Vor der ersten Übermittlung mit ELM-Transmitter

Einleitung

Bevor Sie erstmals übermitteln, müssen die Daten in bossSalary sauber sein.

Das heisst - neben den üblichen richtigen Einträgen - im Speziellen folgendes:

Im Firmenstamm müssen im Register "Identifikation" die richtigen UID- und BUR-Nummern eingetragen sein.
Feld UID-EHRA: hier muss die Handelsregister-Nummer gemäss Zefix stehen (also die CH-...Nummer). Sie finden sie unter www.zefix.ch
oder hier unter http://www.uid-register.ch
Feld UID-BFS: hier muss die CHE-..Nummer stehen, die Sie auch für die Mwst-Abrechnung (dort aber mit der Buchstabenergänzung " MWST"). Sie finden sie ebenfalls hiert unter www.uid-register.ch.
Feld BUR-Code: hier muss die 8-stellige BUR-Nummer sein. Unter der Mailadresse infobur@bfs.admin.ch können Sie sie für Ihren Betrieb anfragen. Teilen Sie in diesem Mail am besten mit, dass Sie sie betreffend ELM-Datentransfer brauchen.
Legen Sie allenfalls die Standards im gleichnamigen Register fest.

Bei der Auswahl der Ausbildung dürfen die Lehrlinge und Praktikanten nicht über den Eintrag "Lehrling" bzw. "Praktikant" verfügen.
Es ist nämlich so, dass der offizielle Transmitter und Distributor dies noch ablehnt (Stand Oktober 2011).
Tragen Sie dort für Lehrlinge nicht "Lehrling", sondern "nur obligatorische Schule"
und für Praktikanten nicht "Praktikant", sondern entweder "nur obligatorische Schule" oder das entsprechend andere Gültige ein (Praktikanten könnten ja einen Uni-Abschluss haben ...).
Prüfen Sie, dass alle Personen (auch die ausgetretenen) über die korrekte Sozialversicherungsnummer verfügen.
Ausgetretene, die vor 2010 beschäftigt waren, müssen - wenn Sie nicht über eine neue Sozialversicherungsnummer verfügen - mindestens die Checkbox "unbekannt" gestellt haben.
Fehleingaben z.B. durch Zahleninversionen führen zu einer falschen Prüfziffer und damit zu einer Ablehnung im Transmitter-Verfahren.
Prüfen Sie auch den Heiratscode.
Denken Sie daran: das Feld "Verwandt zu Inhaber" braucht es nur bei landwirtschaftlichen Betrieben.

Prüfen Sie, dass die Lohndefinitionen über die richtigen Anstellungsgrade verfügen.
Wichtig sind die vollständigen und richtigen Einstellungen im Register "Statistik" der Anstellung. Sie müssen wirklich vollständig sein! Sonst bricht der ELM-Datenaustausch ab.

Denken Sie daran, dass nicht alle Ausgleichskassen Transmitter-Daten annehmen, so beispielsweise die beiden Ausgleichskassen Bern (002) und Aargau (019) nicht.
Aber das ist ausserordentlich wichtig: Für alle vom System vorgegebenen Sozialversicherungstypen müssen FirmenKassen zwingend vorhanden sein und zwar auch dann, wenn kein Versicherungsvertrag besteht. Gibt es beispielsweise keine UVGZ 1 und 2, dann müssen in den beiden dortigen FirmaKassen die Abrechnungs-, Vertrags- und Kundencodes gemäss UVG eingetragen werden. Das gilt auch für KTG 1 und 2. Beim Transmitten selber legt man schliesslich fest, dass die Daten nicht zu übermitteln sind.
Hier gibt es eine Liste der empfangsbereiten Institutionen: https://www.swissdec.ch/fileadmin/user_upload/_Datenempfaenger/Empfaengerliste.pdf
Bei den Firmenkassen ist es speziell wichtig, die richtigen Nummern und Codes einzutragen. Verlangen Sie von Ihren Versicherungskassen (AHV, FAK, UVG, BVG, KTG) Ihre Versicherungsprofile und tragen Sie sie so ein, wie unter FirmaKasse beschrieben.
Nehmen Sie mit Ihren Kassen Verbindung auf und tragen Sie die entsprechenden Nummern am richtigen Ort ein.
Testübermittlungen geben Ihnen Hinweise auf allfällige Fehler.

In bossSalary gibt es die Möglichkeit, einen Teil der eingetragenen Daten vorab zu checken. Siehe dazu diesen Beschrieb.

Optionen - Administration - ELM Check div. Felder

Damit können vor dem Erstellen eines XML-Files die fehlenden oder nicht gefüllten Felder gecheckt werden.

Durch Bearbeiten der Felder können diese Mängel behoben werden.

Die fehlenden Angaben können mit dem Button "Drucken" geprintet werden.

Prüfen Sie die in diesem Kapitel beschriebenen Einstellungen.
Haben Sie z.B. eine Ausgleichskasse übermitteln wollen, die gar nicht am ELM-Verfahren (Kanton Bern, Aargau...) angeschlossen ist?
Haben Sie trotzdem die FAK auch noch übermitteln wollen, obwohl die Ausgleichskasse ausgeschlossen ist?