Kontenplan für den Import vorbereiten

Im Standard sind folgende Kontenpläne vorhanden:

  • ERP-Standardkontenplan (mit ca. 150 Konten)
  • ERP-Standardkontenplan mit Stufen-Erfolgsrechnung
  • Curaviva-Kontenplan
  • Käfer-Kontenpläne
  • Minimal-Kontenplan für die System-Minimalkonten. Es sind individuelle Kontenpläne anlegbar. Wir empfehlen, von den Minimal-Konten auszugehen, die dortigen Kontennummern dem neuen Individual-Kontenplan anzupassen und darauf aufzubauen. Damit können die System-Einstellungen automatisch übernomen werden, ohne sie in einem weiteren Schritt anpassen zu müssen. Grundsätzlich lassen sich Kontenpläne auf manigfaltige Weise importieren und exportieren. Damit dies erfolgreich gelingt, müssen die nachstehenden Richtlinien bezüglich Formatierungen strikte eingehalten werden.

Erster Schritt:

Entweder wird im Standard-Kontenplan ein sog. Standard-Kontenplan erfasst (kann später im ERP-eigenen .PFF-Format exportiert werden (z.B. in andere ERP-Files) oder der Kontenplan wird im Textformat in Excel vorbereitet und als Standard-Kontenplan importiert. Bitte beachten Sie, dass sämtliche Kontenpläne "nur" via Standard-Kontenplan importiert werden können.

Zweiter Schritt:

Der Kontenplan des ersten Finanzjahres wird ab diesem Standard-Kontenplan automatisch erstellt (Konten - Kontoplan). Ab zweitem Finanzjahr wird der für das neue Geschäftsjahr gültige Kontoplan ab dem Vorjahr geholt (weil nicht sichergestellt ist, dass der Standard-Kontenplan laufend neben jenem des Finanzjahres nachgeführt worden ist).

Dritter Schritt (beim erstmaligen Einrichten des Datenfiles):

Sofern keine Kreditoren geführt werden, sind die wenigen Systemkonten anzupassen. Dann ist die automatische (oder allenfalls manuelle) Kontenzuordnung vorzunehmen. Falls das Modul Kreditoren eingesetzt wird, sind die System-Konten mit den Kontenplan-Konten zu ergänzen. Am rationellsten macht man das wie folgt:

  • Dateien - Stammdaten Konten Fibu
  • alle markieren
  • Datei (bzw. unter Mac "Ablage") - Export - Konto-Plan (PFF-internes Format) und auf den Desktop oder in einen Temp-Ordner abspeichern.
  • Dann: Dateien - System-Konten  - Konten Fibu öffnen und
  • via Menüpunkt Datei (bzw. Mac: Ablage) - Import das vorangehend gespeicherte File importieren.
  • Anschliessend ist die automatische (oder allenfalls manuelle) Kontenzuordnung (Konten - Kontenzuordnung) vorzunehmen. Es versteht sich, dass unter Jahr geänderte bzw. ergänzte Konten auch im System-Kontenplan nachgeführt werden müssen, falls sie für die Erfassung der Kreditoren notwendig sind. Dies kann durch die Systemeinstellung - Systemkonten - Register Kontonummern (Fehlende Systemkonten immer automatisch anlegen) ... automatisiert werden.