Matrix-Darstellung von Projekten/Ktr/Kostenträger oder Kostenstellen

In Version bossERP 4501 gibt es eine zweidimensionale Auswertungsmöglichkeit für Kostenträger in Matrixform.

Voraussetzungen

• Die Freischaltung erfolgt unter den Spezialfunktionen - Übrige Finanzauswertungen - “Matrix-Auswertung”.
• Im Zugriffssystem muss die Datei “Verteilungsmatrizen” den berechtigten Usern zugewiesen werden.
• In den Systemeinstellungen “Verteilungsstrukturen” sind solche zu hinterlegen.
• In der Tabelle “ Verteilungsmatrizen” sind die Verteilschlüssel zu erfassen.
• Den echten Kostenstellen/Kostenträger sind Verteilungsmatrizen zuzuweisen.

Kostenstellen / Organisationseinheit / Gestaltung der Kostenstellen

Die Kostenstellen (Kst) werden buchhalterisch als Organisationseinheiten (OE) geführt. Sämtliche Buchungen, also Personal- und Sachkosten, die die OE selber sowie deren Projekte betreffen, werden dieser OE-Nummer zugeführt. Durch die Erfassung sämtlicher Betreffnisse auf die Kst gibt es eine klassische konsolidierte Betriebserfolgsrechnung darüber.
Als Kostenstellen werden definiert:
Struktur Z: Zentrale Kst SCNAT:
01 Dachorganisation (DO)
02 GS Dienstleistungen (GS DL), wobei GS “Generalsekretariat” bedeutet
03 GS Koordination
04 GS Infrastruktur
Struktur P: Kst Plattformen
05 MAP Mathematics, Astronomy + Physics
06 BIO Biologie
07 GEO Geosciences
08 CHE Chemistry
09 NWR Naturwissenschaften + Region
10 Foren + Kommissionen (= Struktur !)
101 ProClim
102 OcCC
103 Nationalpakr
104 Bio
105 ICAS
106 FoGeFo
107 td-net
108 KFPE
109 Polarkommission
Beispiel:
Alle Sachkosten werden mit der Kostenstellennummer versehen.
Jede Anstellung erhält in der Lohnbuchhaltung die Aufteilung, welcher Kostenstelle sie angehört. Das heisst folgendes: ein MA kann mehreren Kst angehören; Die Verteilung erfolgt nach den entsprechenden %-Sätzen der “Aufteilung” in der Lohnapplikation.

Kostenträger

Die Kostenträger selber sind die eigentlichen Projekte. Sie werden von der Logik her analog aufgebaut wie die Kostenstellen, sind aber feiner gegliedert. Grundlage für die Gliederung dient das Organigramm von SCNAT mit dessen Zuordnungen.
Beispiele (die Nummerierung ist hier willkürlich gewählt)
06 BIO
06-1 OE der Plattform BIO
06-1000 Geschäftsleitung
06-1010 Schweiz. Gesellschaft für Antropologie
06-1020 Schweiz. Arbeitsgemeinschaft für wissenschaftliche Ornithologie (SAWO)
etc.
06-5 Landeskomitees BIO
06-5050 IUPS
etc.
06-8 Kommissionen BIO
06-8650 IUPS International Union of Physiological Sciences
etc.
03 GS DL
03-1000 Hauskosten
03-1001 Hausreinigung
03-1002 IT-Unterhalt + Support
03-1003 Buchhaltung
etc.
Die unterstrichenen Titel (hier fett gedruckt) sind sog. Strukturen, die jeweils das Total all ihrer hierarchisch direkt unterstellten Projekte zeigen. So kann man - aus Projektsicht - alle Kosten der OE in einer Matrix darstellen.
Hinweis:
Es kann auch eine andere Strukturierung gewählt werden, z.B. jene der Führungsstruktur, indem als Titel die Verantwortlichen figurieren. Beispiel:
06 BIO
06-1 Prof. Dr. Peter Meier
06-1000 Geschäftsleitung
06-1020 Schweiz. Arbeitsgemeinschaft für wissenschaftliche Ornithologie (SAWO)
etc.
06-2 PD Dr. Hans Müller
06-1010 Schweiz. Gesellschaft für Antropologie
etc.
Bei organisatorischen Aenderungen können die einzelnen Kostenträger mit Drag and Drop zu andern “Titeln” verschoben werden.

Auswertung der Kostenstellen und Kostenträger in Form einer Matrix

Es sind 2 Auswertungsebenen in der sog. Verteilungsstrukturzusätzlich definiert und vorgegeben worden, nämlich

• die Leistungsbereiche (als Spalten in der Horizontale) und
• die Fördergegenstände (als Zeilen in der Verikale). Die Auswertung kann auf den eigentlichen Kostenträger selber (z.B. 06-1020 Schweiz. ARGE für wissenschaftliche …) oder auf die Struktur (06-1 Prof. Dr. Peter Meier) oder auf die obere Struktur 06 BIO erfolgen. Selbstverständlich kann man beliebige Strukturen einbauen, dazwischenschalten usw. und Auswertungen davon erstellen.
  Formale Hinweise:
• Anzahl in der Horizontalen: 20 (inkl. Totalspalten)
• Anzahl in der Vertikalen: 20
• Zwischentotale in den Gruppen der Leistungsbereiche
• Zahlenformat: gerundete ganze Franken, maximal: -999’999 (wegen der Übersichtlichkeit) oder % Aufteilung
• A4 quer pro Kostenträger Da die Kosten “lediglich” reportet werden, müssen keine Anpassungen im Standard von bossERP gemacht werden.
  Die bestehenden Ist-Kostendarstellungen der Kostenrechnung können nach wie vor genutzt werden (überjährige Kostenbetrachtungsmöglichkeiten).
  Für die Matrix-Darstellung braucht es einen Kreuztabellen-Bericht, der eigens dafür gilt. Er liest dazu den Verteilschlüssel ein und stellt die Kosten nach dieser Matrix dar. Struktur-Totale sind das Total aller Kostenträger-Verteiler.

Budgetierung

Die Budgetierung erfolgt gemäss Standard. Die Darstellung der Budgetzahlen und der Abweichungen innerhalb der Kostenträger erfolgt nach deren Verteilschlüssel.