Projekterfassung

Nachstehend sind die speziellen Abläufe und Funktionen beschrieben, welche im Zusammenhang mit bossERP bei der SCNAT beachtet werden müssen

Inhaltsverzeichnis

  1. Projekterfassung 1.1. Erfassung Kostenträger 1.2. Erfassung Budget auf Kostenträger/Projekt 1.3. Verteilung Budget auf Matrix 1.4. Zuteilung Verteilungsmatrix auf Kostenträger 1.5. Eröffnung Auftragsdossier
  2. Auswertungen für Projektleiter      (siehe zu diesem Thema separate Beschreibung"Projektauswertung") 2.1. Zuteilung Rechte in Zugriffsystem 2.2. Zuteilung Rechte auf Kostenstellen und/oder Kostenträger 2.3. Finanzauswertungen 2.4. Matrixauswertung

1. Projekterfassung

Im Folgenden wird der Ablauf für die Erfassung eines Projektes beschrieben. Bei jedem neuen Projekt ist dieser Ablauf zwingend einzuhalten.

Bevor ein Projekt erfasst wird, müssen folgende Angaben vorhanden sein:

  • Projektkürzel (01-1001)
  • Projektbezeichnung (z.B. Vorstand/erw. V/Klausuren/Beirat) 1.1. Erfassung Kostenträger Das Projekt muss im Kostenträgerplan als Kostenträger erfasst werden:
  • das Kostenträgerkürzel entspricht dem Projektkürzel (01-1001).
  • die Kostenträgerbezeichnung entspricht der Projektbezeichnung (Vorstand/erw. V/Klausuren/Beirat).
  • bei Kostenträger-Leitung ist der verantwortliche Projektleiter einzutragen, welcher den Kostenträger in der Fibu anschauen resp. auswerten darf. Modul:                       Fibu+Bebu

Menüpunkt:                Konten - Kostenträgerplan   1.2. Erfassung Budget auf Kostenträger/Projekt Für den Kostenträger ist ein Budget zu erfassen Modul:                          Fibu+Bebu Menüpunkt:                   Auswerten - Finanzplan und Budget

  • Unter KTR ist der entsprechende Kostenträger auszuwählen (01-1001).
  • In der ersten Datumsspalte ist das Finanzjahr anzugeben, wo das Projekt budgetiert wird.
  • In der Auswahlliste hinter dem ersten Datum ist ‚Budget‘ auszuwählen.
  • Button ‚Laden‘ (unten rechts drücken).
  • Auf dem Konto ‚7999‘ ist der Budgetbetrag des Projektes einzutragen (Achtung: Aufwände sind als Negativbeträge einzutragen).
  • Mit Button ‚Fertig‘ ist die Budgeterfassung abzuspeichern.   1.3. Verteilung Budget auf Matrix Es ist zu definieren, in welchem Verhältnis der Kostenträger auf die Leistungsbereiche resp. Fördergegenstände verteilt wird. Modul:                         Fibu+Bebu Menüpunkt:                  Dateien - Verteilungsmatrizen Register Matrix
  • Es wird eine Neue Matrix erfasst, die Bezeichnung der Matrix setzt sich aus dem Projektkürzel und der Projektbezeichnung zusammen (01-1001 Vorstand/erw. V/Klausuren/Beirat).
  • In der Horizontalen Achse sind die Leistungsbereiche, in der Vertikalen die Fördergegenstände auszuwählen.   Register Verteilung Es ist einzutragen, wie das Budget auf die einzelnen Matrix-Felder verteilt wird. Es gibt folgende Varianten der Budgetverteilung: Variante 1: Verteilung in Prozenten (%):
  • Auf den Einzelnen Feldern ist der % Wert als Dezimalzahl einzutragen.
  • Die Verteilung muss immer 100% ergeben.
  • Bei Budgetbeträgen über 99‘999.-- ist eine %-Verteilung zwingend.   Variante 2: Verteilung in Beträgen:
  • Definition der Verteilung auf die einzelnen Leistungsbereichen in absoluten Zahlen.
  • Darauf achten, dass die Verteilung auf den Titel und nicht auf den Strukturen hinterlegt wird.

1.4. Zuteilung Verteilungsmatrix auf Kostenträger Dem Kostenträger muss die dazugehörende Verteilung hinzugefügt werden. Modul:                          Fibu+Bebu Menüpunkt:                   Dateien - Stammdaten - Kostenträger

Der Kostenträger ist mit der gleichnamigen Matrix zu verbinden. An dieser Stelle kann nochmals überprüft werden, ob die zugeteilte Person in der Kostenträger-Leitung korrekt ist.

1.5. Eröffnung Auftragsdossier Das eigentliche Projekt ist das Auftragsdossier - auf das Auftragsdossier werden die Zeiten erfasst. Pro Kostenträger muss ein Auftragsdossier erstellt werden. Modul:                       Verkauf und Debitoren Menüpunkt:                Dateien - Auftragsdossier Register Auftrag Folgende Eingaben sind zwingend: Dossierdatum: Es wird automatisch das aktuelle Tagesdatum eingesetzt Kürzel / Nr. *: Nummer des Projektes (Analog Kürzel Kostenträger) Bezeichnung*: Bezeichnung des Projektes Kostenstelle: immer Kostenstelle 999

Kostenträger: Kostenträger des Projektes (Gleiche Nummer wie Kürzel von Dossier)

Register Adressen

Als Bestell-, Liefer- und Rechnungsadresse ist immer die Adresse D12 zu wählen. Register Verlauf und Aufgaben

Hier können pro Projekt durch den Projektleiter einzelne Phasen hinterlegt werden. Die Eingabe von Aufgaben ist nicht zwingend, ist aber nützlich, um die Projekte in einzelne Phase resp. Teilprojekte aufzuteilen.

Register Mitarbeiter

Hier werden die Mitarbeiter des Projektes zugeordnet. Nur bei den zugeordneten Mitarbeiter erscheint in der Zeiterfassung das Auftragsdossier, d.h. nur diese haben die Möglichkeit, darauf Zeiten zu erfassen.