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Standard-Lohnabrechnungen erstellen (Schritt für Schritt erklärt)

Dateien - Personenstamm - Anstellung

Lohnberechnung - Lohnabrechnung Standard

Die Lohnabrechnungen werden in der Datei Anstellung erstellt. Es werden diejenigen Anstellungen markiert, die zur Abrechnung herangezogen werden müssen. Dabei können Anstellungen gleichzeitig gewählt werden, die von unterschiedlichen Mandanten stammen.

Für Anstellungen, die Register Anstellung nicht aktiv gesetzt sind bzw. deren Austrittsdatum vor der Abrechnungsperiode liegt, können keine Lohnabrechnungen erstellt werden.

1. Wählen der abzurechnenden Anstellungen

Normalerweise werden zuerst die Anstellungen gewählt, die eine sog. Endabrechnungslage haben (im Register Anstellung liegt ein passendes Austrittsdatum vor), d.h. deren Austrittsdatum liegt in der Lohnabrechnungsperiode (je nach Situation können die Anstellungen mit Endabrechnung auch zu einem späteren Zeitpunkt abgerechnet werden).

2. Menü-Punkt Lohnberechnung - Lohnabrechnung Standard

Zur Erstellung der Lohnabrechnungen steht der Menü-Punkt Lohnberechnung - Lohnabrechnung Standard zur Verfügung.

3. Wahl des Abrechnungstermins und Abrechnungslagen

Es werden die aktuellen Abrechnungstermine angezeigt bzw. vorgeschlagen:

Dann wird die in der Datei Abrechnungstermin erfasste Periode markiert, die gelten soll. Auf der untersten Zeile wird diese Periode nochmals aufgeführt: Hier können in allen Feldern Mutationen vorgenommen werden.

Falls Sie eine Periode markieren und berechnen möchten, frägt das System, ob die Lohnabrechnungen nach deren Erstellung auf "definitiv" gesetzt werden sollen. Man kann dies auch später noch vornehmen (siehe Lohnabrechnungen definitiv setzen ) / Lohnabrechnungen provisorisch setzen ).

Stellen Sie die entsprechenden Abrechnungslagen, falls zutreffend:

• Erst-Abrechnung

• End-Abrechnung

Hinweis für mandantenübergreifende Lohnabrechnungen:

Falls das mandantenübergreifende Feature bestellt wurde und in den Administrationseinstellungen freigeschaltet ist, erscheint bei der Lohnabrechnung der entsprechende Hinweis

Berechnung von Löhnen über mehrere Perioden

Es ist möglich, Löhne über mehrere Perioden (auch über mehrere Jahre) zu berechnen, z.B. von Januar 2024 bis Dezember 2025, um damit z.B. Budgetzahlen zu erhalten.

• Man wählt nicht nur eine, sondern mehrere Abrechnungsperioden, die logischerweise vorhanden sein müssen.
• Mit OK werden die Lohnabrechnungen erstellt und in einem neuen Fenster angezeigt.
• Man kann unter Anstellung z.B. eine Firmenrekap drucken, um die Zahlen für das ganze Unternehmen oder eine Rekap für die Auswahl mehrerer Anstellungen drucken, um die Zahlen für eine Abteilung oder Kst oder ... zu erhalten.
• Mittels Massen-Löschen können die vielen Lohnabrechnungen wieder gelöscht werden, wobei man wissen muss, was man tut.

4. Event. Ergänzung von Kopf- bzw. Fusszeilen

Im Register Kopf-/Fusszeile (Lohnabrechnung Seite 2) können Sie Einträge vornehmen, die auf alle Lohnabrechnungen gedruckt werden. Vor dem definitiven Ausdruck können Sie in den einzelnen Abrechnungen noch individuelle Mutationen vornehmen.

5. Berechnungslauf

Wählen Sie im ersten Durchlauf die Anstellungen, die end-abgerechnet, im zweiten Durchlauf diejenigen, die erst-abgerechnet und anschliessend alle übrigen, die normal abgerechnet werden.

Beachten Sie bitte, dass alle Lohnabrechnungen zu allererst gemacht werden, die mit EZAG bzw. mit oder ohne Referenzcode bezahlt werden.

Mit Button OK wird gerechnet. Liegt das Buchungsdatum vor dem "Von-Datum", erscheint eine Warnmeldung.

6. Datenprüfung, Fehlerprotokoll und Fehlerbehebung

Es wird eine Datenüberprüfung vorgenommen. Die mit der gestellten Checkbox "Abrechnen" versehenen Anstellungszeilen sind fehlerfrei und können abgerechnet werden; die anderen nicht.

Wir empfehlen bei Vorliegen von Fehlern den Lohnlauf abzubrechen und anhand des Fehlerprotokolls die Fehler zu beheben. Es spricht aber nichts dagegen, die "Gültigen" mit der entsprechenden Checkbox abzurechnen.

7. Fortschrittskontrolle

Nach der Behebung der Fehler oder bei begründeter Akzeptanz ihrer Existenz kann die Lohnabrechnung gefahren werden. Nach der Konsistenzprüfung erscheint eine Fortschrittsanzeige.

Mit Stop kann für die angezeigte Anstellung die gegenwärtige Berechnung gestoppt werden; das System bricht sofort alle weiteren Berechnungen ab. Die bisher bereits gerechneten Löhne bleiben erhalten und müssen allenfalls in der Datei Lohnabrechnung, solange sie noch nicht definitiv erklärt wurden, manuell gelöscht werden.

Mit Ueberspringen wird die derzeit in der Berechnung stehende Anstellung gestoppt; das System springt für die weitere Berechnung zur nächsten Anstellung.

Die Dauer der Berechnung hängt im Wesentlichen von der Leistungsfähigkeit des Rechners ab (RAM, Taktrate, Zustand der Harddisk). Je nach Grösse der Mitarbeiter-Lohnarten sowie der Anzahl zu rechnender Minimas und Maximas schwankt die Berechnung für etwa 100 Anstellungen zwischen einer Minute bis zu einer Viertelstunde.

8. Kontrolle der erstellten Lohnabrechnungen

Die neu erstellten Lohnabrechnungen erscheinen in der gleichnamigen Datei Lohnabrechnung (bei den Erst- und Endabrechnungen ist vor dem Mandantennamen ein * eingetragen).

Mit Doppelklick auf einen der Datensätze kann die Lohnabrechnung eingesehen und deren Kopf- und Fusszeilen individuell mutiert werden.

9. Löschen und Wiedererstellen

Solange die Lohnabrechnung noch nicht definitiv gesetzt ist, kann sie gelöscht und neu erstellt werden.