Serienfakturierung / Serienbelege erzeugen

Es sollen einheitliche bzw. identische Belege (Offerten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen) für mehrere Adressen erstellt werden. Beispiele: Abonnementsgebühren, Mitgliedsbeiträge usw. Die Abwicklung erfolgt über ein sog. Sammelauftragsdossier.

Adressen kategorisieren

Es empfiehlt sich, auf den Adressen ein eindeutiges Keyword an zu fakturierende Adressen zu vergeben (z.B. Mitglied). Anhand dieses Merkmals kann anlässlich der Erzeugung von Serienbelegen gesucht werden. Das erleichtert das Auffinden solcher Adressen. Werden beispielsweise unterschiedliche Ansätze fakturiert, können die Keywords darauf hinweisen. Beispiele: Einzelmitglied, Kollektiv-Mitglied, Paare, Firmenmitglied usw.

Artikel festlegen

Möglicherweise braucht es entsprechende Artikel im Artikelstamm (nicht zwingend). Hier können mögliche Preisstaffellungen, Preiserhöhungen, Rabatte usw. vorgesehen werden.

Erstellen eines Sammelauftragsdossiers

  • Modul Verkauf + Debitoren
  • Menüpunkt Dateien - Auftragsdossier oder Adressen - Seite Dossier
  • Dossier eröffnen und Checkbox "Ist Sammelauftrag" stellen.

Masterbeleg erstellen

Aus diesem Sammelauftrag heraus ist zuerst ein Beleg (z.B. eine Mitgliedsrechnung) an einen Empfänger zu erstellen. Dieser Empfänger kann auch eine fiktive Adresse sein. Es ist aber daran zu denken, dass diese Rechnung nicht definitiv bzw. "als gedruckt gekennzeichnet" werden darf, damit sie nicht als "Offen" gilt und damit nicht in die Fibu verbucht wird.

  • Serienbelege erzeugen
  • Masterbeleg markieren
  • Menüpunkt Verarbeiten - Serienbelege erzeugen
  • In unserem Beispiel mit Keywords Adressen suchen
  • Es können demgegenüber auch andere Suchkriterien gelten:
    • Alle Adressen und entsprechend gewünschte daraus auswählen
  • Suche einzelner Adressen
  • Umkehren, d.h. alle andern, nicht aber die Angezeigten
  • Markierte
  • Allgemeine Optionen aus 2 Registern wählen
      1. Register: Sprachen (für die Übersetzung z.B. von Zahlungsbedingungen, Artikeln usw.), Währungen, Zahlungsbedingungen, Zahlungsverbindungen, Beleg-Bemerkungen
    1. Register: Übernahme von Spezialpreise, Spezialrabatte oder -zuschläge, bedingte Folgeartikel *),Guthaben (Gutschriften), Debitoren-Sammelkonten
  • Serienbelege erzeugen
  • Sie werden in einer neuen Output-Form angezeigt.
  • Wenn ein Masterbeleg erstellt wurde, welcher nicht bezahlt wird, so ist sie nach Erstellung aller Serienbelege wieder zu löschen oder "für den Druck zu sperren". Wenn Sie zu den Serienbelegen die entsprechenden Adressen verknüpfen möchten, um sich diese rasch anzuzeigen, markieren Sie die Serienrechnungen und wählen sie mit Verknüpfungen - Belegadressenaus.

*) Die Übernahme bedingter Folgeartikel ermöglicht es, eine Reihe von Artikeln, die als sog. Folgeartikel (mit Script-Bedingungen) gebildet wurden, zu übernehmen.