Leistungen verrechnen: Fakturierung

Hinweis zur Prüfung von Leistungen

Es gibt einerseits die Prüfung von Arbeitszeiteinträgen selber. Bei der ersten Prüfung kann in den Systemeinstellungen zur Leistungserfassung im Register Verarbeitung festgelegt werden, ob bei AZ-Einträgen überhaupt das Ankreuzfeld "Ist geprüft" angezeigt wird und ob nur geprüfte AZ-Einträge zu Leistungen verrechnet werden dürfen. Bei der Prüfung von Leistungen werden vererbte Prüfergebnisse aus AZ-Einträgen in die Leistungsdatensätze übernommen; Direkt erfasste Leistungen können auch ohne gestellte Prüf-Checkbox an Kunden verrechnet werden, sofern nicht interne Regelungen das Verrechnen untersagen.

Verrechnungsmethodik

Die verrechenbaren, aber (bisher) noch nicht verrechneten Leistungen müssen in Debitorenbelege überführt werden. Dabei werden einerseits Rechnungen mit diesen Leistungen neu erzeugt, aber andererseits auch bestehende bzw. vorbereitete Rechnungen mit diesen Leistungen ergänzt, falls dies so gewünscht wird. Auch Sammelrechnungen und vorgegebene periodisch wiederkehrende Rechnungsstellungen sind so möglich. Bei beiden Funktionalitäten ist der Umwandlungs- bzw. Belegzeilen-Erzeugungsmodus zu bestimmen:

  • Erstens sollte explizit ausgewählt werden können, welche noch unverrechneten Leistungen nun verrechnet werden sollen (es müssen ja nicht einfach alle verrechenbaren, aber noch unverrechneten Leistungen einer bestimmten Zeitperiode sein), und
  • zweitens muss definiert werden, wie die einzelnen Leistungen allenfalls zusammengefasst werden können und dürfen. Dabei ist allerdings klar, dass Leistungen mit unterschiedlichen Konten oder Kostenrechnungs-Angaben oder solche mit verschiedenen Verrechnungseinheiten (km, Std., Tage usw.) nicht zusammengefasst werden können, weil diese Angaben je Belegzeile einmalig sind. Trotzdem sind Zusammenfassungen von erfassten (Einzel-) Leistungen in eine Belegzeile möglich, so z.B. könnten die Aufwände je Mitarbeiter oder diejenigen pro Datum oder diejenigen mit gleich lautender Tätigkeit usw. zusammengezogen werden. Beim Verrechnen von unverrechneten Leistungen werden also zuerst die einzelnen Aufwände ausgesucht und zur Verrechnung markiert. In einem weiteren Schritt wird definiert, welche Zusammenfassungsregeln bei der Erzeugung von Belegzeilen angewandt werden sollen. Vor der Fakturierung wird gefragt, welche anzuwendenden Regeln angewandt werden sollen. Tätigkeiten, Spesen oder Artikel mit Fw-Ansätzen werden beim Erstellen des Leistungsdatensatzes und bei der Fakturierung berücksichtigt. Hinweis: Falls gemäss der Systemeinstellung "Leistungserfassung" nur geprüfte Arbeitszeiteinträge bzw. Leistungen verrechnet werden dürfen, werden somit ungeprüfte nicht verrechnet.

Gestaltung der Rechnungen

Grundsätzlich entspricht die Rechnungsgestaltung derjenigen, wie sie im Modul Verkauf + Debitoren bereits vorgesehen ist. Bei zu einer einzigen Belegzeile zusammengefassten Leistungen ist es möglich, die Verknüpfung zwischen Leistungen und Belegzeile (in beide Richtungen) aufzurufen. In den verrechneten Leistungen wird die daraus erzeugte Belegzeile gespeichert. Mit dieser Relation ist es auch möglich, Details einer Belegzeile (also Einzelleistungen) auszuwerten. Mit einem Ändern-Button kann im Belegzeilen-Input die erfassten Leistungen im Detail angesehen werden. Ebenfalls kann eine oder mehrere Belegzeilen markiert und mit Verknüpfungen zu den Leistungsdetails gelangt werden. Es gibt für das Zusammenfassen von Leistungen weitere Möglichkeiten für die Belegzeilen-Gestaltung. Siehe dazu die Einstellmöglichkeiten bezüglich "Zusammenfassen von Leistungen". Das Anfügen von verrechenbaren Leistungen in eine bestehende Rechnung kann in den Systemeinstellungen Leistungserfassung - Register Verrechnunggeregelt werden:

  • Existierende Rechnungen verwenden oder immer neue Rechnungen erzeugen.
  • Neue Leistungen am Ende bestehender Rechnungszeilen anhängen oder neue Leistungen sortiert nach Planungsressourcen anhängen.
  • Diese beiden Einstellungen werden in den Dialog "Leistungen verrechnen" übernommen. Zusätzlich kann dort festgelegt werden, ob die neue Rechnung nicht "auf geprüft" gesetzt werden soll. Erfolgen Leistungsverrechnungen aus Planzeilen, wird die Reihenfolge der Belegzeilen aus dem betroffenen Planung übernommen.

