Bearbeiten eines Kontenplanes / eines Kontos
Standard-Kontenplan: Optionen - Systemeinstellungen - Standard-Kontenplan Finanzjahr-abhängiger Mandanten-Kontenplan: Zwei Möglichkeiten:
- unter Menüpunkt Konten - Kontenplan oder
- unterDateien - Stammdaten - Konten Fibu(bei den sog. "echten" Konten)
Menüpunkt Konten - Kontenplan
| Konten / Standard-Kontenplan | ||||
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Markierung eines Titels und Drücken eines dieser Buttons öffnet bzw. schliesst den gewählten Bereich | ||
| + ALT-Taste |
Aus- bzw. Einklappen der gesamten hierarchische Kontenplan-Liste (= Explodieren bzw. Implodieren). |  |
Sofern eine Struktur markiert ist, werden die darunterliegenden Konten gemäss Kontennummer alphabetisch aufwärts sortiert. Wird eine Struktur markiert, die ihrerseits Unterstrukturen hat, werden alle Konten sortiert, welche in den enthaltenen Strukturen liegen. Es werden "nur" echte Konten und nicht Strukturen sortiert. |
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| + ALT-Taste |
Sofern eine Struktur markiert ist, werden die darunterliegenden Konten gemäss Kontennummer alphabetisch abwärts sortiert. | |||
 Das Speichern einer einzelnen Eingabe oder Aenderung muss mit dem Disketten-Speicher-Symbol (oder Enter-Taste) erfolgen. |
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| Enter-Taste | In allen Eingabemasken kann mit der Enter-Taste eine Sicherung gemacht werden. Der Vorteil dieser Methode ist, dass man dabei in der Eingabemaske verbleibt. | |||
| Sichern-Button | Damit speichern Sie die gemachten Eingaben ab, nicht aber die Einzeleingaben oder Aenderungen; dazu müssen Sie jeweils mit dem Disketten-Symbol sichern !!! | |||
Wenn Sie die hierarchische Liste mit dem Button "Abbrechen" verlassen, sind alle seit der letzten Speicherung neu eingegebenen oder geänderten Daten weg. Sie müssen mit dem Sichern-Button die Liste verlassen !!! |
Die fett gedruckten Zeilen sind sog. Strukturen, die ihre untergeordneten Strukturen addieren. Konten, die Strukturen untergliedert sind, werden in ihren Strukturen zusammengezählt. Strukturen und Konten lassen sich - unabhängig ihrer Nummerierung - mit Drag and Drop verschieben. Das Verschieben von Strukturen und Konten funktioniert einwandfrei, wenn Sie das Gewünschte leicht über die neue Position legen. Strukturen (mit ihren Konten), die sie verschieben möchten, werden immer an die letzte Stelle der Oberstruktur verschoben. Eine gewünschte Reihenfolge zwingt Sie dazu, die andern Strukturen nach der gewünschten Reihenfolge nacheinander über die Oberstruktur zu legen.
| Datei Konten | |
|---|---|
| Sperrcode | event. setzen Wenn ein Konto, das zu einem Finanzjahr gehört, gesperrt wird, dann können darauf keine Fibu-Buchungen manuell erfasst werden (z.B. auf Sammelkonten Debitoren oder Kreditoren). Hingegen ist die Erfassung von z.B (Bestell)Belegzeilen auf ein solches Konto nach wie vor zulässig, weil dies so gewünscht wird und demnach das Systemkonto möglicherweise nicht gesperrt werden muss. Wenn eine Erfassung darauf generell gesperrt werden soll, dann muss eine Sperre manuell auch in den Systemkonten erfolgen. |
| Ist Konto oder Struktur | Wird nachträglich eine Struktur durch Stellen der Checkbox in ein Konto gewandelt, müssen die darunter hängenden Konten manuell einer neuen Struktur zugewiesen werden. Allenfalls ist das geänderte Konto selber einer neuen Struktur zuzuweisen. Falls die Checkbox "Ist-Konto" gedimmt ist, sind bereits Buchungen auf dem Konto vorhanden. Damit wird verhindert, dass nachträglich ein Konto in eine Struktur geändert (oder gelöscht) werden kann. |
| Nicht weiterführen | nur in den "echten" Konten unter Dateien - Stammdaten - Konten Fibu möglich. Siehe dazu die Ausführungen unten. Solche Konten werden zudem automatisch gesperrt. Es kann mit Menüpunkt "Konten - Nicht weitergeführte Konten" bzw. "Konten - Details nicht weitergeführter Konten" gesucht werden. Mit "Details" werden das Datum, die Zeit und der User gezeigt. |
| Kontonummer | alphanumerische Eingabe (nicht zwingend), jederzeit änderbar, 20-stellig. |
| Bezeichnung | Kontobezeichnung (zwingend), jederzeit änderbar |
| Ist Spezialkonto | Das Konto kann für bestimmte Benutzer freigeschaltet werden, die sonst keinen Zugang zur Finanzbuchhaltung haben dürfen. Siehe dazu der entsprechende Beschrieb. |
