Buchungsimport mit Fremdwährung und Kostenrechnung
Vorgehensweise
Abschnitt betitelt „Vorgehensweise“- Wählen Sie Dateien - Buchungen und laden Sie die Buchungsdatei.
- Wählen Sie Menüpunkt Datei (Mac: Ablage) - Import.
- Daraus wählen Sie das Importformat “Standard mit Fw und Kst”.
- Erste Zeile enthält Beschreibung: Checkbox gestellt.
- Bei einer Fehlermeldung wird der Filename “Errors…” angegeben (das File finden Sie entweder im Folder “Fehlerprotokoll” oder dort, wo sich das exe-Programm oder der 4D Client befindet) und es werden keine Buchungen importiert. Das Fehlerprotokoll ist eine Text-Datei und kann mit Excel geöffnet werden.
- Allen Importbuchungen wird automatisch ein Buchungsschlüssel vergeben. Dieser setzt sich aus dem Tagesdatum und der Zeit zum Zeitpunkt des Exportes zusammen.
- Die importierten Buchungen werden automatisch auf “gesperrt” gesetzt. Falls dies rückgängig gemacht werden soll, sind alle importierten Buchungen zu markieren und mit Menüpunkt Buchungen - Sperrung aufheben zu bearbeiten.
Standardimportformat “mit Fremdwährung und Kst”
Abschnitt betitelt „Standardimportformat “mit Fremdwährung und Kst”“| 1 | Valutadatum | Gültiges Datum | Zwingend |
|---|---|---|---|
| 2 | Belegnummer | Belegnummer | |
| 3 | Buchungstext | Text | Zwingend |
| 4 | Konto Soll | Konto Nummer | Zwingend |
| 5 | Kst Soll | Kst Nummer | |
| 6 | Ktr Soll | Ktr Nummer | |
| 7 | Konto Haben | Konto Nummer | Zwingend |
| 8 | Kst Haben | Kst Nummer | |
| 9 | Ktr Haben | Ktr Nummer | |
| 10 | Mwst-Code | Mwst-Code | |
| 11 | Währung | ISO-Code, wenn leer = Hauptwährung | |
| 12 | Kurs | Fw-Kurs | Zwingend |
| 13 | Betrag | Betrag inkl. Mwst in angegebener Währung | Zwingend |
| 14 | Sammelbelegnummer | Nummer für Sammelbeleg | Zwingend |
- Das Importdokument enthält genau 14 Spalten.
- Wenn eine Sammelbelegnummer vorhanden ist, werden alle Zeilen mit derselben Nummer einer Hauptbuchung zugewiesen.
- Sammelbuchungen sind gemäss Beschrieb “Buchungsimport von Sammelbuchungen” aufzubauen.
- Jede Zeile ergibt zwei oder drei Einzelbuchungen. Soll- und Haben-Buchung werden immer erzeugt, die MWST-Buchung nur, falls zusätzlich ein MWSt-Code vorhanden ist.
- Bei Soll- und Haben-Buchungen werden die übergebenen KST bzw. KTR mitgesichert.
- Der Betrag ist immer inkl. MWST, also brutto.
- Wenn keine Währung angegeben ist, wird beim Importieren die Hauptwährung verwendet. Der Fremdwährungskurs muss entweder der effektive Kurs oder 1 sein. Wenn der Kurs fehlt, wird ungefragt der letztgültige Kurs von PFF eingesetzt.
Das vorbereitete Excel-Datenfile muss aus den obenstehenden Spalten 1 bis 14 bestehen.