Email erstellen

PDFs können in allen Tabellen erstellt und mit Mail aus den Tabellen "Person", "Anstellung" und "Lohnabrechnung" via Drucken versendet werden.

Voraussetzungen

• • Es muss ein Standard-Verzeichnis für so erstellte PDFs in den Benutzereinstellungen festgelegt werden.
• Ferner muss ein Mail-Account mit seinen eMail-Einstellungen errichtet sein.
• Für "Massenmails" (z.B. Versand von Lohnabrechnungen) muss die Mailadresse in der Person (E-Mail 1) vollständig und richtig hinterlegt sein.

Funktionsweise

• Der/Die Datensätze, die als PDF erstellt und als Mail versandt werden, markieren.
• Wahl des Druckreports.
• Checkbox "PDF erzeugen" stellen.
• Checkbox "Mit Email versenden" stellen.
• Beim Versand von PDF-Lohnabrechnungen wählen:

Nun müssen Sie entscheiden, ob die einzelnen PDFs zusammen an eine oder einzeln an einzelne Adressen gesandt werden. Lohnabrechnungen sind in der Regel an die einzelnen Anstellungen zu versenden:

Anschliessend erscheint folgendes Fenster für jede zu versendende Lohnabrechnung:

Sofern "Zeigen" gewählt wird, zeigt es den Ordner und die Datei an, wo sich die PDFs befindet.

Hinweis für Mitarbeitende, die ihre Lohnabrechnungen nicht per eMail bekommen möchten Um zu verhindern, dass solche Mitarbeitende ihre Lohnabrechnung nicht erhalten, bietet sich an, die Mail-Adresse der Person zu hinterlegen, die Lohnabrechnungen erstellt (demnach so, dass die Lohnbuchhalterin/der Lohnbuchhalter sich selber eine Mail zustellt, damit die Lohnabrechnung aus ihrem/seinem Account ausdrucken und per Post versenden kann. Fehler: Es werden PDFs oder Mails nicht erstellt Dann sind wahrscheinlich die Einstellungen nicht korrekt:

Die Mailadresse der Person fehlt oder ist falsch und/oder Das Mail-Passwort für den Account ist bei der Mailadress-Einstellung falsch und/oder PDF-Austauschverzeichnis in den Benutzereinstellungen nicht korrekt festgelegt und/oder eMail-Einstellungen nicht korrekt in den Benutzereinstellungen hinterlegt.