Auswahllisten

bossERP bietet die Möglichkeit, für Textfelder eigene Auswahllisten frei zu definieren. Das erleichtert einerseits die Eingabe und andererseits werden die Informationsinhalte standardisiert, um sie gezielter auszuwerten.

Inhalte von Auswahllisten können allen oder bestimmten Mandanten zugewiesen werden.

Optionen - Systemeinstellungen... - Auswahllisten

Inhalt

Voraussetzung

Im Zugriffssystem, Register System und Administration, Bereich Zugriff auf System-Einstellungen kann festgelegt werden, ob die Benutzergruppe die Auswahllisten definieren dürfen. Es ist zu verhindern, dass nicht "Jedermann" Auswahllisten ändern kann.

Dass der Menüpunkt Optionen - Systemeinstellungen... - Auswahllisten überhaupt bedient werden kann, muss unter Optionen - Administration - Datei- und Feldorganisation mindestens 1 Feld vorgesehen sein, welches eine Auswahlliste verwendet (beachten: unter dem Register Unterdateien müssen allenfalls die Auswahllisten ebenfalls freigeschaltet sein):

Dabei müssen dort die Feld-Eigenschaften (zwingend, nicht zwingend, Auswahlliste verwenden, Andere Werte zu- oder nicht zulassen usw.) definiert werden. Das gleiche gilt für die Unterdateien.

Hinweis zu "Doppelte Eingabe kontrollieren": gemeint ist, dass in jener Datei, in welchem dem Zielfeld ein Eintrag zugewiesen wird, dieser Eintrag in der gesamten Datei nicht zweimal vorkommen darf. Beispiel: die Produktart "Porto" darf nur in einem einzigen Artikel vorhanden sein. Eine doppelte Vergabe von Inhalten in Auswahllisten wird damit nicht geprüft !!!

In folgenden Dateien bzw. kursiven Feldern sind Auswahllisten möglich:

Auswahllisten verwenden

Felder, hinter welchen eine Auswahlliste steht, werden bei der Eingabe mit "." oder ".." angezeigt.

Fixe Einträge

Für den Versand von mehreren Belegen oder Bestellbelegen an unterschiedliche Adressen muss in der Verbindung "Telefone/Fax/eMails" der Eintrag mindestens einer dafür vorgesehenen Mailadressen enthalten sein:

Siehe dazu die Ausführung unter "Programm-Einstellungen, Register E-Mail-Einstellungen" .

Auswahllisten pflegen

Die Auswahllisten werden wie folgt gepflegt:

  • Rot eingerahmtes PopUp der Felder, für welche Auswahllisten vorgesehen sind (siehe den vorstehenden technischen Hinweis)
  • Die Zuweisung an bestimmte Mandanten ist möglich.
  • Das Häkchen in der Spalte "S" dient für die Bestimmung "als Standard" und wird bei der Adresserstellung vorschlagen.
  • Beispiel: Wenn in der Feldorganisation "Standard" gesetzt ist, dann wird bei einer Neueröffnung der vorgesehene Eintrag verwendet; mit dem .. oder @-Zeichen kann aus der Auswahlliste gewählt werden. Die Werte können verändert werden, wenn dies in der Feldorganisation vorgesehen ist.

In Auswahllisten für Textfelder kann - wo dies in der Applikation vorgesehen ist - eine Mehrfachauswahl festgelegt werden. Beispiel: Feld Tätigkeit in Kontakte:

Bei der Erfassung einer Mehrfachtätigkeit werden sie für die Übernahme markiert:

Auswahllisten-Einträge ändern

Systemeinstellungen - Auswahllisten definieren

Wenn Auswahllisten-Einträge geändert werden sollen (z.B. im vorliegenden Beispiel: "Werbeträgerle" soll auf "Werbeträger" umgeändert werden), kann man dazu die Checkbox "Existierende Datensätze aktualisieren / geänderte Werte übernehmen" verwenden:

Wird die Checkbox "Existierende Datensätze..." aktiviert und die Nachfragen mit "Ersetzen" positiv beantwortet, werden der Auswahllisten-Eintrag (also die Definition selber) gespeichert als auch alle betroffenen Daten angepasst/aktualisiert und gesichert.

Menüpunkt Eingabe - Auswahllisteneintrag ändern

Dieser Menubefehl ist in allen Tabellen-Outputs vorhanden und kann aufgerufen werden,

  • wenn die Benutzergruppe, zu welcher der Benutzer gehört, das Systemrecht hat, Auswahllisten zu verwalten (im Zugriffssystem nur jenen zukommen lassen, die dieses Recht wirklich brauchen),
  • wenn man das individuelle Benutzerrecht dazu hat,
  • wenn man Datensätze markiert hat,
  • wenn man das Recht zum Editieren dieser Datensätzen hat und
  • wenn die Datei (z.B. Adressen) derartige Auswahllisten („c-Felder“) hat.

Weitere Rechte werden nicht benötigt. Wer diese Datenfelder im Input ändern kann, soll auch diesen Dialog benützen können. Es erscheint folgender Dialog:

Das bedeutet, dass das Feld "Adresskategorie" der markierten Adressen mit "InteressentIn" überschrieben wird, falls der Inhalt "Interessent" steht. Wenn nicht, wird der bestehende Feldinhalt nicht überschrieben. Das heisst: Wird die Option nicht gesetzt, dann wird - unabhängig des aktuellen Feldinhaltes - der neue Wert ins Feld übernommen.

Der neue Wert muss - je nach Definition des betroffenen Feldes - dem Wert aus der Auswahlliste entsprechen.

Zwingende Felder können nicht mit "Nichts" überschrieben werden.

Wir empfehlen die Änderungen über die ** vorzunehmen. Das ist möglicherweise für den Anwender verständlicher.

Auswahllisten exportieren und importieren

Auswahllisten können mittels den beiden Buttons "Importieren" und "Exportieren" importiert und exportiert werden.

Auswahllisten exportieren

Wird beispielsweise die Auswahlliste "Adresskategorie" exportiert, sieht das Exportdokument wie folgt aus:

Das Exportdokument wird mit Titelzeile erstellt. Eine Titelzeile wird auch beim Importdokument erwartet. D.h. Was auch immer in der ersten Zeile des Importdokuments steht, es wird immer nur ab der zweiten Zeile eingelesen.

Auswahllisten importieren

Wohin die neuen Inhalte importiert werden sollen, wird anhand des PopUp im Auswahleditor gewählt:

Beim Import kann man angeben, ob allfällige schon vorhandene Einträge durch den Import ersetzt oder ergänzt werden sollen und ob Mehrfacheinträge bis max. Anzahl erlaubt sind.

Falls in der Spalte „Gültig für“ ein Mandant steht, so muss es die exakte Bezeichnung des Mandanten sein.

In der dritten Spalte „S“ wird ein allfälliger Standardwert festgelegt. Da es je Auswahlliste nur einen Defaultwert geben kann, wird nur der erste allenfalls vorhandene Wert als Default eingetragen. Es spielt keine Rolle, ob in der „S“-Spalte ein „x“ steht oder irgend ein anderes Zeichen: Jeder nicht leere Inhalt wird als Default verstanden.

Spezielles zu Auswahllisten bei der Warengruppierung

Anstelle der Verwendung von Auswahllisten (in Form einer "flachen" Struktur) für

  • Warengruppen

  • Artikelkategorien und

  • Produktarten

gibt es unter den [Mandanteneinstellungen, Register Artikel].md#top).