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bossERP Handbuch

Personen

Dateien -Adress-Stammdaten

  • Personen

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Hinweis für den Umgang mit Adressen, Firmen und Personen

Abschnitt betitelt „Hinweis für den Umgang mit Adressen, Firmen und Personen“

Wir empfehlen, Firmen und Personen
via die Datei Adressen zu erfassen bzw. zu pflegen. Damit ist gemeint,
dass Sie zuerst die Datei Adresse öffnen und von dort aus die Firmen-
und Personendaten ergänzen.
Es kann durchaus gewünscht sein, dass Sie
gewissen Personen, aus welchen Gründen auch immer, keine Adressen zuteilen
möchten. Dann öffnen Sie direkt die Datei Personen und eröffnen Sie sie dort.
Personen ohne Adressen werden logischerweise
in der Output-Form Adressen nicht erscheinen.

Pro Personendatensatz können 2 Personen hinterlegt werden (z.B. für Paare). Die 1. Person ist die “führende” oder
die “Hauptperson”, d.h. an ihr “hängt” datentechnisch
die 2. Person.

Personen Seite Personalien
1.
Person
Anrede zwingend.
Man kann eine Auswahlliste hinterlegen, die
mit dem @-Zeichen angezeigt werden kann
Titel frei
wählbar (ebenfalls eine Auswahlliste hinterlegbar).
Vorname fakultativ
(aber empfehlenswert).
Duplikatsprüfung von vollständig gleichen Vornamen und Nachnamen
Checkboxen ob
die entsprechende Zeile auf die Etikette gedruck werden soll (standardmässig
beim Vornamen gesetzt)
Nachname zwingend. Duplikatsprüfung
von vollständig gleichen Vornamen und Nachnamen
Briefanrede Briefanrede
wird vorgeschlagen, falls mit der Tabulatortaste ins nächste Feld
gewechselt wird. Änderbar. Sie wird automatisch bei jeder Nachnamensänderung
neu gesetzt.
Die Briefanrede kann übersetzt werden. Anrede und Übersetzung wird auf die Anrede im Beleg übernommen.
Geburtsdatum fakultativ
Sozialvers.-Nr. fakultativ 13
-stellig. Bei der Eingabe wird auf die richtige Prüfziffer und auf Einmaligkeit geprüft und verwarnt. Da möglicherweise noch “alte” AHV-Nummern oder ausländische Sozialversicherungsnummern zur Anwendung kommen können, kann auch eine nicht prüfziffergerechte Nummer verwendet werden.
Ist der Personenstamm-Abgleich zwischen bossERP und bossSalary freigeschaltet wird eine doppelte Vergabe nochmals verwarnt, weil dies zwangsläufig zu einem Fehler in bossSalary führen wird.
Konfession fakultativ, Auswahllistehinterlegbar
Falls eine Schnittstelle
zwischen ERP und Lohn besteht, muss die Auswahlliste hier in ERP
haargenau(!) jener des Lohnes übereinstimmen (Swissdec-Vorgabe).
Status fakultativ, Auswahllistehinterlegbar
Zivilstand fakultativ, Auswahllistehinterlegbar
Falls eine Schnittstelle
zwischen ERP und Lohn besteht, muss die Auswahlliste hier in ERP
haargenau(!) jener des Lohnes übereinstimmen (Swissdec-Vorgabe).
Radiobuttons ob weiblich oder
männlich
Nationalität fakultativ, Auswahl aus der Ländertabelle
Heimatort fakultativ
Aufenthaltsbewilligung fakultativ, Auswahllistehinterlegbar
Falls eine Schnittstelle
zwischen ERP und Lohn besteht, muss die Auswahlliste hier in ERP
haargenau(!) jener des Lohnes übereinstimmen (Swissdec-Vorgabe).
Ist Mitarbeiter/in Kann für die Mitarbeiter-Kennung verwendet werden (siehe Tabelle Mitarbeiter)
Identifikation fakultativ, zur
Unterscheidung für gleiche Namen und Vornamen.
Mit der Developer-Methode “disM_Person_Identifikation”
kann die bossinfo.com bei bestehenden Files mit vielen Namen
und Vornamen das Identifikationsfeld automatisch mit der Ortschaft
aus der Adresse füllen, sofern die Person nur 1 Adresse hat
oder bei mehreren Adressen, die alle am gleichen Ort sind.
2. Person dito.
Briefanrede bei 2. Person Belegerfassung: Die zweite Briefanrede wird dann übernommen, wenn in der 2. Person die Checkbox „(Anrede) auf Etikette“ gesetzt ist.
Mailings: Für das Füllen der Briefanreden wird mit einem Script gesteuert.
Die Briefanrede kann übersetzt werden.
Hinweise Der Bereich der 2. Person verfügt über eigene Auswahllisten.

Bei der Suche nach Personen wird nach der 1. Person gesucht. Wird für
die Person eine Adresse geführt, kann bei Vorhandensein einer 2. Person
gewählt werden, ob diese 2. Person ebenfalls auf die Adresse gesetzt werden
soll.

Hinweis zum Suchen der 2. Person: Das Suchen über den Spaltentitel einer 2. Person ist nicht möglich;
die Suche erfolgt über den Menüpunkt Auswahl - Schnellsuche oderAuswahl - Suche. In beiden Fällen muss dann explizit im Feld Nachname2 gesucht werden.

