Beschreibung Leistungsprozess

Modularisierung

Die Leistungserfassung ist kein eigenständiges Modul, sondern ist Teil des Moduls Verkauf + Debitoren und basiert auf

  • den Systemeinstellungen für die Leistungs- bzw. die Zeit- oder die Web-Erfassung
  • den Mitarbeiter bzw. -gruppen - Tabellen
  • den Leistungsarten Tätigkeiten, Spesenarten, Auslagen
  • den Materialien (Artikel) für die Erfassung von Verbräuchen und
  • den Anlagen für die Erfassung von Anlageaufwänden. Durch die Integration ins Modul Verkauf + Debitoren sind die im Debitorensystem vorhandenen Logiken (z.B. Preisfindungsregeln, Fakturierung, Bewirtschaftung) weitestgehend auch hier identisch. Trotzdem bzw. gerade deshalb kann - und das ist der Sinn der Sache - die Leistungserfassung im Zusammenhang mit der Lizenzierung ähnlich einem Modul gehandhabt werden. Die Leistungserfassung soll also nicht wie etwa die diversen Import-Formate in der Zentrale einfach freigeschaltet werden können, sondern ist Bestandteil der Lizenz. Soll die Leistungserfassung benutzt werden, wird eine neue andere Lizenznummer benötigt. Ziel war und ist, ein möglichst einfaches und schnelles Erfassens der Daten zur Verfügung zu haben, damit man keine Modulwechsel vornehmen muss und weitere Leistungserfasser zulassen kann, die aber sonst keinen Zugriff auf bossERP haben sollen. Die Leistungserfassung im Web erfordert eine zusätzliche Lizenzierung, weil dieselbe Datenbank als Web-Server dienen wird.

Funktionalität

Die Erfassung erbrachter Leistungen und Verbräuche erfolgt auf einfache Art und Weise.

Während ein Mitarbeiter gerade etwas anderes in bossERP ERP macht, fällt ihm ein, dass er die eine oder andere erbrachte Leistung noch nicht erfasst hat. Um nun diese "vergessene" Leistung schnell erfassen zu können, kann er dies mit CTRL-L für Leistungserfassung oder CTRL-J für die Zeit- und Leistungserfassung vornehmen.

System- und Benutzereinstellungen

Damit die Leistungserfassung reibungslos funktioniert, braucht es neben

dem bossERP -Zugriffssystem ein zusätzliches eigenes Berechtigungssystem, um auch Leistungen andere User im ERP-System oder via Web erfassen zu lassen.

Leistungsarten

In bossERP gibt es folgende Leistungsarten:

  • Tätigkeiten

  • Spezifizierter Zeitaufwand: basiert auf der Tabelle Tätigkeiten und der fixen Vorgabe der Zeiteinheiten (Monate, Wochen, Tage, Stunden, Minuten)

  • Allgemeiner Zeitaufwand: freie Gestaltbarkeit, beruht aber auf der fixen Vorgabe der Zeiteinheiten (Monate, Wochen, Tage, Stunden, Minuten)

  • Spesenarten

  • Mitarbeiterspesen: basiert auf der Tabelle Spesenarten und der frei gestaltbaren Speseneinheit (Auswahlliste)

  • Allgemeine Spesen: freie Gestaltbarkeit, beruht aber auf der frei gestaltbaren Speseneinheit (Auswahlliste)

  • Auslagen

  • Auslagen: basiert auf der Tabelle Auslagen und der frei gestaltbaren Auslageneinheit (Auswahlliste). Auslagen sind verrechenbare oder nicht verrechenbare Leistungen, die nicht auf Spesen beruhen, z.B. Verrechnung von Fotokopien, Lieferantenrechnungen usw.

  • Andere Leistungen

  • Aehnlich dem allgemeinen Zeitaufwand. Sinnvoll für die Erfassung von Drittrechnungen (sog. Auslagen)

  • Verbrauch / Artikel

  • Dient der Erfassung von Artikeln aus dem Artikelstamm

  • Anlagenaufwand

  • Dient der Erfassung von Stundenaufwand aus Anlageninventar.

Andere Arten (die über die Projektplanung bzw. deren Rückmeldung erfasst werden):

  • Materialaufwand

  • Anlageaufwand

  • Absenzen, welche über die Zeiterfassung erfasst werden.

