Vorauszahlungen nach vereinbartem Entgelt (Spezialfall)

Ausgangslage: Es erfolgt eine Vorauszahlung ohne erbrachte Leistungen. Sofern bereits Leistungen erbracht und Anzahlungen gestellt werden, dann handelt es sich um mwst-pflichtige Geschäftsfälle, die mit Mwst fakturiert werden müssen. Um später solche Zahlungen an weiter folgenden Rechnungen, die die Leistungen im Detail aufzeigen, zu verrechnen, kann auf die unter Verrechnung von Rechnungen an Vorauszahlungen beschriebene Lösung abgestellt werden. Im andern Fall, in welchem Vorauszahlungen bezahlt (und ohne dass eine Leistung erfolgt ist und nach vereinbartem Entgelt abgerechnet wird), dann sind ein paar Regeln zu beachten.

• In den Mehrwertsteuer-Einstellungen der System-Einstellungen muss die Checkbox auf vereinbartem Entgelt stehen.
• Werden Vorauszahlungen geleistet, die auf noch nicht erbrachten Leistungen beruhen und nach vereinbartem Entgelt abgerechnet, dann erfolgt die Erfassung und die Verrechnung solcher Anzahlungen wie folgt (Fall A bis C):

Fall A: Es wird eine Rechnung gestellt, welche mit ESR bezahlt wird

Vereinbartes Entgelt und ohne erbrachte Leistung: Mittels einer Rechnung werden z.B. CHF 200'000 fakturiert und die Mwst darauf noch nicht berechnet, da die Mwst erst mit den (Teil)Fakturen abgerechnet wird. Die Rechnung wird somit ohne Mwst von derzeit 7.6 % gestellt = CHF 200’000.00. Mittels ESR-Einlesen wird die gestellte Rechnung automatisch abgebucht. Damit ist sichergestellt, dass der automatische Debitorenbewirtschaftungsprozess sauber abläuft. Der Buchungsvorgang lautet wie folgt:

• Bei der Fakturierung wird das Debitoren-Sammelkonto belastet.
• Als "Ertragskonto" empfehlen wir die Einrichtung eines speziellen Fibu-Kontos in den Passiven, z.B. ein transitorisches Konto 2320.
• Beim ESR-Einlesen wird der Geldeingang dem Geldkonto belastet und das Debitoren-Sammelkonto gutgeschrieben. Damit ist die Vorauszahlungsrechnung ausgeglichen. Hingegen muss nun die Vorauszahlung erfasst werden, damit sie für die spätere Verrechnung von inskünftigen Fakturen zur Verfügung steht. Nach Zahlungseingang ist die Vorauszahlung manuell auf Seite 1 des Dossiers zu erfassen. Beachten Sie bitte die Ausführungen unter Erfassen von Vorauszahlungen. Wir empfehlen das Einrichten einer  "Pseudo"-Zahlungsverbindung mit speziellem Fibu-Konto (z.B. 2320). Eine solche Zahlungsverbindung erlaubt es aber trotzdem, dass man in die Lage versetzt werden kann, individuelle spezielle weitere Fibu-Konten einzurichten und im manuellen Zahlungsvorgang anzuwählen. Vielleicht möchte man dies für grössere Kunden bzw. Projekte separat in der Fibu sehen.

Fall B: Es wird ein Brief geschrieben und die Zahlung manuell erfasst

Vereinbartes Entgelt und ohne erbrachte Leistung: Mittels eines Briefes werden z.B. CHF 200'000 vom Kunden verlangt und die Mwst darauf noch nicht berechnet, da die Mwst erst mit den (Teil)Fakturen abgerechnet wird. Der Vorauszahlungsbrief wird somit ohne Mwst von derzeit 7.6 % gestellt = CHF 200’000.00. Die Überwachung des Zahlungseinganges erfolgt nicht automatisch, sondern manuell. Der Vorauszahlungsbetrag wird manuell bei Zahlungseingang auf Seite 1 des Dossiers erfasst.

Fall C: Es wird kein Brief geschrieben, aber die Zahlung manuell erfasst

Vereinbartes Entgelt und ohne erbrachte Leistung: Die Überwachung des Zahlungseinganges erfolgt nicht automatisch, sondern manuell.

Der Vorauszahlungsbetrag wird manuell bei Zahlungseingang auf Seite 1 des Dossiers erfasst.