Matrix-Darstellung von Projekten/Ktr/Kostenträger oder Kostenstellen

In Version bossERP 4501 gibt es eine zweidimensionale Auswertungsmöglichkeit für Kostenträger in Matrixform.

Voraussetzungen

Kostenstellen / Organisationseinheit / Gestaltung der Kostenstellen

Die Kostenstellen (Kst) werden buchhalterisch als Organisationseinheiten (OE) geführt. Sämtliche Buchungen, also Personal- und Sachkosten, die die OE selber sowie deren Projekte betreffen, werden dieser OE-Nummer zugeführt. Durch die Erfassung sämtlicher Betreffnisse auf die Kst gibt es eine klassische konsolidierte Betriebserfolgsrechnung darüber. Als Kostenstellen werden definiert: Struktur Z: Zentrale Kst SCNAT: 01 Dachorganisation (DO) 02 GS Dienstleistungen (GS DL), wobei GS "Generalsekretariat" bedeutet 03 GS Koordination 04 GS Infrastruktur Struktur P: Kst Plattformen 05 MAP Mathematics, Astronomy + Physics 06 BIO Biologie 07 GEO Geosciences 08 CHE Chemistry 09 NWR Naturwissenschaften + Region 10 Foren + Kommissionen (= Struktur !) 101 ProClim 102 OcCC 103 Nationalpakr 104 Bio 105 ICAS 106 FoGeFo 107 td-net 108 KFPE 109 Polarkommission Beispiel: Alle Sachkosten werden mit der Kostenstellennummer versehen. Jede Anstellung erhält in der Lohnbuchhaltung die Aufteilung, welcher Kostenstelle sie angehört. Das heisst folgendes: ein MA kann mehreren Kst angehören; Die Verteilung erfolgt nach den entsprechenden %-Sätzen der "Aufteilung" in der Lohnapplikation.

Kostenträger

Die Kostenträger selber sind die eigentlichen Projekte. Sie werden von der Logik her analog aufgebaut wie die Kostenstellen, sind aber feiner gegliedert. Grundlage für die Gliederung dient das Organigramm von SCNAT mit dessen Zuordnungen. Beispiele (die Nummerierung ist hier willkürlich gewählt) 06 BIO 06-1 OE der Plattform BIO 06-1000 Geschäftsleitung 06-1010 Schweiz. Gesellschaft für Antropologie 06-1020 Schweiz. Arbeitsgemeinschaft für wissenschaftliche Ornithologie (SAWO) etc. 06-5 Landeskomitees BIO 06-5050 IUPS etc. 06-8 Kommissionen BIO 06-8650 IUPS International Union of Physiological Sciences etc. 03 GS DL 03-1000 Hauskosten 03-1001 Hausreinigung 03-1002 IT-Unterhalt + Support 03-1003 Buchhaltung etc. Die unterstrichenen Titel (hier fett gedruckt) sind sog. Strukturen, die jeweils das Total all ihrer hierarchisch direkt unterstellten Projekte zeigen. So kann man - aus Projektsicht - alle Kosten der OE in einer Matrix darstellen. Hinweis: Es kann auch eine andere Strukturierung gewählt werden, z.B. jene der Führungsstruktur, indem als Titel die Verantwortlichen figurieren. Beispiel: 06 BIO 06-1 Prof. Dr. Peter Meier 06-1000 Geschäftsleitung 06-1020 Schweiz. Arbeitsgemeinschaft für wissenschaftliche Ornithologie (SAWO) etc. 06-2 PD Dr. Hans Müller 06-1010 Schweiz. Gesellschaft für Antropologie etc. Bei organisatorischen Aenderungen können die einzelnen Kostenträger mit Drag and Drop zu andern "Titeln" verschoben werden.

Auswertung der Kostenstellen und Kostenträger in Form einer Matrix

Es sind 2 Auswertungsebenen in der sog. Verteilungsstrukturzusätzlich definiert und vorgegeben worden, nämlich

  • die Leistungsbereiche (als Spalten in der Horizontale) und
  • die Fördergegenstände (als Zeilen in der Verikale). Die Auswertung kann auf den eigentlichen Kostenträger selber (z.B. 06-1020 Schweiz. ARGE für wissenschaftliche …) oder auf die Struktur (06-1 Prof. Dr. Peter Meier) oder auf die obere Struktur 06 BIO erfolgen. Selbstverständlich kann man beliebige Strukturen einbauen, dazwischenschalten usw. und Auswertungen davon erstellen. Formale Hinweise:
  • Anzahl in der Horizontalen: 20 (inkl. Totalspalten)
  • Anzahl in der Vertikalen: 20
  • Zwischentotale in den Gruppen der Leistungsbereiche
  • Zahlenformat: gerundete ganze Franken, maximal: -999'999 (wegen der Übersichtlichkeit) oder % Aufteilung
  • A4 quer pro Kostenträger Da die Kosten "lediglich" reportet werden, müssen keine Anpassungen im Standard von bossERP gemacht werden. Die bestehenden Ist-Kostendarstellungen der Kostenrechnung können nach wie vor genutzt werden (überjährige Kostenbetrachtungsmöglichkeiten). Für die Matrix-Darstellung braucht es einen Kreuztabellen-Bericht, der eigens dafür gilt. Er liest dazu den Verteilschlüssel ein und stellt die Kosten nach dieser Matrix dar. Struktur-Totale sind das Total aller Kostenträger-Verteiler.

Budgetierung

Die Budgetierung erfolgt gemäss Standard. Die Darstellung der Budgetzahlen und der Abweichungen innerhalb der Kostenträger erfolgt nach deren Verteilschlüssel.