Grundlagen im Bestellprozess

Bestellwesen

Unter dem Bestellwesen verstehen wir

  • den manuellen und "automatischen" Bestellprozess.
  • seine Beziehungen zum Kundenauftrag.
  • seine Beziehung zum Wareneingang sowie
  • seine Beziehung zur Kreditoren-Rechnung.

Voraussetzung

für einen funktionierenden Bestellprozess sind

  • eines oder mehrere Lager mit Lagerplatz oder -plätzen.
  • bestandesgeführte, sauber und fehlerfrei eröffnete Artikel im Artikelstamm,
  • bzw. Stücklisten.
  • eingepflegte Einkaufspreise.
  • idealerweise die Zuordnung von Lieferantenadressen.
  • für das automatische Bestellwesen muss im Artikelstamm, Seite Lager, die entsprechende Checkbox gestellt sein.

Weitere Möglichkeiten

Der Bestellprozess verlangt folgendes:

Vorgänge im Bestellprozess

Hier sind kurz die lieferantenseitigen Vorgänge, wie sie - um eine saubere Lagerführung zu gewährleisten - strikte in der angegebenen Reihenfolge abzuwickeln sind:

Bestellvorschlag -> Bestellung -> Wareneingang -> Lieferantenrechnung

Bestellvorschläge können auch aus verkaufsseitigen Auftragsbestätigungen generiert werden. Nachstehend die verkaufsseitigen Vorgänge:

Offerte -> Auftragsbestätigung -> Lieferschein -> Rechnung -> Mahnung:

Aus einer Auftragsbestätigung (oder aber auch aus einer Offerte oder einem Lieferschein) heraus können die nachstehenden einkaufsseitigen Vorgänge ausgelöst werden, die zum sog. auftragsbezogenen Bestellwesen führt:

Bestellvorschlag  -> Bestellung -> Wareneingang -> Lieferantenrechnung

Bestellmöglichkeiten

Es können Bestellvorschläge und Bestellungen bei Lieferanten aufgrund folgender Aktionen ausgelöst werden:

  • Es wird manuell bestellt.
  • Es wird lagerbezogen bestellt, d.h. es gibt in bossERP einen automatisierten Bestellprozess aufgrund der Lager-Bestandeszahlen.
  • Es wird auftragsbezogen bestellt, d.h. es wird aufgrund einer Auftragsbestätigung an einen Kunden eine Bestellung daraus bei einem oder mehreren Lieferanten ausgelöst.

Bestellrelevante Bestände

Bestellungen führen zu sog. Bestellbeständen; Wareneingänge daraus reduzieren sie.

Beim Bestellwesen wird auf den Soll-Bestand oder auf den Maximalbestand geprüft, wobei vom Theoretischen Bestand ausgegangen wird:

Aktueller Ist-Bestand am Lager abzüglich der bis zum vorgegebenen Datum auszuliefernden Menge (= reservierter Bestand) zuzüglich der bis zum vorgegebenen Datum eingehenden Menge (= bestellter Bestand) Liegt die Bedingung einer Mindestbestellmenge seitens des Lieferanten vor, wird diese mitberücksichtigt, indem mindestens diese Menge bestellt werden muss. Ist der zu bestellende Bestand kleiner als die Mindestbestellmenge, wird nicht bestellt.

Bestellwesen: Standard-Lieferant

Jeder bestandesgeführte Artikel kann über maximal 1 Standardlieferanten verfügen. Dies ist bei einem Fremdartikel ein fremder Lieferant, bei einem eigenen Artikel der Mandant selbst - ebenfalls als Adresse in der Adressdatei repräsentiert.

Wird für einen bestandesgeführten Artikel kein Standardlieferant vordefiniert (und gibt es mehrere Lieferanten für diesen Artikel), so hat der Benutzer bei der Durchführung der Funktion "automatischer Bestellvorschlag" drei Möglichkeiten:

  • Bestellung beim billigsten Lieferanten.
  • Bestellvorschlag ohne Lieferant (Festlegung durch den Benutzer bei der Umwandlung in eine Bestellung).
  • kein Bestellvorschlag.

Bestellwesen: Mindestbestellmenge

Bei den Artikel-Einkaufskonditionen (Lieferanten-Einkaufspreisen) kann pro Kondition eine Mindestbestellmenge angegeben werden. Diese wird bei der Erstellung von Bestellvorschlägen benötigt. Die Mindestbestellmenge wird in der Recheneinheit des Artikels geführt und kann in der Datei Adresse -

Register - EK-Preise nachgeführt werden.

Liegt bei den Lieferanten keine Mindestbestellmengen in den Lieferanteneinkaufspreisen vor, kann im Register Einkauf des Artikels eine solche Mindestbestellmenge (demnach in 2. Prio) hinterlegt werden, die beim Bestellen herangezogen wird.