Programm-Einstellungen
Alle Einstellungen, die unter "Programm-Einstellungen" gemacht werden, beziehen sich auf das gesamte bossERP und somit auf alle seine Mandanten, Finanzjahre und Benutzer. Optionen-Systemeinstellungen - Programm-Einstellungen
Register Allgemein
Firmensitz
Firmensitz: mit @-Zeichen zur Tabelle Länder. Land eintragen, wo sich der Firmensitz befindet (wird für die Adress-Steuerung gebraucht). Kann später nicht verändert werden. Ausnahme siehe nachfolgend. Wird ein Firmensitz im Mandanten festgelegt, geht dieser vor! Die Angabe hier wird u.a. im Hinblick auf die Mwst gebraucht, ob eine Adresse/ein Kunde ein "Ausländer" ist oder nicht.
21. Jahrhundert
Festlegen der vierstelligen Jahreszahl bei Eingabe einer zweistelligen Zahl Beispiele: 09 -> 2009 80 -> 2080 81 -> 1981 99 -> 1999 Falls der Firmensitz in ein anderes Land verlegt wird, gibt es zwei Möglichkeiten, den Ländereintrag zu ändern:
- mit Formel anwenden: Es ist zu beachten, dass alle Adressen ebenfalls entsprechend geändert werden sollten.
- Anlegen eines neuen Mandanten.
Maximal offene Fenster
Diese systemweite Einstellung hängt mit der Benutzereinstellung zusammen. Man kann hier festlegen, wieviele Fenster geöffnet werden dürfen. Liegt hier standardmässig eine Grenze von 0 vor, dann können beliebig viele Fenster geöffnet werden. Sind hier 25 vorgesehen, dann können in der Benutzereinstellung höchsten 25 oder weniger eingetragen werden. Die Begrenzung von geöffneten Fenster kann für die Nutzung der Telemarketingmaske sinnvoll sein, weil hier automatisch durch Telefoneingänge laufend Masken geöffnet werden, die allenfalls auf die Performance drücken könnten.
Warnung für ausgeblendete Datensätze
Hier wird mittels einer nicht gestellten Checkbox festgelegt, ob eine Warnung beim Suchen gefundener inaktiver oder gesperrter (und ausgeblendete) Datensätze ausgegeben werden soll. Unter Umständen ist es "gefährlich", gefundene, d.h. vorhandene Daten einfach auszublenden, falls Daten zwar bereits da sind, aber nicht angezeigt werden, weil der Benutzer sie ausgeblendet haben will
Information
Diese Warnung ist standardmässig eingeschaltet bzw. man muss sie in der "Programmeinstellung" explizit durch Stellen der Checkbox abstellen, wenn man sie nicht haben will. Diese Warnung ist deshalb recht wichtig, weil sonst die Gefahr besteht, dass man Duplikate erfasst.
In den persönlichen Benutzer-Einstellungen (Register Ausblenden) wird hinterlegt, in welchen Tabellen welche Datensätze mit welchen Merkmalen ausgeblendet werden. Der Umgang mit solchen Datensätzen ist unter Ausgeblendete Datensätze beschrieben.
Register Passworte
- Festlegen der Passwort-Zeichenlänge für alle Gruppen sowie der Vorgabe neuer Passwörter nach x-Logins bzw. x-Tagen.
- Ferner die Regelung der Zulassung bisheriger Passwörter (Login nach Anzahl Logins oder Anzahl Tagen, Wiederverwendung des alten Passwortes nach x neuen Passwörtern).
Wir empfehlen, die Passwortlänge auf mindestens 3 Zeichen sowie die Erneuerung der Passwörter nach einer bestimmten Anzahl Logins bzw. Tagen. Welche Methode gewählt wird, hängt von der Häufigkeit der Verwendung von bossERP ab. Aus Sicherheitsgründen ist von der Verwendung gleicher Passwörter abzuraten.
- ERP-Login mit "Erhöhte Sicherheit (z.B. für die Cloud): Das Passwort muss Gross- und Kleinbuchstaben, mindestens 1 Ziffer und 1 Sonderzeichen enthalten.
