Kassen-Abschluss

Berechtigung

  • Wenn eine Kasse gemäss Einstellung abgeschlossen werden muss,
  • muss mindestens einem Mitarbeitenden das Recht zugewiesen sein, eine Kasse abzuschliessen. Verfügt er nicht über dieses Recht, ist der Button "Abschluss" nicht aktiv. Wird man aufgefordert, die Kasse abzuschliessen, hat aber das Recht nicht dazu, dann kann sich mit Drücken der F4-Taste ein Mitarbeitender einloggen, welcher das Recht zum Kassenabschluss hat.

Einsehen des bisherigen Kassenverlaufes: Datei - Kassenverlauf (CTRL+K)

Mittels Menüpunkt Datei - Kassenverlauf können die Bewegungen eingesehen werden. Dazu werden mit Klick auf den Button "Auszug" oder mit dem Tastaturkürzel CTRL+A kann die Ausweitung oder Einengung des Betrachtungszeitraumes (von-bis) möglich gemacht. Mit Doppelklick auf die einzelnen Bewegungen können die Details der Kassenverläufe eingesehen werden.

Vorgehensweise

Bevor der Kassen-Abschluss gefahren wird, ist der Kassenbestand in CHF und EUR zu zählen. Der Kassen-Abschluss wird nicht in der Kassen-Eingabe gemacht, sondern in der Tabelle Kassenverlauf, die man

  • über Menüpunkt Datei (Mac: Ablage) - Kassenverlauf oder
  • mit der Tastenkombination CTRL+K erreicht. Nach Wahl bzw. Aufruf der Tabelle "Kassenverlauf" ist
  • der Button "Abschluss" zu drücken (dazu ist auch hier die Tastenkombination CTRL+K möglich). Der Button "Abschluss" ist auch aktiv, wenn die Kasse nicht abgeschlossen werden muss, so dass sie "freiwillig" abgeschlossen werden kann. *)
  • und der vorher gezählte effektive Barmittel-Bestand in CHF und EUR einzugeben. Falls man fälschlicherweise den Button "Abschluss" wählte, kann man mit der Taste ESC aussteigen. Ansonsten wird die Kasse abgeschlossen und eine allfällige Kassendifferenz gemäss den Einstellungen unter Kassen - Register Einlagen und Entnahmenfür die spätere Buchung festgehalten. Mit 2-maligem CTRL+K kann man die Kasse abschliessen. Mit ESC kann man den Abschluss-Dialog und die Tabelle Kassenverlauf verlassen. *) Sollte der Abschluss-Button (CTRL+K) gedimmt sein, kann es an folgendem liegen:
  • Die geladene Kasse verlangt gemäss deren Einstellung keinen Abschluss, d.h. die Checkbox "Abschluss beim Beenden der Kasse nötig" ist nicht gestellt.
  • Seit dem letzten Kassenabschluss sind keine Bewegungen erfolgt.
  • Der Mitarbeiter hat nicht das Recht, die Kasse abzuschliessen
  • oder die abzuschliessende Kasse wurde bereits abgeschlossen .

Umsatzauswertung (oder CTRL+U)

Der Button "Umsatzauswertung" ist aktiv, wenn das Mitarbeiterrecht "Darf Kassenumsatzauswertung aufrufen" beim Mitarbeiter im Register Leistungserfassunggesetzt ist. Die Umsatzauswertung kann mit dem gleichnamigen Button oder mit CTRL+U aus dem Kassenverlauf gemacht werden. Im folgenden Dialog können die Parameter für die gewünschte Auswertung gesetzt werden:

  • Kassenbewegungen

  • Aktuelle

  • mit Abschluss-Nr

  • Periode

  • Auswertung nach

  • Artikeln

  • Artikelgruppen

Die Umsatzauswertung kann exportiert und als Textdatei in Excel geöffnet werden. Es können mehrerer Umsatzauswertungen parallel geöffnet werden. Dazu muss das Fenster "Kassenverlauf" nach vorne geholt werden, um den Button "Umsatzauswertung" erneut zu setzen. Wie überall in bossERP muss, wenn ein zweites "identisches" Fenster geöffnet wird, zusammen mit dem Button "Umsatzauswertung" die ALT- bzw. Options- (Weichen)-taste unter Mac) gedrückt werden. Hinweise:

  • Die Umsatzauswertung verwendet die Kassenbewegungen und nicht die daraus erzeugten Belege. Will man die Auswertung nach Belegen, wählt man dort die Schnell-, die Umsatz- oder die Hierarchische Umsatzauswertung.
  • Da entweder die Artikel oder die Artikelgruppen im Kassenverkehr gewählt werden können, wirkt sich dies auch auf die Umsatzauswertung aus.
  • Erfolgt die Auswertung nach Artikelgruppen,
  • werden die als Artikel erfassten Kassenbewegungen, welche selber keiner Artikelgruppe zugeordnet sind, auf einer Zeile "ARTIKEL OHNE GRUPPE" ausgewertet.
  • Sind die Artikel aber Artikelgruppen zugewiesen, werden sie in dieser Artikelgruppe gezeigt.
  • Erfolgt umgekehrt die Auswertung nach Artikeln, wird für erfasste Artikelgruppen eine Zeile mit "GRUPPE OHNE ARTIKEL" gezeigt.

Kassen-Abschlussnummer

Alle Kassenbewegungen werden mit einer nicht beeinflussbaren, fortlaufend aufsteigenden Nummer gruppiert, d.h. alle zusammengehörenden Kassenbewegungen (vom Start der Kasse bis zu derem Beenden bzw. Abschluss) erhalten dieselbe Nummer. So kann man - auch nachträglich - erkennen, welche Bewegungen zusammengehören.

Auffinden von Kassen-Abschlussbewegungen

  • Entweder durch Wahl des Menüpunktes Dateien - Kassenbewegungen - Kassenbewegungen - Abschlussbewegungen
  • oder via die Tabellen Kassenverlauf und Suche der Abschlusszeile(n).