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Dateien -Adress-Stammdaten

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Hinweis für den Umgang mit Adressen, Firmen und

Personen Wir empfehlen, Firmen und Personen via die Datei Adressen zu erfassen bzw. zu pflegen. Damit ist gemeint, dass Sie zuerst die Datei Adresse öffnen und von dort aus die Firmen- und Personendaten ergänzen. Es kann durchaus gewünscht sein, dass Sie gewissen Firmen, aus welchen Gründen auch immer, keine Adressen zuteilen möchten. Dann öffnen Sie direkt die Datei Firmen und eröffnen Sie sie dort. Firmen ohne Adressen werden logischerweise

in der Output-Form Adressen nicht erscheinen.

Firmen Seite
Firma
Firmenanrede nicht
zwingend. Man kann eine Auswahlliste hinterlegen
Firmenname zwingend.
Die Sortierung hängt von der Eingabe ab (Beispiel: Duss Heinz
AG -> Sortierung nach Duss
Firmenname
2		 zusätzliche
Bezeichnung oder der richtige Firmenname (Beispiel: Heinz Duss
AG
Checkboxen ob
die entsprechende Zeile auf die Etikette gedruckt werden soll.
Bei Name 1 bzw. 2 muss mindestens 1 Checkbox gestellt sein.
Briefanrede Der
Eintrag kann übersetzt werden. Wird in die Belege übernommen.
Fenster
Adressen		 Sie
erscheinen hier, sobald die Zuweisung unter den Adressen erfolgt
ist.
Firmen Seite
Nummern und Kontakte
Fon/Fax/Mail frei gestaltbar.
Wird die TAPI-Schnittstelle genutzt, sollten (in den meisten Fällen) die Nummern innerhalb der Schweiz beispielsweise mit "052 123 45 67", nicht mit "0041 52 123 45 67" hinterlegt werden (oder "0900 123 456").
Verbindung zwingend. Mit dem @-Zeichen kann, wenn
vorhanden, die hinterlegte Auswahlliste abgefragt werden.
 



 
Hinweis zur "Zentrale" und "Mailadresse": siehe unten		 Typ Festlegen des Verbindungstyps:


    k.A. Keine Angabe


    Telefon


    Fax


    Email


Diese Typisierung kann für die automatische Verbindungsaufnahme
(z.B. Faxmodul) verwendet werden.
Hinweis für das Erstellen von Mails

Damit ein Mail erstellt werden kann,
muss bei einem Mail-Datensatz zwingend der Typ "Email"
vergeben werden.
 
Markiert man im Subinput eine Mailzeile, kann man

  • entweder mit dem Mail-Button

  • oder mit CTRL+E
    ein Email schreiben.

 Hinweis für das direkte Einstellen von Telefonverbindungen

Sofern das TAPI eingeschaltet und konfiguriert ist, kann die gewünschte Telefonnummer markiert und mit dem Telefon-Button gewählt werden.
Nummer zwingend. Wir schlagen vor, die Telefon-Nummern
wie folgt einzugeben: ### ### ## ## (keine Punkte, keine Quer-
oder Schrägstriche).
Web-Site

Suche nach dem Web-Eintrag im Browser
Kurzbemerkung frei wählbar. 80 Zeichen
Hinweis
zur "Zentrale"		 Ins Feld Verbindung kann jeder Eintrag aus der Auswahlliste verwendet werden. Falls in den Optionen - Systemeinstellungen - Datei- und Feldorganisation vorgesehen, können andere Einträge zugelassen sein.
Für den Ausdruck
von Belegen (z.B. Offerten, Rechnungen usw.) ist im Standard vorgesehen,
die Telefonnummern-Einträge unter "Zentrale" anzudrucken.
Wo diese fehlen, bleibt das entsprechende Belegfeld im Ausdruck
leer.
Hinweis zu "Mailadressen" Wenn eine Mailadresse korrekt vergeben wurde, kann beim Versenden von Mails aus der Druckumgebung automatisch diese Mailadresse angezogen werden.
Änderungen
im Eintrag "Verbindung"		 Sie möchten den bereits gemachten Eintrag im Feld "Verbindung" ändern.
Beispiel:
Das Wort "Zentrale"
soll durch "Hauptnummer" ersetzt werden.
 


    Kopieren Sie aus
    dem Feld "Nummer" den dortigen Eintrag (damit Sie
    ihn nicht nochmals manuell eintragen müssen)


    Erstellen Sie
    eine neue Verbindung (Beispiel: "Hauptnummer")


    Fügen Sie ins
    Feld "Nummer" den kopierten Wert ein.


    Falls Sie einen
    Eintrag aus den Kurzbemerkungen der ursprünglichen "*Kurzbemerkung"
    übernehmen möchten, speichern Sie ab, kopieren aus der ursprünglichen
    Verbindung den dortigen Bemerkungseintrag und fügen Sie ihn
    in der neuen Verbindung ein.


    Sie können den
    Kurzbemerkungseintrag auch ohne Kopieren direkt eingeben.


    Wenn die neue
    Verbindung korrekt ist, löschen Sie die bisherige (Beispiel
    "Zentrale").
Kontakte Eine Zuweisung kann mit dem Neu-Button
von hier aus erfolgen. Sie erscheinen hier ebenfalls, sobald die
Zuweisung unter den Personen erfolgt ist.
Ein Doppelklick auf den Kontakt öffnet die zusätzlichen Informationen
der Person.
Zuweisung
der Person von der Datei Firmen aus		 Name
oder Vorname zwingend; kann mit dem @-Zeichen aus der Datei
Personen ausgewählt werden.
 
Ortschaft Firmenadresse
 
Kontakt-Adress-Etikette automatische
Füllung, wenn Ortschaft eingetragen.
 
Position fakultativ;
falls eine Auswahlliste besteht, kann aus ihr ein Merkmal gewählt
werden.


>


Abteilung fakultativ;
falls eine Auswahlliste besteht, kann aus ihr ein Merkmal gewählt
werden


>


And. Merkmal fakultativ.
 
Kurzbemerkung fakultativ
80 Zeichen.
 
Fon
/ Fax / Mail automatische Anzeige.
Rechte Spalte im Bereich Kontakte Anzeige der Keywords im Datensatz der Person
Firmen Seite
Was / Freie Angaben 1
20
Textfelder		 je 80 Zeichen
Freie Felder Beschreibbare Labels, mit oder ohne Auswahllisten
Firmen Seite
Wo / Freie Angaben 2
10
Zahlenfelder		 Zahlen
5
Datumsfelder		 Datum
5
Boolsche Felder		 wahr / falsch bzw. ja / nein
Freie Felder Beschreibbare Labels
Firmen Seite
Dokumente
Standardverzeichnis
festlegen, falls gewünscht.
Dokumentenhinweis
Firmen Seite
Bemerkungen und Keywords
Bemerkungen
Keywords

Das Input-Fenster kann in die Länge gezogen werden.

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