Übersicht über bossERP Office

Übersicht

bossERP verfügt über eine vollintegrierte Einbindung von Office-Lösungen, wie z.B. Microsoft Office, Sun's Open oder Libre Office, AppleWorks usw. Die Verwendung basiert auf vordefinierten und frei formatierbaren Vorlagen und für Seriendokumente auf bossERP-spezifischen Templates. Einmalig erstellte Dokumente, die durch Öffnen einer Office-Applikation erstellt werden, basieren auf hinterlegten Vorlagen gemäss Systemeinstellungen . Es ist auch möglich, Office-Dokumente ohne Vorlagen zu erstellen. Die nachstehenden Ausführungen beziehen sich auf das Erzeugen von Dokumenten unter dem gleichnamigen Menüpunkt. Seriendokumente, die in bossERPERP mittels Datei (Mac: Ablage - Dokumente erzeugen generiert werden, basieren auf Templates ("Schablonen"), die mit Tabellen "verbunden" sind. Diese Templates bilden somit die Grundlage für das Erzeugen von weiteren Dokumenten, wobei auch nur 1 Dokument als "Serie" erstellt werden kann. Es lassen sich auch vollständig neue Dokumente erzeugen, die auf einer sog. leeren vorformatierten Vorlage beruhen. Die Templates und Dokumente sind Tabellen-orientiert, d.h. jede Datei kann seine eigenen Vorlagen haben, und jede Tabelle kann für das Erzeugen von Dokumenten genutzt werden (Beispiele: Adressen, Auftragsdossiers, Artikel, Belege usw.). Die Dokumente lassen sich später in den dafür vorgesehenen Registern aufgrund der Pfad-Speicherung jederzeit wieder abrufen. Man kann in der Vorlage entscheiden, ob man zwingend oder auf Nachfrage eine solche Speicherung mit oder ohne Dateinamensvorgabe wünscht. Es können auch tabellenübergreifende Daten via Scripte abgerufen werden. Beispiel: ich möchte in der Tabelle Adresse Daten von zugehörigen Auftragsdossiers oder Umsätze abrufen und in die gewünschten Dokumente einbinden. Sinn von bossERP Office ist es, Dokumente schnell und einfach erstellen, bearbeiten, ablegen und abrufen zu können, um Geschäftsvorfälle, die zueinander gehören, sauber und übersichtlich ordnen zu können.

Zugriff auf bossERP Office

In der Administration bzw. der Dokumentenverwaltung muss das Spezialrecht für bossERP Office freigeschaltet sein. Wir schalten es allen Benutzern von bossERP gerne frei, sofern dies allenfalls noch nicht erfolgt ist. Zugriff hat, wer im Zugriffssystem "Berichte (4D Reports) bzw. Diagramme" tabellenbezogen erstellen darf. Das Häkchen in der 2-letzten Spalte muss gesetzt sein.

Grundeinstellungen für das Bereitstellen und Erzeugen von Dokumenten

  • bossERP Office muss freigeschaltet sein.
  • Im Zugriffssystem muss der Menüpunkt "Dokumente erzeugen" freigeschaltet sein.
  • Unter der Programmverwaltung(Administration) können die entsprechenden Programme bzw. ihre Suffixe angelegt werden, was aber nicht zwingend erforderlich, also fakultativ ist. Beispiele:
  • Microsoft Office Word als .doc (und docx)
  • Microsoft Office Excel als .xls (und xlsx) usw.
  • Libre Office als .odt (Textdokument)
  • Libre Office als .ods (Tabellendokument) usw.
  • Unter Workstation müssen im Register Programme die dazu passenden, echten Applikationen angelegt werden.

Erstellen von Vorlagen

Gemeint sind hier die Vorlagen, die es unter dem Menüpunkt atei (Mac: Ablage - Dokumente erzeugenbraucht. Nicht zu verwechseln mit den Doku-Vorlagen in den Workstation-Einstellungen.

  • Es müssen unter Windows XML-Vorlagen mitsamt sog. Platzhaltern vorbereitet sein: siehe Erstellen von Vorlagen.
  • Unter Mac müssen es RTF-Vorlagen mitsamt den sog. Platzhaltern sein.
  • Legen Sie diese Vorlage an einen Ihnen vertrauten Ort, um sie später wieder zu holen.

Einbinden von Vorlagen

Erzeugen von Dokumenten

Voraussetzungen

  • Vorlagen müssen als XML-Dateien abgespeichert werden können.
  • Unter Windows und unter Anwendung von Microsoft-Office empfehlen wir die Version 2010.
  • Unter Mac und unter Anwendung von Microsoft-Office empfehlen wir die Version 2011. Wird die Version 2004 verwendet, ist einmalig eine RTF-Datei "zu öffnen mit Word" zuzuweisen, d.h. innerhalb der Datei-Information (Context-Menü-Taste Informationen), unter Rubrik "Zu öffnen mit", das PopUp Word zu wählen.
  • Das Ablagesystem muss festgelegt sein. Das heisst: wo wird beim Eröffnen des Auftragsdossiers automatisch ein Verzeichnis gemäss den festgelegten Regeln erstellt.

Zugang zu bossERP

  • Entweder via das Register Dokumente und dort mittels des entsprechenden Buttons auf der rechten Seite
  • oder via die Favoritenleiste
  • oder via Menüpunkt Datei - Dokumente erzeugen.