Folgeleistungen

Bei der Erfassung einzelner Leistungen ist es oftmals wünschenswert, dass einer bestimmten Leistungsart (Tätigkeit, oder Spesenart oder Auslagenart oder einem Artikel) automatisch zwingend oder fakultativ gewisse Folgeleistungen angehängt werden, die mengenmässig voreinstellbar sind, also quasi ein Set von verschiedenen Leistungsarten.

Leistungserfassung

Es können externe, interne und Artikel erfasst werden.

In einem weiteren Schritt können die Absenzen ebenfalls via die Leistungserfassung nachgeführt werden. Material- und Maschinenverrechnungen erfolgen via die Rückmeldungen bei der Projektplanung. Neben Mengen können auch Datumsbereiche genutzt werden. Die Leistungen sind in ihrer Verrechenbarkeit aufschiebbar. Um eine Übersicht zu haben, stehen geeignete Funktionalitäten und verknüpfte Informationen zur Verfügung.

Leistungserfassung in bossERP

Wir kennen in bossERP zwei Arten von Leistungserfassungen:

  • Leistungserfassung: Erfassung via die Tabelle Leistungen , sog. "ausführliche" Leistungserfassung

Die Erfassung von Leistungen direkt in bossERP erfolgt in einer Eingabemaske von überall her mit einem einzigen Shortcut-Aufruf (CTRL+L), ähnlich der Telefonsuche. Der eigentliche Leistungsauftrag bzw. das zugehörige Projekt bzw. das Dossier kann ebenfalls aufgerufen werden. In anderen Fällen, z.B. wenn man die Maske direkt aus einem Auftragsdossier aufruft, ist das zugehörige Dossier bereits eindeutig.

  • Zeit- und Leistungserfassung: Erfassung via das persönliche Zeiterfassungsblatt bzw. das Monats-Quererfassungsblatt. Die Erfassung von Zeiten inkl. Absenzen und Leistungen
  • entweder direkt in bossERP
  • oder via Java-Web-Client wird
  • entweder in einem übersichtlichen persönlichen Zeit- und Spesenerfassungsblatt mitsamt Rekap für z.B. gearbeitete Stunden oder Absenzen (z.B. Ferienbezüge und Salden) sowie von Mehr- und Minderzeiten
  • oder in einer Monatsmaske mit allen Kalendertagen des Monats für dieselben Erfassungen und Darstellungen vorgenommen. Projekte (bzw. Dossiers) lassen sich in Aufgaben bzw. Tasks gliedern, die dann, möglicherweise zwingend, in die Leistungserfassung übernommen werden können bzw. müssen.

Leistungserfassung im Internet

Siehe dazu die Ausführungen hier.

Verrechnungssätze

Die verschiedenen Tätigkeiten, Mitarbeiter, Mitarbeitergruppen oder Projekte haben ihre eigene Preisfindung und sind fallweise einstellbar.

Leistungsverrechnung

Eine weitgehend automatisierte Fakturierung ist Teil des Ganzen und

wird damit in die übrigen Funktionalitäten des Moduls Verkauf + Debitoren

integriert. Es lassen sich beispielsweise Belegzeilen zusammenfassen. Leistungen sind nun entweder (normal) verrechenbar, pauschal verrechenbar oder nicht verrechenbar. Es gibt keine verrechenbaren Pauschalleistungen. Sind die Leistungen normal verrechenbar, können die beiden Checkboxen "Erst später verrrechnen" und "Ist Gratisleistung / Kulanz" gewählt werden. Ist eine Leistung nicht (normal) verrechenbar, so haben die beiden Checkboxen keine Bedeutung. Sind Leistungen pauschal verrechenbar, so wird die Leistung automatisch auf "verrechnet" gesetzt, obwohl sie das möglicherweise noch nicht ist. Aber so ist gewährleistet, dass eine pauschal zu verrechnende Leistung nicht in den normalen Verrechnungslauf gelangt.

Auswertungen

Mit einfachen Short-Cuts lassen sich Leistungen sehr schnell suchen,

darstellen und statistisch zusammenzählen, um Übersicht über die verschiedenen erbrachten Leistungen zu gewährleisten. Ebenfalls steht ein Leistungsblatt

im Sinne einer Controllingübersicht zur Verfügung. Ferner steht eine Schnittstelle zu bossERP  Lohn zur Verfügung.

Integration in die Fibu

Durch die Unterstellung ins Modul Verkauf + Debitoren ist die Integration

von externen Leistungen in die Fibu automatisiert und sichergestellt. Die Verbuchungsmethodik für die Verrechnung von internen Leistungen ist abhängig von der Wahl des Konzeptes