Verdankungssystem / Verdankungsmailing

Übersicht

Das "Verdankungssystem" stützt auf die eingegangenen (oder die fehlenden) Sponsoring-Zahlungen ab, welche ihrerseits (technisch gesehen) Kundenzahlungen sind, die an einem Einzel-Mailing hängen. Damit bossERP jederzeit weiss, welches Mailing bzw. welche Sponsoring-Zahlung verdankt wurde und welche (noch) nicht, bestehen Verknüpfungen zwischen den Sponsoring-Zahlungen und den Dankesmailings. Da ein Verdankungsmail mehrere Zahlungen verdanken kann und andererseits zu einer Zahlung mehrere Verdankungen möglich sind (z.B. die unmittelbare Verdankung der Zahlung nach deren Eintreffen und zusätzlich eine "Gesamtverdankung" Ende Jahr), haben wir in bossERP eine (versteckte) Hilfstabelle, welche die Verknüpfungen zwischen Sponsoring-Zahlungen und Verdankungsmails abbildet. In den Mailingvorlagen werden zwei Felder geführt: Das erste ist ein Flag "Zahlungen nicht verdanken" und das zweite eine Zahl "Zahlungen verdanken ab" (Betrag). Da diese Angaben in der Mailing-Vorlage stehen, gelten sie für alle Sponsoring-Zahlungen dieser Vorlage. Die beiden in den Mailingvorlagen eingefügten Felder werden zusätzlich auch in den Adressen geführt (betriebsabhängig). Diese individuellen Verdankungseinstellungen in der Adresse übersteueren die Einstellungen in der Mailing-Vorlage. Die vorgenannten beiden Felder können in den " Mandanteneinstellungen" als Vorgaben vordefiniert werden. Schnellsuchen erlauben ein rasches Auffinden von Mailings mit oder nicht eingegangenen Zahlungen, nicht oder bereits verdankte Mailings usw. Anhand einer speziellen Funktion kann man "Sponsor-Zahlungen verdanken". Im entsprechenden Dialog kann angegeben werden, ob die Zahlungen einzeln, zusammengefasst nach Mailings oder zusammengefasst nach GönnerInnen erstellt werden; ab welchem (Gesamt-)Betrag die Verdankung erstellt werden soll etc.

Einstellungen zur Verdankung

Systemeinstellung Auswahllisten: Wir empfehlen das Anlegen der beiden Vorlagetypen "Verdankung" und "Spendenbescheinigung". Mandanteneinstellungen: Vorgaben für die Adress-Neuerfassung (Checkbox "Zahlungen nicht verdanken", Feld "Zahlungen verdanken ab (Betrag)"). Adresse: im Register "Mailing" die individuellen Vorgaben (Checkbox "Zahlungen nicht verdanken", Feld "Zahlungen verdanken ab (Betrag)"), welche die Mailing-Vorlagen übersteuern. Mailing-Vorlage: im Register "Vorlage" (Checkbox "Zahlungen nicht verdanken", Feld "Zahlungen verdanken ab (Betrag)"), welche durch die Adress-Einstellungen übersteuert werden können. Beachten Sie auch die Prioritäten der speziellen Sponsoring-Ertrags-Kst bzw. -Ktr, indem solche bei den ESR-Einzahlungen automatisch berücksichtigt werden.

Erstellen einer Verdankungsvorlage

Siehe dazu die Beschreibung zur Mailing-Vorlage Verdankung.

Suche nach Mailings mit oder ohne Zahlungen

Wenn man die Mailings im Output hat, so kann man nach solchen mit Menüpunkt Mailings - mit oder ohne Zahlungen suchen. Beides zusammen sind dann die Mailings mit EZS (oberste Suche). So kann man sofort sehen, auf welche Sponsormailings noch nicht mit einer Zahlung reagiert wurde.

Suche nach Nicht verdankten Mailings

Das Menüitem Mailings - Nicht verdankte Mailings ruft genau diejenigen auf (also Mailings mit EZS und mit einer eingegangenen Zahlung), welche noch nicht verdankt wurden.

Suche nach Mailing mit (teilweise) nicht verdankten Zahlungen

Wird eine Zahlung einer Adresse verdankt, gilt das Mailing zu dieser Adresse als verdankt. Es kann sein, dass mehrere Zahlungen dieser Adresse auf das gleiche Mailing eingehen. Damit auch diese weiteren (einzelnen) Einzahlungen verdankt werden können, werden zuerst die Mailings aufgerufen und die "nicht verdankten Zahlungen" gesucht.