System-Fibu-Konten
Die Systemkonten sind mandantenübergreifend, die Systemkonten-Einstellungen hingegen mandantenabhängig. Durch die Systemkonten-Einstellungen kann das Nicht- bzw. halb- oder vollautomatische Eröffnen von Systemkonten festgelegt werden. Wir empfehlen das vollautomatische Eröffnen, um das Handling wesentlich zu vereinfachen.
System-Konten-Aufbau nach Nummern
Die System-Konten können zum Beispiel nach demselben Nummernsystem wie der Kontenplan aufgebaut werden. Das vereinfacht die unter Menü-Punkt Konten - Konten-Zuordnung vorzunehmende Verknüpfung, indem die Zuordnung automatisch erfolgen kann. Diese Methode wird von uns empfohlen. Solange die Systemkonten und die aktuellen Konten nummernmässig übereinstimmen, ist das Handling ausgesprochen einfach. Weichen die Kontonummern ab, muss die Zuordnung manuell erfolgen.
System-Konten-Aufbau nach entsprechendem Inhalt
Eine andere Methode ist, die System-Konten nach eigenen Kriterien aufzubauen, die nicht mit dem Konten-Nummernsystem übereinstimmen. Der Vorteil dieser Variante ist insbesondere für "Nicht-Buchhalter" gedacht, die in den Modulen Kreditoren und Debitoren solche Konten zuordnen müssen. Die Verknüpfung mit dem Kontenplan erfolgt unter dem Menü-Punkt Optionen - Kontenzuordnung manuell, was das Handling etwas erschwert und von uns nicht unbedingt empfohlen wird.
System-Konten mutieren
| Kontotyp | zwingend: Aktiven, Passiven, Erfolg |
|---|---|
| Kontonummer | zwingend: kann eine Kontonummer oder ein sprechendes Kürzel (z.B. D-Sammel-C = Sammelkonto Inlandskunden) sein. Siehe nachstehenden Hinweis unten. |
| Kostenstelle | Festlegen, ob eine zwingende oder fakultative oder verbotene Erfassung einer Kostenstellen vorgesehen ist. Beachten: Dieselbe Einstellung muss auch im Standard- bzw. im Kontenplan des Finanzjahres vorgesehen werden ! |
| Kostenträger | Festlegen, ob eine zwingende oder fakultative oder verbotene Erfassung eines Kostenträgers vorgesehen ist. Beachten: Dieselbe Einstellung muss auch im Standard- bzw. im Kontenplan des Finanzjahres vorgesehen werden ! |
| Keywords | Datensatz bzw. Datensätze in der Output-Form markieren Menü-Punkt Eingabe - Keywords Keyword erfassen bzw. zuordnen oder - wenn nur in einem Datensatz eine Mutation erfolgen soll - Doppelklick ins Fenster Keywords des geöffneten Datensatzes. Siehe dazu "Eingabe: Keywords für Datensätze". |
| Hinweis | Die Systemkonten-Nummern (bzw. System-Kostenstellen und -Kostenträger) lassen sich jederzeit ändern, falls dies gewünscht wird. Es ist aber zu bedenken, dass die Grundeinstellungen überprüft und angepasst werden und die Mitarbeiter der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung entsprechend informiert und geschult werden. Der Grund für die Führung von Systemkonten liegt eigentlich darin, dass Kontenplanänderungen nicht in die nebengelagerten Arbeitsgebiete durchschlagen, sondern dass dort über viele Perioden mit den gleichen, bekannten und gewohnten Konten gearbeitet werden kann. |
Import in System-Konten
Dateien - System-Konten - System-Konten Fibu Datei - Import (Mac: Ablage - Import)
Ein Import in die Systemkonten wird wie folgt vorgenommen:
- Zuerst muss ein Export eines Standard-Kontenplanes im bossERP-internen Format vorliegen bzw. extern auf Platte gespeichert werden (es kann kein ASCII-File importiert werden).
- Es wird das *.PFF File importiert oder
- Es wird ein selber hergestelltes ASCII-File mit folgenden Feldern importiert:
| C40_PRINTFOOTER | Standardmässige Felder in aufsteigender Reihenfolge. Siehe dazu die am Schluss aufgeführten Bemerkungen nachstehend bezüglich "Export" |
|---|---|
| Kontonummer | |
| C20_PRINTFOOTER | |
| Kontotyp | |
| Kontobezeichnung | |
| Ist gesperrt | |
| Eingabe KST | |
| Eingabe KTR |
Export aus System-Konten
Dateien - System-Konten - System-Konten Fibu Datei - Export (Mac: Ablage - Export)
Arbeiten mit dem Export-Editor:
| 
| Wahl des Standard-Exportes System-Konten Fibu |
| --- | --- || 
| Es werden die zu exportierenden Felder in einer Tabelle (unten) gezeigt. |
| 
| Falls gewünscht, Spaltentitel checkboxen. Damit werden diese ebenfalls exportiert (z.B. für die Bearbeitung in Excel). || 
| Feld- und Datensatz-Trennung (Return bzw. Line Feed). (Das Dateiende muss mit einem Carriage-Return für die Bearbeitung in Access angehängt werden (sonst in Access nicht lesbar)). |
| 
| für den Standard-Export keine Eingabe notwendig. || Abspeicherung standardmässig als ASCII-File (= Textfile).
| Damit kann das Exportfile mit z.B. Excel ergänzt bzw. bearbeitet werden. |
| | |
Beispiel des Exportes (Ansicht in Excel):
 |
|---|
System-Konten dem Kontenplan zuordnen
Hier die Zuordnung, wenn die System-Konten nach Nummern aufgebaut sind:
Die Zuordnung kann entweder mittels des Buttons "Nach Kontonummern zuordnen", wobei gleichlautende Kontonummern automatisch zusammenfinden oder mittels Ziehen des System-Kontos über das Konto des Kontenplanes erfolgen:
Hier die Zuordnung, wenn die System-Konten nach sprechendem Inhalt aufgebaut sind:
Automatisierungsmöglichkeiten
In dem Systemeinstellungen - Systemkonten-Einstellungenkann vorgesehen werden, dass fehlende Systemkonten
nie
aufgrund einer Nachfrage oder
automatisch immer angelegt werden.
Systemkonten-Zuordnung entfernen
Markieren von Systemkonten, deren Zuordnung entfernt werden sollen Menüpunkt Systemkonten - Kontenzuordnungen entfernen.
Dokumentenverwaltung
Hinter die Systemkonten können Verzeichnisse/Dokumente hinterlegt werden. Siehe Dokumentenhinweis.
Standardwerte ersetzen
Mittels Menüpunkt Systemkonten - Standardwerte ersetzenkönnen die Checkboxen-Einstellungen für das Bebuchen von Kostenstellen bzw. Kostenträger der markierten Systemkonten verändert werden:
Zwingend
Fakultativ
Verboten
oder unverändert lassen.