Zusammenfassen von Leistungen bei der Fakturierung
Auswahlkriterien
| Auswahlkriterien | |
|---|---|
| Auftragsdossier | alle oder einzelne Dossiers |
| Mitarbeiter | alle oder einzelne Mitarbeitende |
| Mitarbeitergruppen | alle oder einzelne Mitarbeitergruppen |
| Art der Leistung | Spezifizierter Zeitaufwand Allgemeiner Zeitaufwand Mitarbeiterspesen Allgemeine Spesen Auslagen Andere Leistungen Verbrauch pendent: Materialaufwand und Anlageaufwand |
| Verrechnungsperiode | von-bis |
Verrechnungsregeln und Optionen für das Zusammenfassen von Leistungen
Zusammenfassungsmöglichkeiten (durch Stellen der entsprechenden Checkboxen:
- via gleichlautende Zeilentexte der Spezifikation: Der Eintrag im Feld "Spezifikation" muss gleich lautend sein muss. Das bedeutet auch, dass man durch die Eingabe in diesem Feld z.B. auch "verschiedene Spesenarten" zusammenfassen kann - soweit dies sinnvoll erscheint).
- via identische Spesen (oder identische Leistungen oder identische Auslagen): Leistungen werden zusammengefasst, wenn sie auf dieselben Stammdaten verweisen (auf dieselbe Spesenart, dieselbe Tätigkeit usw.) und zwar unabhängig vom Feld "Spezifikation".
- grundsätzlich "alle": Alle Leistungsarten werden - soweit möglich - zusammengefasst. Also alle Tätigkeiten, alle Spesen usw., sofern die Fibu-Konten, Kst, Ktr, Mwst-Codes gleichlautend sind.
- Es werden die Spezifikation und der Beschrieb nacheinander zusammengefasst, indem die entsprechenden Checkboxen gestellt werden:
- Mit der gestellten Checkbox "Nach Mitarbeitern getrennt zusammenfassen" gibt es die Möglichkeit, deren erfassten Leistungsarten Verbrauch (also Artikel/Material) und Spesen je einzeln ein- oder auszuschalten. Wenn die beiden Leistungsarten ausgeschaltet sind, werden sie vollständig (über alle Mitarbeiter) hinweg zusammengefasst.
- Die Checkbox "Nach Verrechnungsansätzen getrennt zusammenfassen" kann nur gesetzt werden, wenn der spezielle und/oder der allgemeine Zeitaufwand zusammengefasst werden soll. Man kann z.B. erzwingen, dass gleiche Verrechnungsansätze trotzdem getrennt zusammengefasst werden, wenn es zwei Tätigkeiten mit unterschiedlichen Fibu-Konten oder Kst oder Ktr gibt.
- Die Radiobuttons für den externen Beschrieb sind wählbar, wenn keine Zusammenfassung gewählt ist:
- Standardmässig ist "Externe Beschriebe ... ergänzen ... " gestellt, damit sie bei fehlender Zusammenfassung in die Belegzeile übernommen wird.
- Anstelle dieses Radiobuttons kann der 3. "Externe Beschriebe ... nicht übernehmen" gewählt werden
- oder Sonderfall: "Nur ersten externen Beschrieb ... übernehmen".
- Die Checkbox "In Belegzeilenergänzungen fehlende Mitarbeiter einsetzen" bedeutet, dass - wo sie fehlen - anhand der Arbeitszeiteinträge - der Name und Vorname des Mitarbeiters, auch wenn sie nicht getrennt zusammengefasst werden, eingesetzt wird. Zusammengefasste Leistungen gehören alle zum selben Mitarbeiter.
- Die andern Checkboxen und Radiobuttons sind selbstredend. Siehe auch die Beschreibung bezüglich Übernahme des Mitarbeiternamens in die Belegzeilenergänzung. In den Leistungsarten (Tätigkeit, Spesen,auslagen) kann hinterlegt werden, ob eine Leistung grundsätzlich nicht zusammengefasst werden darf, obwohl in den Verrechnungsregeln eine Zusammenfassung gewählt wird. Ebenfalls werden Leistungen, die anlässlich ihrer Erfassung durch Stellen der Checkbox auf "nicht zusammenfassen" gesetzt wurden, nicht zusammengefasst.
Belegangaben
Es können unterschiedliche Vorgaben gewählt werden, welche auf die Belege gesetzt werden sollen. Es hängt davon ab, welcher Prozess abläuft.
Mittels Menüpunkt Leistungen - Verrechnung - Leistungen verrechnen
Mittels Menüpunkt Leistungen - Verrechnung - Leistungen auf Adresse verrechnen
In diesem Verrechnungsprozess geht es darum, Leistungen unterschiedlicher Dossiers mit gleicher Rechnungsadresse zu verrechnen:
Hinweis zur Zusammenfassung der Felder Spezifikation und Beschrieb 1
Sie werden wie folgt zusammengefasst und zeilenweise aufgelistet: Spezifikation 1 (Leistungs-)Beschrieb 1 Spezifikation 2 (Leistungs-)Beschrieb 2 Spezifikation 3 (Leistungs-)Beschrieb 3 usw.
Besonderheit Kulanzleistungen
Bei Kulanzleistungen werden die Mengen (wie es sich gehört) zusammengezählt. Das Zeilennetto, das Zeilentotal und der Zeilenansatz bleiben aber bei 0.00, d.h. es gibt eine Gratiszeile. Mit anderen Worten: Mehrere Gratisleistungen wurden zu einer Gratisbelegzeile zusammengezogen - genau wie erwünscht und erwartet. Werden "gemischte" Leistungen in eine Belegzeile zusammengezogen (also einerseits normale und andererseits Gratisleistungen) - z.B. 100 km Reisespesen als Kulanz und 100 km Reisespesen normal - so erzeugt ERP eine Belegzeile mit 200 km Reisespesen aber mit dem halben Ansatz (weil die Hälfte der Leistung gratis war und die Leistungen zusammengefasst werden mussten). Das alles ist nur dann von Belang, wenn Leistungen auf Belegzeilen zusammengefasst werden sollen. Werden "zusammenfassbare" Leistungen nicht zusammengefasst - d.h. für jede Leistung eine eigene Belegzeile erzeugt - so gibt’s keine Probleme, weil in jeder Belegzeile einzeln bestimmt wird, ob es eine Gratiszeile (=Kulanz) oder eine normale Zeile ist.
Berücksichtigung von Rabatten auf Belegzeilen, die aus Leistungen entstanden sind
Siehe dazu den Beschrieb unter Leistungen verrechnen / Fakturierung.