Zeitbericht

Einleitung

Der Zeitbericht bietet eine Monatsübersicht über Präsenzzeiten, Abwesenheiten und den aktuellen Zeitsaldo eines Mitarbeitenden. Er unterstützt Mitarbeitende, Vorgesetzte und Administratoren bei der Kontrolle und Freigabe der Arbeitszeiten.

Mit der Monatsfreigabe werden alle offenen Tage validiert und die enthaltenen Zeiteinträge als genehmigungsfähig markiert. Dadurch stehen sie im Menü Arbeitszeiten prüfen zur Überprüfung, Genehmigung oder Ablehnung durch die vorgesetzte Person zur Verfügung.

Die Funktion steht nur zur Verfügung wenn, die Validierung sowie Präsenz- und Arbeitszeiterfassung genutzt werden.

1. Funktionsumfang des Zeitberichts

Der Zeitbericht stellt alle relevanten Arbeits- und Abwesenheitsdaten eines Monats dar. Dazu gehören:

• Präsenzzeiten (inkl. „Von/Bis“-Angaben)
• Sollarbeitszeiten
• Abwesenheiten wie z. B. Ferien
• Tages- und Monatssaldo
• Validierungsstatus jedes einzelnen Tages

Der Validierungsstatus wird in der Tabelle über Symbole angezeigt:

• Gelbes Warnsymbol: Tag ist nicht validiert
• Grüner Kreis mit Haken: Tag ist validiert

Mitarbeitende sehen nur ihren eigenen Zeitbericht. Personen mit Administrator- oder Vorgesetztenrechten können über ein Dropdown auf unterstellte Mitarbeitende zugreifen. Zusätzlich ermöglicht der Zeitbericht die Freigabe aller Arbeitszeiteinträge eines Monats.

2. Voraussetzungen und Einstellungen für die Freigabe

2.1 Allgemeine Voraussetzungen

Die Monatsfreigabe steht nur Kunden zur Verfügung, die:

• Validierung aktiviert haben
• Präsenz- und Arbeitszeiterfassung nutzen

2.2 Einstellungen am Mitarbeitenden

Für die Nutzung der Monatsfreigabe müssen im Menü Mitarbeiter folgende Felder korrekt gesetzt sein :

• Zeiterfassung erlaubt vom: erster Tag des zu validierenden Monats
• Zeiterfassung erlaubt bis: mind. der erste Tag des Folgemonats

2.3 Zeiterfassung

Die Erfassung erfolgt ab der Tagesübersicht und umfasst:

• Präsenzzeiten
• Arbeitszeiten

Für Kunden, die die Monatsfreigabe verwenden, ist die tägliche Validierung optional.

3. Bedingungen für die Monatsfreigabe

Der Freigabe-Button wird nur aktiviert, wenn:

1. Alle Arbeitstage ausgeglichen sind (Tagesdifferenz = 0).
   Nicht ausgeglichene Tage führen bei der Freigabe zu einer Fehlermeldung.

2. Alle Abwesenheitsanträge innerhalb des Monats den Status Genehmigt oder Storniert tragen

3. Der freizugebende Monat vollständig in der Vergangenheit liegt.
   Eine Freigabe des aktuellen oder eines zukünftigen Monats ist nicht möglich.
   Beispiel: Am 19.03.2024 kann der Monat März 2024 nicht freigegeben werden – der letzte freigabefähige Monat ist Februar 2024.

4. Ablauf der Monatsfreigabe

Sobald alle Voraussetzungen erfüllt sind, wird der Freigabe-Button im Zeitbericht aktiviert. Mit der Monatsfreigabe werden folgende Schritte automatisch ausgeführt:

1. Abschluss des Monats
   Der gesamte Monat wird geschlossen und alle enthaltenen Tage erhalten den Validierungsstatus „wahr“.

2. Fortschalten der Zeiterfassungsperiode
   Das Feld „Zeiterfassung erlaubt vom“ wird automatisch auf den ersten des Folgemonats gesetzt.

3. Sperrung für Änderungen
   Im freigegebenen Monat sind keine Anpassungen mehr möglich, solange sich dieser nicht in der Zeiterfassungsperiode befindet.

4. Eine automatische E-Mail Benachrichtigung informiert die vorgesetzte Person über die Freigabe. Über den enthaltenen Link gelangt sie direkt zum Menü Arbeitszeiten prüfen, um die Zeiten zu genehmigen oder abzulehnen.

5. Rollen und Berechtigungen

Mitarbeitende mit dem Prozessrecht „Zeiterfassung“ können die Monatsfreigabe auch für ihre unterstellten Personen entsprechend der Organisationshierarchie durchführen.