Vorgehensweise (Normalfall)

Menüpunkt Leistungen - Verrechnung - Leistungen verrechnen: Dieser Prozess unterscheidet zu Beginn, ob Leistungen markiert sind oder nicht. Sind Leistungen markiert, läuft der Verrechnungsprozess gemäss nachstehender Variante 1. Sind keine Leistungen markiert, läuft der Verrechnungsprozess gemäss nachstehender Variante 2.

  1. Variante 1: Es werden zuerst die Leistungen markiert, die verrechnet werden sollen.
  • bossERP prüft deren Verrechenbarkeit.
  • Leistungen, welche "Probleme" verursachen bzw. welche nicht verrechnet werden können, werden in einem neuen Fenster gezeigt.
  • Man gelangt direkt zu den Verrechnungsregeln (das erste Register "Auswahlkriterien" wird übersprungen und kann auch nachträglich nicht angewählt werden. Verrechenbare Leistungen werden im Register Verrechnungsregeln als "Vorauswahl: x Leistungen zur Verrechnung markiert". Bitte beim übernächsten Lemma weiterlesen.
  • Siehe dazu die Einstellmöglichkeiten bezüglich "Zusammenfassen von Leistungen"
  1. Variante 2: Die Ausgabeliste "Leistungen" ist geöffnet, aber es werden keine Leistungen markiert.
  • Im Dialog zur Leistungsverrechnung wählt man im 1. Register "Auswahlkriterien" die Leistungen aus (z.B. nach Periode usw.) und klickt auf Weiter zu den Verrechnungsregeln.
  • Es werden die mit diesen Kriterien gefundenen (noch nicht verrechneten, aber verrechenbaren) Leistungen in einer Auswahl-Tabelle zur Kontrolle und zur Auswahl aufgelistet.
  • Daraus wählt man entweder alle oder selektiv die zu verrechnenden Leistungen aus.
  • Man gelangt ins Register "Verrechnungsregeln" mit der Anzeige, dass "x Leistungen zur Verrechnung gewählt" worden sind.
  • Die Checkbox "Nach Mitarbeitern (und Dossiers) getrennt zusammenfassen" ist standardmässig gestellt und kann geändert werden.
  • Siehe dazu die Einstellmöglichkeiten bezüglich "Zusammenfassen von Leistungen".
  1. Markiert man keine der Leistungen geht es nicht weiter; man muss entweder alle oder einige davon markieren und auswählen.
  2. Die Reihenfolge der Belegzeilen erfolgt nach Erbringungsdatum aufwärts,  innerhalb des gleichen Datums nach erbrachten Tätigkeiten (Stunden, Tage...), dann nach Spesen.
  3. Ein Zusammenzug nach einzelnen oder mehreren Kriterien ist möglich (Belege - Belegzeilen zusammenfassen).
  4. Im Register "Belegangaben" werden die gemäss Systemeinstellungen Leistungsverrechnung im Register Verrechnung festgelegten Regeln übergeben, die übersteuert werden können.
  5. Die Rechnungen werden "auf geprüft" gesetzt,

  • sofern in der Systemeinstellung Leistungserfassung im Register Verrechnung die Checkbox "Neue Rechnung nicht auf 'geprüft' setzen" abgestellt ist

  • und die zu verrechnende Leistung die Checkbox "Nachbearbeitung auf Beleg nötig" nicht gestellt hat. Die Definitivsetzung erfolgt nach der Rechnungskontrolle (Belege - Als gedruckt kennzeichnen).

Vorgehensweise für die Verrechnung unterschiedlicher Dossiers auf die gleiche Adresse

Menüpunkt Leistungen - Verrechnung - Leistung auf Adresse verrechnen: Voraussetzungen:

