Dokumente als Mail versenden

Voraussetzungen

Voraussetzungen für eine Mailadresse

Sind bei der Mailadresse, die ein Email erhalten soll, die "richtigen" Checkboxen für den Erhalt von (Bestell)Belegen, Rahmenverträgen, Auszahlungs-Avis oder Mitarbeiter- und Lohndatenauswertungen gestellt, dann können die Kontaktpersonen sie erhalten, bzw. ihre Mailadressen werden automatisch (auch wenn für die gleiche Person mehrere Mailadressen vorliegen) vorgeschlagen.

Was heissst das?

Die Beleg- und Bestellbelegtypen sind voneinander getrennt, d.h. der Mailempfänger im obigen Beispiel erhält alle (Bestell)Belegtypen sowie Rahmenverträge, Lohn-und Mitarbeiterauswertungen. Hinweis: bei den Lohndaten sind nicht jene der Lohnbuchhaltung gemeint, sondern Reports aus bossERP, welche natürlich sensitive Daten enthalten können. Hat eine Firma (oder eine Person) mehrere Mailadressen, kann jeder Mailadresse "ihre" Auswertungen erhalten. Beispielsweise kann an die Mailadresse X nur Offerten und sonst nichts und die Mailadresse Y nur Auszahlungsanzeigen erhalten. Vor der Version bossERP v15-04-b30 gab (und gibt) es die sog. RgMail-Adresse, welche jeweils für bestimmte Funktionen automatisch gezogen worden ist. Sie kann an sich weiter bestehen bleiben und im Laufe der Zeit systematisch ersetzt werden. Denn auch die Verbindung von aus dem WebShop erzeugten E-Mail-Verbindungen (siehe WebShopeinstellungen) bleibt erhalten. Die Zuordnung der korrekten E-Mail-Adressen bei Auszahlungsavis (Vergütungsanzeigen an Lieferanten) funktioniert nur, wenn man die Avis aus der Datei "Auszahlungen" druckt (Markieren mehrerer Zahlungsaufträge und Verknüpfung auf Auszahlungen). bossERP sucht zuerst allfällige E-Mail-Adressen der Kontaktperson, falls auf dem Beleg eine Kontaktperson festgelegt wurde. Hat die Person (ordnungsgemäss oder fälschlicherweise) mehrerer E-Mail-Adressen für Auftragsbestätigungen, werden alle diese E-Mail-Adressen im Dialog angezeigt. Eine weitere Mailadresse stammt möglicherweise aus der Firma, die ebenfalls eine E-Mail-Adresse für Auftragsbestätigungen hat. In diesem Fall würden beispielsweise drei E-Mails für Belege angelegt: eines für ABs, eines für Offerten und eines für AB und Lieferscheine. Diejenige E-Mail-Adresse für OF ist oben korrekterweise nicht aufgeführt. Aber man sieht sofort, ob ein Kontakt oder eine Firma für ein spezielles PDF (z.B. Offerte, Rechnung, Bestellung, MA-Daten usw.) mehrere E-Mails definiert hat und kann/muss das - falls nötig - in den Stammdaten der Person oder Firma ändern.

Mailversand aus dem Druckdialog heraus

Will man direkt aus dem Druckdialog E-Mails mit PDF-Anhängen versenden,

so kann folgende Frage auftauchen:

Wir verweisen auf die Ausführungen unter PDF erzeugen unter Windows. Es kann deshalb im gleichen Email mehrere Anhänge geben.

Hinweise

  • bossERP füllt den Dialog - soweit möglich - standardmässig aus. Aber (fast) alles kann überschrieben werden. Die Email-Adresse des Empfängers wird unter Umständen auch gefüllt und zwar (wie bisher) in folgenden Fällen:
  • Es werden Belege oder Bestellbelege gedruckt/versandt,
  • der Belegadressat verfügt über genau eine (nicht mehrere) Email-Kommunikation mit zugelassenen Dokumenttypen in den Verbindungen.
  • In allen anderen Fällen muss die Email-Adressse im E-Mail-Dialog manuell eingegeben werden.
  • In den Feldern Email-Adressen, CC und BCC können mehrere E-Mail-Adressen (jede auf einer neuen Zeile) eingegeben werden.
  • Im Falle des halbautomatischen Email-Versands via Druck-Dialog können Anhänge weder manuell hinzugefügt noch weggenommen werden.

Mailversand von Belegen und Bestellbelegen

  • Belege und Bestellbelege können, falls die vorhin erwähnten Voraussetzungen erfüllt sind, als PDFs versandt werden.
  • Zuerst markiert man den oder die zu versendenden Datensätze.
  • Alsdann wählt man
  • zuerst den gewünschten hmReport und
  • stellt danach die Checkbox "PDF erzeugen".
  • Das bewirkt (sofern vorgesehen), dass die Checkbox "In DMS speichern" und "Mit Email versenden" aktiv werden,
  • welche nun ebenfalls gesetzt wird
  • und schwupp: die Mails gehen an die "berechtigten" Verbindungen.
  • Möchte man nicht in DMS speichern, stellt man die entsprechende Checkbox vor dem Versand zurück.
  • Der Text wird gemäss Benutzereinstellungen - Register Emails vorgeschlagen. Gibt es dort keine Vorgabe, wird ein sinnvoller Text von bossERP vorgeschlagen.
  • Wenn es Rechnungen hat, die keinen Verbindungseintrag in der Firma bzw. der Person haben, können diese nicht gesendet werden, sofern man manuell keine Email-Adresse einträgt.
  • Wenn man mehrere Datensätze markiert hat, wird gefragt, ob man sie "einzeln" oder "zusammen" an die gleiche Mailadresse senden möchte, sofern in den Benutzereinstellungen die Checkbox "PDFs immer einzeln verschicken" nicht gestellt ist. Ist diese Checkbox gestellt, wird nicht mehr gefragt.
  • Hinweis: Sofern das zu speichernde PDF eine individuelle Dateibezeichnung erhalten soll, muss im Druckreport (unter den Druckoptionen) die Checkbox "PDF individuell bezeichnen" gestellt sein.

Mailversand für andere Reports

  • Für den Versand von andern Reports braucht es die voranstehend erwähnte Voraussetzung für die Programmeinstellung, Register E-Mail-Einstellungen.
  • Man wählt
  • zuerst den Report,
  • stellt danach die Checkbox "Als Mail",
  • trägt den Betreff des Mails ein
    • und gibt aufgrund des Dialogaufrufs die entsprechende Mail-Adresse ein.