Export bzw. Import von Buchungen im ERP-Format

Export von ERP-internen Fibu-Buchungen

  • Es müssen die zu exportierenden Buchungen markiert und mit Menüpunkt Auswahl - Markierte zeigen als einzige Buchungen in der Auswahl stehen (sonst werden sämtliche Buchungen exportiert !).
  • Anzahl der exportierten Buchungen merken.
  • Konten, Kostenstellen und Kostenträger müssen in der zu importierenden Buchhaltung(en) übereinstimmen.
  • Die Buchungen müssen mit Menüpunkt Datei (Mac: Ablage) - Export aus
  • Dateien - Buchungen mittels der Wahl "Export für ERP" exportiert werden.
  • Das abzuspeichernde File muss die Endung .PFF haben.
  • Wählen Sie einen geeigneten Speicherort und vergeben Sie einen Dateinamen (z.B. Buchungsexporte). Die .pff-Datei lässt sich als Textdatei in Excel öffnen:
  • Beachten Sie, dass Sie zuerst Excel starten.
  • Laden Sie die Textdatei, indem Sie das Format UTF-8 wählen, damit die Umlaute sauber dargestellt werden.

Import von ERP-internen Buchungen

  • Bevor z.B. in ein anderes Finanzjahr importiert wird, müssen die exportierten Buchungen mit Datum des neuen Jahres mutiert werden. Ferner müssen die Konten, Kostenstellen und Kostenträger eröffnet und automatisch zugeordnet werden.
  • Beachten: es werden nur jene Buchungen übernommen, deren Konten, Kostenstellen bzw. Kostenträger übereinstimmen. Es werden keine Fehler gemeldet. Die Kontrolle erfolgt über die Anzahl der exportierten zu den importierten Buchungen.
  • Im neuen Finanzjahr wählen.
  • Menüpunkt Datei (Mac: Ablage) - Import wählen.
  • Wahl des Import-Dokumentes
  • Importieren ab Zeile 1
  • Dateiursprung: UTF-8
  • Standardmässige Trennzeichen und Feld "Tab" beibehalten.
  • Alle Valutadaten von Importdokument übernehmen (oder ändern auf...)
  • Anzahl der importierten mit den exportierten Buchungen vergleichen. Fehler allenfalls suchen und manuell beheben.
  • Die importierten Buchungen werden automatisch auf "gesperrt" gesetzt. Falls dies rückgängig gemacht werden soll, sind alle importierten Buchungen zu markieren und mit Menüpunkt Buchungen - Sperrungaufheben zu bearbeiten.

Fehlerprotokoll

Falls beim Import von Buchungen im ERP-Format Fehler auftreten, wird auf der Festplatte ein Fehlerprotokoll angelegt, woraus ersichtlich ist, warum die Importe abgelehnt worden sind (z.B. fehlende Konten, falsches Datum usw.).