Mahnvorgang

Inhalt

Dateien - Belege - Mahnungen erstellen ...

Grundlage bilden die System-Einstellungen - Mahnstufen.

Übersicht

Es werden die Salden der Offenen Posten in der Mahnung aufgeführt. Sofern gewünscht, werden Gutschriften und Kundenmehrzahlungen an offenen Rechnungen abgezogen; Teilzahlungen werden aus den offenen Rechnungen zusammengezogen und in einer separaten Zeile als Minus gezeigt, so dass der offene Saldo als Belegtotal erscheint. Dazu kann ein ESR erstellt werden. Falls der Kunde mit diesem ESR bezahlt, gleicht das Modul alle Offenen Posten, Gutschriften und Mehrzahlungen automatisch aus.

Mahnungen können einzeln nach Offenen Posten, nach Auftragsdossier oder nach Adresse zusammengezogen werden.

Kontoauszüge gehören im eigentlichen Sinne nicht zum Mahnprozess, sondern sind eine Möglichkeit, offene, teilbezahlte und bezahlte Posten (exkl. oder inkl. deren Mahnbelege anzudrucken. Kontoauszüge folgen meistens nicht vorgegebenen Prozessen und müssen soweit wie möglich individuell gestaltet werden können. Siehe Beschreibung hier.

Vorarbeit

In den Belegen Register Bemerkungen gibt es ein Feld "Mahn-Info". Hier können entsprechende nützliche Mahn-Informationen hinterlegt werden. Sie werden nicht in neue Duplikate vererbt.

Anhand der OP-Liste Debitoren kann man sich durch Sortierung der gewünschten Spalten anzeigen lassen, welche Belege zur Mahnung gelangen. Ist ein Mahn-Info-Text auf dem Beleg hinterlegt, wird in der Spalte "MI" ein "B" angedruckt. Mittels Doppelklick darauf wird die Mahn-Info angezeigt. Zusätzlich ist in der Spalte "ST" allenfalls die Checkbox für den Mahnstopp gestellt.

Vorgehensweise

Nachdem die Datei "Belege" geladen ist, sind die zu mahnenden Belege zu markieren. Es werden jene Beträge gemahnt, die tatsächlich offen (zum Druck freigegeben und als gedruckt bestätigt) sind!

Es können - um Zeit zu sparen - sämtliche Belege (auch Offerten, Auftragsbestätigungen usw.) mit CTRL+A bzw. Apple-Taste+A (oder Menüpunkt Bearbeiten - Alles auswählen) markiert werden; es werden nur die fälligen Rechnungen gemahnt.

Hinweis: wenn Sie ebenfalls Gutschriften markieren, erscheint in einer Meldung, dass nur x offene Posten vorhanden sind (da die Gutschrift nicht als OP gilt). Trotzdem werden Gutschriften mitberücksichtigt. Es genügt demnach, dass für den Mahnprozess nur Rechnungen markiert werden; Gutschriften werden automatisch berücksichtigt.

Menüpunkt OP und Mahnung - Mahnungen erstellenwählen:

Es muss das gewünschte Fälligkeitsdatum sowie die Checkbox, ob auch jene mit früherem Datum gemahnt werden sollen, eingetragen werden.

Mahnstufe (ab Version 4310):

  • Standard ist: "Alle Mahnstufen"
  • oder Stufenzahl eintragen (3 oder 2 oder 1) und Checkbox nicht stellen, so dass bei der Mahnungszusammenfassung nur Mahnungen gleicher Stufen in ein und derselben Mahnung erscheinen (sonst gibt es beispielsweise eine 3. Mahnung, in welcher möglicherweise auch Rechnungen der 1. und 2. Mahnstufe aufgeführt werden).
  • Arbeiten Sie rückwärts:
    • zuerst die oberste Mahnstufe, z.B. 3. Mahnstufe
- dann die nächste Mahnstufe darunter, z.B. 2. Mahnstufe
- dann wieder die nächste Mahnstufe darunter, z.B. 1. Mahnstufe
  • Angabe, ob allfällig vorhandene Gutschriften zu berücksichtigen sind (Normalfall)
  • Angabe, ob allfällig vorhandene Mehrzahlungen zu berücksichtigen sind (Normalfall)
  • Datum der Mahnung: Eine Rückdatierung ist um 5 Tage möglich. Mit "Ja" bestätigen Sie die Auswahl des vordatierten Datums.

Sie können wählen, ob

  • für jeden offenen Posten eine eigene Mahnung erstellt wird (war bis zur Version 4300 so Standard)
  • die Mahnungen gleicher Dossiers zusammengefasst werden oder
  • die Mahnungen gleicher Adressen zusammgengefasst werden.

Beachten Sie, dass nur Offene Posten gleicher Währungen zusammengefasst werden !

Mahnungen von Rechnungen mit Ratenzahlungen

Der Mahnprozess stellt auf die Zahlungsbedingung ab bzw. auf das Erfassen der Einzahlung. Wird diese manuell oder mit ESR eingelesen, stellt bossERP fest, ob die zu zahlende Rechnung gemäss Zahlungsbedingung in mehreren Raten bezahlt werden kann. Ist dem so und ist noch nicht alles bezahlt, so setzt bossERP neu das "Zahlbar-bis-Datum" der Rechnung automatisch auf die Frist für die nächste Zahlungsrate um.

So kommen die in Raten zu zahlenden OPs nur dann in den Mahnlauf, wenn die Frist der x. Rate abgelaufen ist.

Beispiel:

  • Rechnung vom 16.01.2012 = CHF 54'000, zahlbar in 6 Raten à CHF 9'000.
  • Die erste Rate wurde zeitgerecht am 15.02.2012 mit CHF 9'000 bezahlt. OP ist nun CHF 45'000.
  • Die zweite Rate wurde nicht bezahlt.
  • Es gibt eine 1. Mahnung mit CHF 9'000, die sich aus den beiden 1. Raten à CHF 9'000 = CHF 18'000, abzüglich der ersten Zahlung von CHF 9'000 zusammensetzt:

  • Doch auch diese Mahnung und die 3. Rate wird nicht bezahlt.
  • Es gibt nun eine 2. Mahnung, die per Stichtag die 2. und 3. Rate abmahnt (3 Raten à CHF 9'000 ./. Zahlung der 1. Rate von CHF 9'000 = CHF 18'000)

Outputform Mahnungen

Die erstellten Mahnungen erscheinen in einer Outputform und können von dort aus mutiert bzw. ausgedruckt werden.

Zu beachten ist, dass die erstellten Mahnungen automatisch auf "geprüft" gestellt werden, sofern in den Belegeinstellungen, Register Mahnung, dies grundsätzlich nicht gewünscht wird. Um neue Mahnungen, die auf geprüft gesetzt sind zu mutieren, muss diese Checkbox zurückgestellt werden.

Wie sortieren ? Reports Mahnwesen

ESR-Zahlungen und Mahnungen

    Wird ein ESR-Einzahlungsschein, welcher aufgrund einer Mahnung erstellt wurde, bezahlt, werden alle zur Mahnung gehörenden Rechnungen (und Gutschriften) ausgeglichen, wie auch die Mahnung selber.