Erfassen von Vorauszahlungen (Spezialfall)
Die Erfassung von Vorauszahlungen erfolgt über den entsprechenden Registerinhalt des Auftragsdossiers selber. Es wird das entsprechende Auftragsdossier gesucht, z.B. wie folgt: Im vorliegenden Beispiel hat der Kunde im Freien Feld 1 des Dossiers das Label "JANR" vergeben. Dieses Feld enthält einen bestimmten Eintrag, der für das schnelle Auffinden von bestimmten Aufträgen entscheidend ist. Die Suche kann auch nach den üblichen andern Kriterien erfolgen, wie z.B. die Suche via CTRL-Klick in die Titel der Outputform, die Keywords usw. "Schlau" ist, wenn das Dossier ebenfalls das gleiche Suchkriterium hat. Es ist jedoch möglich, dossierübergreifende Verrechnung von Fakturen mit Vorauszahlungen vorzunehmen.
Ist das gewünschte Dossier gefunden, kann die Erfassung der Vorauszahlung wie folgt vorgenommen werden:
| Dossier | Seite Auftrag |
|---|---|
 |
|
| V | Verbucht |
| Inputform der VZ | |
| Datum der VZ | Valutadatum |
| Währung | Wahl der Währung |
| Wechselkurs | Übersteuerung des Buchkurses |
| Vorauszahlung | Betrag |
| Verwendeter Mwst-Code | in "Vorrechnung" verwendeter Mwst-Code. Siehe weitere Erklärungen unten. |
| Bei vereinbartem Entgelt und ohne bereits erbrachte Leistungen wird der Vorauszahlungsbetrag ohne Mwst-Betrag erfasst. | |
| Bei vereinbartem Entgelt und ohne bereits erbrachte Leistungen muss hier kein Mwst-Code vergeben werden. | |
| Warum: Die Mwst wird mit den nachfolgenden erbrachten Leistungen abgerechnet. | |
| Bei vereinnahmtem Entgelt, mit oder ohne bereits erbrachte Leistungen muss hier ein Mwst-Code vergeben werden. | |
| Eingangskonto | Mit dem @-Zeichen zu den System-Konten (Pseudo-Zahlungsverbindung) |
| Kostenstelle | falls auch die Bilanz in die Kostenrechnung einbezogen wird: mit dem @-Zeichen zu den System-Kostenstellen |
| Kostenträger | falls auch die Bilanz in die Kostenrechnung einbezogen wird: mit dem @-Zeichen zu den System-Kostenträgern |
| Vorauszahlungskonto | Mit dem @-Zeichen zu den System-Konten (im Standard von bossERP werden die Anzahlungen an Kunden passiviert). |
| Kostenstelle | falls auch die Bilanz in die Kostenrechnung einbezogen wird: mit dem @-Zeichen zu den System-Kostenstellen |
| Kostenträger | falls auch die Bilanz in die Kostenrechnung einbezogen wird: mit dem @-Zeichen zu den System-Kostenträgern |
Bei vereinbartem Entgelt
- Bei vereinbartem Entgelt und ohne bereits erbrachte Leistungen wird der Vorauszahlungsbetrag ohne Mwst-Betrag erfasst.
- Bei vereinbartem Entgelt und ohne bereits erbrachte Leistungen muss hier kein Mwst-Code vergeben werden.
- Die Mwst wird mit den nachfolgenden erbrachten Leistungen abgerechnet.
- Bei vereinbartem Entgelt mit bereits erbrachten Leistungen muss hier ein Mwst-Code (z.B. VZU) vergeben werden.
Bei vereinnahmtem Entgelt
Bei vereinnahmtem Entgelt, mit oder ohne bereits erbrachte Leistungen muss hier ein Mwst-Code (z.B. VZU) vergeben werden. Der Mwst-Code ist hier nur massgebend, wenn entweder nach vereinnahmtem Entgelt oder nach erfolgten Leistungen vorausfakturiert worden ist (z.B. Bauleistungen). Dieser Code ist dann wichtig zu erfassen, wenn die nachfolgenden weiteren Rechnungen an dieser Vorauszahlung verrechnet werden müssen, weil bossERP automatisch die nachfolgenden Rechnungen bzw. deren Belegzeilen wiederum mit dem Mwst-Code versehen wird. Der ursprüngliche Mwst-Code der Vorauszahlungsrechnung ist hier einzutragen (siehe Fall D). bossERP erstellt bei der späteren Verrechnung der Teilrechnungen mit dieser Vorauszahlung dann automatisch eine Ausgleichsbuchung und behandelt sie damit in der Mwst-Abrechnung ähnlich einer Gutschrift. Wie bereits früher beschrieben, ist die Verwendung eines separaten Mwst-Codes sinnvoll, aber nicht Bedingung.
Die damit erfasste VZ steht nun für eine spätere Verrechnung zur Verfügung.