Wählt man dieCheckbox für"erhöhte Sicherheit", setzt bossERP die minimale Passwortlänge auf 10 Zeichen, sofern sie bisher kleiner als 10 war. Zudem erscheint ein braun geschriebener Hinweistext, was die erhöhte Sicherheit der Passwörtern bedeutet. Dieser Check, ob die Passworte den erhöhten Anforderungen genügen wird nur dann durchgeführt, wenn man entweder neue User mit neuen Passwörtern erfasst oder bestehende Passwörter ändern will. Es ist also (noch) nicht eingebaut, dass die User aktiv dazu gezwungen werden, ein stärkeres Passwort einzugeben, falls ihr Passwort die "erhöhte Sicherheit" nicht erfüllt. Will man bossERP in der Cloud sicher(er) laufen lassen, muss man vorerst manuell die Passwörter der User prüfen und allenfalls korrigieren. Alle obigen Passwort-Einstellungen (die alten und die neue) werden in den persönlichen Benutzereinstellungen geprüft
- entweder da, wo die User ihr ERP-Passwort selber ändern können. Siehe dazu Benutzereinstellungen - Verschiedenes - Passwort),
- oder wenn die User nach der erfolgreichen Anmeldung von bossERP aufgefordert werden, ein neues Passwort zu setzen.
Register WEB-Adressen
Um aus Adressen direkt eine URL-Adresse des Web anzusteuern, kann sie hier festgelegt werden. Beispiel: www.zefix.ch Aus der Tabelle Adresse heraus:
- aus dem Input mit Menüpunkt Adresse - WEB-URL aufrufen oder
- aus dem Output mit Menüpunkt Adressen - WEB-URL aufrufen.
Register E-Mail (Einstellungen)
Um Mails aus bossERP erstellen zu können, sind die Grundeinstellungen wie folgt vorzunehmen:
Einstellungen für Exchange
- Der Port muss "587" sein. Kann auch bei gewissen Exchange-Installation auch anders sein, z.B. "26".
- Die Checkbox "SSL-Verschlüsselung" kann allenfalls unter gewissen Exchange-Bedingungen zu Fehlern führen.
Einstellungen für Gmail-Konten (oder ähnliche)
- Unter Gmail kann es vorkommen, dass die vorgegebene (und gewünschte) Antwortadresse unberücksichtigt bleibt.
Weitere Hinweise
Sollte die Fehlermeldung "Error with AUTENTICATION (Error 10113)" erscheinen, dann stimmen
- entweder die Mailadresse
- oder das Passwort nicht
- oder der Mail-Server hat eine andere Exchange-Adresse als jene, die Sie eingetragen haben. Siehe dazu auch die Ausführung unter Auswahllisten - Fixe Einträge. Der nachstehende Hinweis hat mit den Email-Einstellungen nichts zu tun: Sofern das zu speichernde PDF eine individuelle Dateibezeichnung erhalten soll, muss im Druckreport (unter den Druckoptionen) die Checkbox "PDF individuell bezeichnen" gestellt sein.
Backup (Einstellungen)
Ein am Server fehlerhaft verlaufenes Datenbank-Backup kann via Mail an eine verantwortliche Person gemeldet werden. Folgende Einstellungen sind vorzunehmen:
Es werden Fehlernummern im Mail mitgeliefert. Solche Error-Nummern sind in der 4D-Online-Dokumentation (4D Programmiersprache) nachschlagbar (http://doc.4d.com/4D-Programmiersprache-11.6/Fehlermeldungen.200-205237.de.html).
Im Verarbeitungsprotokoll sind die Fehlermeldungen vorzufinden, falls die Checkbox in der Einstellung gestellt ist.
Achtung: Eine eingestellte Mail-Konfiguration enthebt den ERP-Betreiber nicht von der Verantwortung der manuellen Überprüfung, dass das Sicherungskonzept fehlerfrei abläuft. Kontrollen/Überprüfungen sind und bleiben in jedem Fall notwendig. Hinweis: Falls in den Backupeinstellungen ein (roter) Ordner vorgesehen ist, den es nicht (mehr) gibt, legt der Server vor dem Backup automatisch den eingestellten ein und backupt danach in diesen neuen Ordner.