  • Mindestens eines der unterschiedlichen Dossiers muss ein sog. Sammeldossier" bzw. "Sammelfakturierung".
  • Gibt es mehrere Sammeldossiers mit gleicher Rechnungsadresse, wird das zuletzt eröffnete eingesetzt.
  • Fehlt ein Sammeldossier, kann nicht verrechnet werden.
  • Alle unterschiedlichen Dossiers müssen die gleiche Rechnungsadresse haben.
  • Die gewählten Leistungen derselben Rechnungsadresse müssen verrechenbar sein (Allfällige nicht verrechenbaren Leistungen werden in einem separaten Fenster gezeigt).
  • Die Vorgehensweise entspricht ähnlich dem Normalfall. Der Unterschied zum "Normal-Dialog" ist, dass nicht drei, sondern zwei Register zur Verfügung stehen.
  • Im Register "Verrechnen auf" kann das vorgeschlagene Sammeldossier übersteuert werden, falls es mehrere Sammeldossiers gleicher Rechnungsadressen gibt.
  • Ein Teil der möglichen Einstellungen wird aus der Systemeinstellung "Leistungserfassung" gefüllt.
  • Für die Steuerung der Rechnungsbelegzeilen gibt es mehrere Checkboxen,
  • u.a. "Alle Leistungen eines Auftragsdossiers (soweit möglich) auf jeweils eine Belegzeile zusammenfassen" ist standardmässig gesetzt.
  • Falls sie gesetzt ist, kann nicht ins Register "Verrechnungsregeln" gewechselt werden, denn diese Regeln machen nur dann Sinn, wenn mehrere Belegzeilen je Dossier erzeugt werden sollen.
  • Siehe dazu "Zusammenfassen von Leistungen - Leistungsverrechnung auf (gleiche) Rechnungsadresse".
  • Ferner gibt es zwei Checkboxen für das Andrucken von (editierbaren)
  • Zwischentiteln und
  • Zwischensummen pro Dossier.
  • Alles Weitere siehe Ziffer 4 gemäss "Vorgehensweise (Normalfall). Hinweis für die Suche von Leistungen mit einer bestimmten Rechnungsadresse:
  • Direkte (und schnellere) Methode:
  • Leistungen markieren
  • Menüpunkt Leistungen - Schnellsuche
  • Feld "Rechnungsadresse" füllen
  • Es werden alle Leistungen mit gleicher Rechnungsadresse aufgelistet.
  • oder "konventionell":
  • Adresse in der Tabelle "Adresse" suchen
  • Menüpunkt Verknüpfungen - Auftragsdossier als Rg-Adresse
  • Menüpunkt Verknüpfungen - Leistungen

Weitere Hinweise zu den Vorgehensweisen

Während des Fakturierungsprozesses Verrechnung - Leistungen verrechnen sollte man via den jeweiligen Button "Weiter" von Register zu Register vorwärts schreiten. Klickt man auf die Register, erzwingt man dadurch einen manuellen Wechsel; es wird unmerklich ein Zwischenschritt übersprungen, nämlich die Auswahl bzw. das Markieren der konkret zu verrechnenden Leistungen. Das führt dazu, dass das System in einem zweiten Anlauf diese Auswahl fordert. Deshalb: jeweils den Weiter-Button wählen.

Weitere Hinweise beim Zusammenfassen von Leistungen

Leistungen (Tätigkeiten, Spesen, Auslagen) lassen sich auf vielfältige Art zusammenfassen. Siehe dazu Zusammenfassen von Leistungen bei der Fakturierung.

Prüfung von Verrechnungsansätzen

Siehe dazu "Verrechnungssätze".

Runden auf

Die Beleg- bzw. die Belegzeilenrundung erfolgt gemäss den Regeln der Belegeinstellungen.

Berücksichtigung von Rabatten auf Belegzeilen, die aus Leistungen entstanden sind

Bei der Verrechnung von Materialverbräuchen (= Leistungen) zu Rechnungen werden allfällige Verkaufs-, Händler- und Generelle Rabatte ab Version bossERP v15-03-b5 berücksichtigt. Wenn Leistungen mit verschiedenen Händlerrabatten oder Artikel-Leistungen mit verschiedene Verkaufsrabatten zusammengefasst werden,

  • zählt bossERP die verschiedenen Verkaufsrabattbeträge je Leistung/Artikel zusammen und
  • trägt die Summe der Verkaufsrabatte in das entsprechende Feld der Belegzeile ein.
  • Daraus rechnet bossERP dann den theoretischen Verkaufsrabatt in Prozent zurück. Dieser prozentuale Verkaufsrabatt wird in der Regel von einzelnen Verkaufsrabatten in den Artikeln abweichen, weil verschiedene Artikel (mit und ohne Rabatte) zu einer Belegzeile zusammengefasst worden sind. Analoge bzw. sinngemässe Aussagen gelten auch für generelle Rabatte und für Händlerrabatte, sofern Leistungen zusammengefasst fakturiert werden.

Übersteuerung der Gutschrift auf Kst/Ktr (Ausschalten der Dossierlogik) für Artikel

Bei der Debitorenverrechnung gilt im Standard die Gutschrift von Kst bzw. Ktr gemäss Dossier. Diese sog. Dossierlogik kann wie folgt übersteuert werden:

Bei der externen Materialverrechnung gibt es die Möglichkeit, im Artikel (Register Buchhaltung) "Gilt immer/Geht vor" festzulegen. Die dortigen KR-Angaben gehen allem andern vor.