Hinweis zur Dokumentenverwaltung

Ist das Neu-Eingabe-Symbol nicht gedimmt, wurde das Modul Dokumentenverwaltung für Sie lizenziert. Sie verfügen über folgende Möglichkeiten: Office-Programme aufrufen Office-Dokument anlegen und/oder Dokumente ablegen und jederzeit von hier aus wieder aufrufen. Wir verweisen auf die Ausführungen unter Dokumentenverwaltung.

Administrationseinstellungen für das DMS

Siehe dazu die Hinweise unter Administrationseinstellungen für das DMS.

Sortierung von Dokumenten im Register Dokumente

Maus-Klick über die Spaltentitel "Erfasst", "Dokument", "Verzeichnis" usw. sortiert aufwärts. Wie immer und überall kann man mit ALT-Klick abwärts sortieren.

Existiert das Standardverzeichnis nicht mehr, wird das Verzeichnis in rot dargestellt: Siehe dazu auch:

Verwalten von Dokumenten

Siehe Dokumentenverwaltung für Erklärungen zu den Symbolen. Rote Verzeichnis-Einträge: Dokument ist nicht mehr (richtig) verlinkt (das Dokument wurde aus dem ursprünglichen Verzeichnis entfernt). Braune Verzeichnis-Einträge: Dokument in ... gespeichert. Grüne Infos: ID bzw. Hinweismeldung aus dem DMS.

DMS-ID

Die DMS-ID ist der Doc-Key zum Dokument im DMS.

Ergänzende Informationen zum DMS-Dokument

Nach einem Doppelklick auf den Dokumenten-Eintrag (und nach dem Quittieren der anschliessenden Nachfrage) wird das Dokument vom DMS heruntergeladen, im Temp-Verzeichnis zwischengespeichert und gleichzeitig zur Ansicht bzw. zur Bearbeitung geöffnet. Der Dokumenten-Eintrag wird (in brauner Farbe) mit dem lokalen Temp-Verzeichnis ergänzt ... GESPEICHERT in ... Siehe dazu die Administrationseinstellung für das DMS. Ist kein Standardverzeichnis definiert oder das Verzeichnis nicht existent oder nicht erreichbar, wählt das System automatisch das in den Administrationseinstellungen festgelegte Temp-Verzeichnis. Wird die Kopie in der Zwischenablage gelöscht, erscheint der braune Text ...GESPEICHERT in unbekanntem Verzeichnis ... Es gibt also keinen zweiten Eintrag in der Dokumentenliste, sondern der existierende Eintrag der DMS-ID wird mit dem lokalen Dateipfad ergänzt.

Hat man das gedownloadete Dokument eingesehen, gedruckt oder möglicherweise bearbeitet, muss es wieder ins DMS zurückgeladen werden. Dazu markiert man den Dokumenten-Eintrag und wählt den Upload-Button. Es erscheint die Frage, ob das Dokument (als neue Version) erneut ins DMS geladen werden soll oder ob nur dessen lokale Kopie gelöscht werden soll:

Hat man das Dokument nur angesehen bzw. ausgedruckt und nichts daran geändert, reicht es, dessen lokale Kopie zu löschen. Wurde das Dokument hingegen geändert bzw. bearbeitet, muss es erneut ins DMS geladen werden. In diesem Fall übernimmt das DMS die "Versionierung" des geänderten Dokunmentes.

In beiden Fällen wird das lokale Dokument schliesslich gelöscht und der Eintrag des lokalen Pfades entfernt, so dass der Dokumenten-Eintrag wieder so aussieht wie ursprünglich:

Auswahl - Zugehörige Dateidokumente

Via Menüpunkt Auswahl - Zugehörige Dateidokumente kann die Liste aller Datei-Dokument-Einträge aufgerufen werden:

Scan-Button

Mit diesem Button kann die in den Workstation-Einstellungen hinterlegte Scan-Software gestartet werden. Alles Weitere erfolgt gemäss dieser Software.

Belege mit eingescanntem Dokument verlinken

Mit diesem Button kann ein eingescanntes Dokument mit dem aktuellen Datensatz verlinkt werden. Siehe dazu Dokumentenmanagement-System.

Dokumenten-Vorlagen

Wenn neue Dokumente aus diesen Register heraus mit dem Button erstellt werden:

zieht bossERP eine entsprechende Kopie des Vorlage-Dokumentes, wie sie im Register Vorlagen der Workstation-Einstellung vordefiniert sind, und legt die Kopie unter dem gewählten Namen in das gewünschte Verzeichnis.

Vorgehensweise beim Erstellen neuer Dokumente

ERP versucht zuerst, das neue Dokument auf Grund einer Vorlage zu erzeugen. Funktioniert das nicht - weil beispielsweise für den gewünschten Dokumententyp gar keine Vorlage definiert wurde - versucht ERP mit dem direkten Erzeugen des gewünschten Dokuments mit 0-Byte-Inhalt.

Empfehlung: Vorlagen anlegen.