass die neu erstellten Belege versehentlich nicht gelöscht und nur bewusst geändert werden. Ebenfalls ist es für anschliessende Prozesse wichtig, dass die Belege entweder mindestens auf geprüft oder auf definitiv gesetzt sind (zB. Kommissionierung im ELCODE-Prozess). |
| Nur Fehlermeldungen zeigen (reine Infos nicht zeigen) | Die Checkbox erklärt sich selbstredend. In jedem Fall werden aber die Protokolle ob mit oder ohne Fehler, ob mit oder ohne gestellte Checkbox gespeichert, so dass man sie mit dem entsprechenden Menüpunkt aufrufen und einsehen kann. |
Periodische Belege
Abschnitt betitelt „Periodische Belege“| Beleg-Einstellungen | Seite Periodische Belege |
|---|---|
| Standards für periodische Belege | |
| Belegtyp | Offerte, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Mahnung |
| Menge | Standardmenge bei der Definition “Periodische Belege” Einheiten definieren. |
| Anrechnen zu | Prozent |
| Erstmals am | Datum |
| Periodizität | 1, 2, 3, 4, 6, 12 / Tage, Woche, Monate, Jahr |
| Wiederholen bis oder maximal |
Datum Anzahl |
| An die Fälligkeit erinnern | Checkbox stellen. Im periodischen Beleg selber kann festgelegt werden, wer die Erinnerung erhalten soll. |
| Automatisch ausführen | Checkbox stellen |
Vorgehensweise für die Vergabe von Belegnummern:
- alle Jahre neue Beleg-Nummern: pro Jahr einstellen (PopUp Jahr dazu benutzen)
- fortlaufend im Folgejahr einmal einstellen, dann übernimmt es die Nummer fortlaufend.
| Checkliste Belegnummern |
Beleg | Jahr | Nummer | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| Offerte | ||||
| Auftragsbestätigung | ||||
| Lieferschein | ||||
| Rechnung/Gutschrift | ||||
| Mahnung |
Offerte, Auftrag, Lieferschein, Rechnung
Abschnitt betitelt „Offerte, Auftrag, Lieferschein, Rechnung“| Beleg-Einstellungen | Seite Offerte, Auftrag, Lieferschein, Rechnung |
|---|---|
| Die nachstehenden Beschriebe gelten für alle Belegarten gleichermassen (Offerte, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung / Gutschrift). Die Einstellungen für das Mahnwesen sind separat beschrieben. |
|
| Einleitungstext | Wird als Text vor den Belegpositionen im Standard-Report verwendet. Kann in andere Sprachen übersetzt werden. |
| Schlusstext | Wird als Text nach den Belegpositionen im Standard-Report verwendet. Die Grussformel kann beim Mandanten eingestellt werden. Kann in andere Sprachen übersetzt werden. |
| Werbetext | Wird als Fusstext im Standard-Report verwendet. Kann in andere Sprachen übersetzt werden. |
| Übersetzungen | Jede Textart ist nach denselben Übersetzungskriterien aufgebaut: Wahl der Sprache aus dem PopUp Texteingabe mit dem gewünschten fremdsprachigen Text |
Mahnung
Abschnitt betitelt „Mahnung“| Beleg-Einstellungen | Seite Mahnung |
|---|---|
| Neu erstellte Mahnungen | Checkbox, ob neu erstellte Mahnungen als geprüft gekennzeichnet werden sollen |