Artikel-Import von Fremdprogrammen

Es lassen sich aus andern Applikationen Artikelstammdaten im ASCII-Format (= Textformat) exportieren, in Excel öffnen, auf die von bossERP verlangten Erfordernisse bearbeiten/ergänzen und importieren. Es besteht auch die Möglichkeit, den Artikelstamm zuerst in Excel aufzubauen, diesen im Textformat abzuspeichern, um ihn anschliessend in bossERP zu importieren. Am besten exportiert man dazu zuerst einen Artikelstamm aus bossERP und baut das Excel-Importfile möglichst gleich auf. Ein mit dieser Methode gewählter Import verhindert das mehrfache Anlegen gleicher Artikel. Artikel, deren Kürzel und Bezeichnung identisch sind, werden weder importiert noch geändert. Es werden aber die Verkaufs- und Einkaufspreise importiert, falls die Feldzuordnung dies vorsieht. Für neue zu importierende Artikel immer je eine Spalte für den Basispreis = True (für Einkaufs- und Verkaufspreise) bereitstellen !!! Will man Artikel mit Artikelgruppen importieren, gibt es einen zusätzlichen Beschrieb dazu.

Vorgehensweise

Wählen Sie Dateien - Artikel
Datei (Mac: Ablage) - Import - Von Fremdprogrammen
Im Register Allgemeines wählen Sie die Importdatei Wir empfehlen, die Importdatei mit Kopfzeilen (Feld-Bezeichnungen) zu versehen. Lassen Sie sich eine Record-Beschreibung des zu importierenden Stammes geben. Das erleichtert das Einbinden erheblich. Mehrzeilige Texte gemäss Beschrieb [hier]vorbereiten.
Laden Sie allenfalls ein bereits erstellter Import-String.
Legen Sie den Datei-Ursprung Win oder Mac fest. Die richtige Einstellung verhindert, dass falsche Umlaut-Importe vorkommen.
Wenn keine Kopfzeile im Importfile vorhanden wäre, dann soll ab der 1. Zeile importiert werden.
Carriage Return und LineFeed sowie die Feldtrenner gemäss standardmässigen Vorgaben beibehalten, sofern nicht andere Datensatztrenner vorhanden sind.
Feldtrenner als Tab mit dem Wert 9 oder je nach Vorgabe wählen.
Verkaufs- und Einkaufspreise fakultativ einstellbar: gültig ab Datum und ab Menge, allenfalls Null-Preise importieren oder nicht importieren.
Falls nicht der in bossERP vorgesehene Standard-Umsatzsteuercode für alle Artikel bzw. Preise verwendet wird, werden die im Import-Dokument enthaltenen Mwst-Sätze zugewiesen. Das setzt voraus, dass diese auch tatsächlich in bossERP vorhanden sind und übereinstimmen. Fehlende Mwst-Sätze werden nicht mit den Artikeln importiert bzw. erzeugt.
Die im Import-Dokument enthaltenen Ertragskonten, KST und KTR werden den Artikeln bzw. den Preisen nur zugewiesen, wenn sie in bossERP vorhanden sind. Fehlen sie, werden sie nicht importiert und erzeugt.
Legen Sie Felder der Seite Feldzuordnung der linken Seite (Importfile) über jene ERP-Felder, zu welchen sie gehören.
Beachten Sie, dass Sie die Lagerbestände einerseits in den Ist-Bestand und andererseits in ein Freies Zahlenfeld importieren (gemäss Hinweis [hier]).
Korrigieren Sie allfällige Fehler, indem Sie sie richtig belegen.
Sichern Sie sich die Einstellungen in einem Importstring ab und legen Sie ihn für einen späteren Wiederimport in einen geeigneten Ordner.
Vorkontrolle des Importes anhand der Pfeiltasten.
Anzahl der importierten mit den exportierten Buchungen vergleichen. Fehler allenfalls suchen und manuell beheben.
Manuelle Nachbearbeitung der importierten Datensätze (fehlende Konten, Bezeichnungen, Codes usw.).

Preise, Mwst-Code, Verschiedenes

Artikel können ohne Ein- oder Verkaufspreise, mit Ein- und/oder mit Verkaufspreisen importiert werden.
Preise werden mitimportiert, wenn im Importdialog eine Verbindung zu den Nettopreisen (Verkaufs- bzw. Einkaufspreise) hergestellt wurde. Verbindungen zu den Bruttopreisen bewirkt nichts. Im Gegenteil: die Bruttoansätze werden beim Import immer von bossERP aus den Nettoansätzen und den Mwst-Codes neu berechnet.
Andernfalls werden nur die Artikel ohne Preise importiert.
Beim Importieren müssen an sich die wenigsten Felder zugewiesen werden. bossERP kann vieles selber füllen.
Wird im Import-Dialog beim Verkaufspreis keine "Verbindung" zur Umsatzsteuer gemacht (z.B kein U76 importiert), wird standardmässig die in den Systemeinstellungen definierten Standard-Umsatzsteuer-Code genommen.
Was minimal nötig ist, um mit oder ohne Preise zu importieren, kann einfach ermittelt werden, indem man - ohne etwas definiert zu haben - versucht, die Import-Einstellungen zu sichern. bossERP teilt mit, welche Zuordnungen noch nötig sind.

Zwingende Felder

Kürzel und/oder Bezeichnung (am besten beide Felder)
Allenfalls Warengruppe, Artikelkategorie und Produktart (je nach Festlegung in der Auswahlliste)
Freie Felder (je nach Festlegung)
Recheneinheit Verkauf
Recheneinheit Einkauf (falls Einkaufspreise importiert werden)
Währung für Verkaufspreis
Währung für Einkaufspreis
Standard-Mwst-Code Umsatzsteuer auf Artikel
Standard-Vorsteuer-Code auf Artikel
Verkaufspreis ab Datum (oder Einstellung im Import)
Einkaufspreis ab Datum (oder Einstellung im Import)
Mwst-Code Verkaufspreis
Mwst-Code Einkaufspreis
Fibu-Standard-Konto Verkauf
Fibu-Standard-Konto Einkauf
Fibu-Konto Verkaufspreis
Fibu-Konto Einkaufspreis

Nummernverwaltung

Das Feld "Nummernverwaltung" ein Alphafeld, das entweder "leer", ein "s" (für Seriennummernverwaltung) oder ein "c" (für Chargennummernverwaltung) trägt.

Besonderheiten

Import von Lieferanten

Es lassen sich nicht mehrere Standard-Lieferanten mit dieser Methode importieren, sondern nur 1, indem man die Adress-ID mit Artikel-Lieferant (Adresse) mappt. Es gibt auch die Lösung mit "Formel anwenden".

Import von Sprach-Übersetzungen

In einer Spalte ist das Sprachkürzel und danach in einer separaten Spalte die Übersetzung zu liefern. Das Mapping erfolgt auf Sprachkürzel und Übersetzung. Es können Übersetzungen mehrerer Sprachen gleichzeitig importiert werden.

Import von Lagerplätzen

Es lassen sich nicht mehrere Lagerplätze mit dieser Methode importeiren, sondern nur 1, indem man die Lagerplatz-ID mappt.

Import von Artikelgruppen

Es lässt sich die Artikelgruppe mit dem Artikel verlinken. Wenn die Gruppe fehlt, wird die Gruppe angelegt, sofern die Artikelgruppenbezeichnung und da Kürzel im Importfile vorhanden sind.