| Kippt auf (für sog. Kippkonten) | Struktur eingeben, worauf bei einem dem Kontotyp umgekehrten Saldo gekippt werden soll. Wenn die Eingabe der Struktur nicht akzeptiert wird, tragen Sie sie nochmals ein und ergänzen Sie sie mit einem Leerzeichen. Anschliessend drücken Sie für die Übernahme die Tabulatortaste. In einer Struktur selber kann die Struktur "Kippt auf" gesetzt werden. Es kippt nicht die Struktur, sondern sie ist eine Voreinstellung für alle darunterliegenden neu anzulegenden Konten, d.h. "Kippt auf" wird auf die Konten vererbt. |
| Kippt auf Auswerten-nach-Konzernkontonummer) | |
| Konzern-internes Konto | Checkbox |
| Mwst-Code | gemäss Systemeinstellungen |
| Zulassung anderer Codes | Checkbox stellen |
| Kostenstellen/Kostenträger | zwingend, fakultativ oder verboten. Diese Einstellungen müssen mit jenen der Systemkonten übereinstimmen, falls auf sie gebucht werden muss. |
| Falls Sie keine Kostenstellen und Kostenträger führen (möchten), können Sie unter den Systemeinstellungen - Buchhaltungsstandards durch Stellen der entsprechenden Checkboxen spätere Erfassungen darauf verhindern. |
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| Währungscode | gemäss Systemeinstellungen |
| Kurzbemerkungen | im Sinne einer einfachen Kontierungsrichtlinie |
Beachten Sie, dass Sie Stufen-Totalisierungen (z.B. Stufen-Erfolgsrechnungen) wie folgt gliedern (Beispiel):
Falls eine neue Struktur eingetragen und anschliessend ein neues Konto erfasst wird, welches auf diese neue Struktur gekippt werden soll, muss vorher der Kontenplan gesichert und mit dem Button "OK" verlassen werden. Erst bei einem erneuten Einstieg in den Kontenplan kann des neue Konto auf die neue Struktur gekippt werden.
Neues Konto im "alten" Jahr
Wird im Kontenplan des alten Jahres angelegt und es existiert im oder in den Folgejahren neue Kontenpläne wird das neu angelegte Konto automatisch in den neueren Kontenplänen in dieselbe Struktur angelegt und automatisch zugeordnet. Hat sich die Struktur in den Folgejahren geändert, müssen solche neuen Konten im / in den Folgejahr(en) manuell sauber strukturiert werden.
Menüpunkt Dateien - Stammdaten - Konten Fibu
Hier befinden Sie sich bei den "echten" Konten und können vorhandene Konten löschen, ergänzen oder ändern, nicht aber neu erfassen (neue Konten sind nur unter Konten - Kontenplan erfassbar).
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Speziell erwähnenswert ist die schwarze Zahl rechts aussen im rot unterlegten Bereich: Das ist die Konto-ID.
Hier hat es auch Sonderfunktionen, die nur hier (nicht im hierarchischen Kontenplan) nachgeführt werden können:
Konto nicht weiterführen (Konten auf saldiert setzen): Ein Konto, das "saldiert"und nicht mehr im neuen Finanzjahr geführt werden soll, kann hier so gekennzeichnet werden. Die Bedingung ist, dass der Kontensaldo = 0 ist bzw. das Konto muss ausgeglichen sein. Solche Konten werden gleichzeitig für weitere Eingaben gesperrt.
Übersetzungen: Sie können die Konten nach den in der Tabelle "Sprache" eingestellten Sprachen erfassen. Sie werden im Ausdruck von Auswertungen (Bilanz, Erfolgsrechnung, Kostenrechnung), sofern die Sprache gewählt wird, angedruckt und bei der Übernahme in neue Pläne mitübernommen.
Mit Lohn abgleichen: Dieses Feld ist für einen Konto-Nummern-Abgleich zwischen bossERP und bossSalary via XML vorgesehen. Das ist aber noch nicht realisiert. Ein Abgleich kann derzeit aber via ASCII-Schnittstelle (siehe die Ausführungen in bossSalary) vorgenommen werden.
Erfassung und Mutation von Perioden-Budgets auf Konten- und Strukturebene für das Gesamtjahr und seine Perioden (siehe dazu die Ausführungen unter Finanzplan + Budget)
Erfassung und Mutation von Kostenstellen- bzw. Kostenträger-Pläne mit Verteilung auf die Perioden (siehe dazu die Ausführungen unter Finanzplan + Budget )
Eingeschränkte Einsicht in Kontenblätter: Es ist möglich, einzelnen Benutzern bestimmte Konten zur Einsicht freizugeben. Dazu gibt es bestimmte Bedingungen, die hier beschrieben sind.
Auswertung 1 und 2: Kriterium, nach welchem ausgewertet werden soll, für die Auswertung nach Auswertungsfeldern.
Spezialkonto:
Freie Eingabe möglich.
Beachten Sie, dass in der Datei- und Feldorganisation Einstellungen möglich sind, wie z.B. eine (möglicherweise auch zwingende) Auswahlliste.
- Für das Notariatsmodul: Wird hier "Für Deckungsnachweis" eingetragen, werden diese Konten für die Berechnung der liquiden Mittel herangezogen. Sofern der Deckungsnachweis freigeschaltet ist, genügt die Eingabe eines Punktes oder eines "f" und mit TAB zum nächsten Feld erscheint "Für Deckungsnachweis".