Personen Seite Details
Fenster Adressen Die
Adressen erscheinen im Adressfenster, sobald die Zuweisung unter
den Adressen erfolgt ist
Fon/Fax/Mail frei
gestaltbar.
Wird die TAPI-Schnittstelle genutzt, sollten (in den meisten Fällen) die Nummern innerhalb der Schweiz beispielsweise mit “052 123 45 67”, nicht mit “0041 52 123 45 67” hinterlegt werden (oder “0900 123 456”).
Verbindung zwingend.
Mit dem @-Zeichen kann, wenn vorhanden, die hinterlegte Auswahlliste
abgefragt werden.
 



 
Hinweis zur “Zentrale” und “Mailadresse”: siehe unten		 Typ Festlegen
des Verbindungstyps:


    k.A. Keine Angabe


    Telefon


    Fax


    Email


Diese Typisierung kann für die automatische Verbindungsaufnahme
(z.B. Faxmodul) verwendet werden.
Hinweis
für das Erstellen von Emails

Damit
ein Mail erstellt werden kann, muss bei einem Mail-Datensatz zwingend
der Typ “Email” vergeben werden. Siehe unten Hinweis zu “Mailadresse”.
 
Markiert man im Subinput eine Mailzeile, kann man

  • entweder mit dem Mail-Button

  • oder mit CTRL+E
    ein Email schreiben.

 Hinweis für das direkte Einstellen von Telefonverbindungen

Sofern das TAPI eingeschaltet und konfiguriert ist, kann die gewünschte Telefonnummer markiert und mit dem Telefon-Button gewählt werden.
Nummer zwingend.
Wir schlagen vor, die Telefon-Nummern wie folgt einzugeben: ###
### ## ## (keine Punkte, keine Quer- oder Schrägstriche).
Web-Site

Suche nach dem Web-Eintrag im Browser
Kurzbemerkung frei
wählbar. 80 Zeichen
Firmen Eine
Zuweisung kann mit dem Neu-Button von hier aus erfolgen.
Sie erscheinen hier ebenfalls, sobald eine Zuweisung unter den
Firmen erfolgt ist
Ein Doppelklick auf die Firma öffnet die zusätzlichen Informationen.
Zuweisung
der Firmen von der Datei Personen aus		 Firma (Zeile 1 oder 2) zwingend;
kann mit dem @-Zeichen aus der Datei Personen ausgewählt werden.
 
Ort der Firmenadresse
 
Kontakt-Adress-Etikette
automatische Füllung, wenn Ortschaft eingetragen.
 
Position fakultativ;
falls eine Auswahlliste besteht, kann aus ihr ein Merkmal gewählt
werden.
 



 
Kurzbemerkung fakultativ
80 Zeichen.
 
Abteilung fakultativ;
falls eine Auswahlliste besteht, kann aus ihr ein Merkmal gewählt
werden
 



 
And. Merkmal fakultativ.
 
Kurzbemerkung fakultativ
80 Zeichen.
 
Fon / Fax / Mail automatisch.		 Hinweis
zur “Zentrale”		 Ins Feld Verbindung kann jeder Eintrag aus der Auswahlliste verwendet werden. Falls in den Optionen - Systemeinstellungen - Datei- und Feldorganisation vorgesehen, können andere Einträge zugelassen sein.
Für den Ausdruck
von Belegen (z.B. Offerten, Rechnungen usw.) ist im Standard vorgesehen,
die Telefonnummern-Einträge unter “Zentrale” anzudrucken.
Wo diese fehlen, bleibt das entsprechende Belegfeld im Ausdruck
leer.
Hinweis zu “Mailadresse” Wenn eine Mailadresse korrekt vergeben wurde, kann beim Versenden von Mails aus der Druckumgebung automatisch diese Mailadresse angezogen werden.
Änderungen
im Eintrag “Verbindung”		 Sie möchten den
bereits gemachten Eintrag im Feld “Verbindung” ändern.
Beispiel:
Das Wort “Zentrale”
soll durch “Hauptnummer” ersetzt werden.
 


    Kopieren Sie aus
    dem Feld “Nummer” den dortigen Eintrag (damit Sie
    ihn nicht nochmals manuell eintragen müssen)


    Erstellen Sie
    eine neue Verbindung (Beispiel: “Hauptnummer”)


    Fügen Sie ins
    Feld “Nummer” den kopierten Wert ein.


    Falls Sie einen
    Eintrag aus den Kurzbemerkungen der ursprünglichen “*Kurzbemerkung”
    übernehmen möchten, speichern Sie ab, kopieren aus der ursprünglichen
    Verbindung den dortigen Bemerkungseintrag und fügen Sie ihn
    in der neuen Verbindung ein.


    Sie können den
    Kurzbemerkungseintrag auch ohne Kopieren direkt eingeben.


    Wenn die neue
    Verbindung korrekt ist, löschen Sie die bisherige (Beispiel
    “Zentrale”).
Personen Seite Freie Angaben
1
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Personen Seite Freie Angaben
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5 Datumsfelder Datum
5 Boolsche
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/ falsch bzw. ja / nein
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und Keywords
Bemerkungen
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