Finanzbuchhaltung

Spezialkonten

Das sind solche Konten, die bestimmten Usern zur Einsichtnahme zugänglich gemacht werden (z.B. auf Klienten-Kontokorrente), welche sonst auf andere Buchhaltungsfunktionalitäten keinen Zugriff haben. Sie werden als solche bei der Stammdatenerfassung gekennzeichnet. Siehe dazu die Beschreibung über die eingeschränkte Einsicht in Kontenblätter.

Klienten-Kontokorrente (sog. K-Konten)

Innerhalb des Kontenplanes gibt es sog. Klienten-Kontokorrente. Auf diese werden einerseits Drittrechnungen, sog. Kassenverhandlungen (z.B. Grundbuchamt, Steueramt, Handelsregister) via Kreditorenrechnungen belastet und andererseits solche Belastungen via Kundenrechnungen an den Klienten wiederum (meist erfolgsneutral) gutgeschrieben. Es können auch Rückerstattungen gutgeschrieben werden, die in Kundenrechnungen zum Abzug gebracht oder mit Kunden-Gutschriften ausgeglichen werden. Solche Klienten-Kontokorrente, wir bezeichnen sie zur Eindeutigkeit als sog. K-Konten, sind reine Durchlaufkonten. Beispiel: Werden Grundstücke verkauft, werden die Kaufpreise den K-Konten (via Rechnungen an die Klienten) gutgeschrieben. Demgegenüber werden Weiterzahlungen an den Verkäufer (z.B. via Kreditoren oder Zahlungsauftrag) diesem Konto gegenbelastet. Die gestellten Rechnungen (nicht Teil- und nicht Schlussrechnungen) sind bis zur ESR-Zahlung durch den Klienten Offene Posten. Akontozahlungsgesuche laufen nicht via die K-Konten, sondern sind Debitorenrechnungen, die in den Ertrag gebucht werden. Sie sind eigentliche Teilrechnungen. In Schlussrechnungen werden die Kassenverhandlungen an den Klienten weiterbelastet und die bisher gestellten Teilrechnungen automatisch daran in Abzug gebracht. Erledigte Rechtsfälle sind entsprechend zu behandeln, d.h. die Fibu-Konten sind zu saldieren und die Dossiers als erledigt zu kennzeichnen. Sofern K-Fibu-Konten als Spezialkonten geführt werden sollen (d.h. als Konten, die nur bestimmten Personen zugänglich sind, die sonst keine Fibu-Zugriffe haben), dann ist die entsprechende Checkbox zu stellen. Unter den Stammdaten (den sog. echten Konten) können Konten saldiert werden. Dazu steht die Checkbox "Nicht weiterführen" zur Verfügung. Das bedeutet, dass das Konto saldomässig auf Null stehen muss und anlässlich der Eröffnung eines neuen Geschäftsjahres nicht mehr vorgetragen wird.

Überjährige Kontodarstellungen (Kontoblatt spezial)

Zur Verbesserung der Transparenz und Nachverfolgbarkeit sind im Advokatur- + Notariatsmodul spezielle Berechtigungen freigeschaltet, die eine überjährige Kontendarstellung via Menüpunkt Konten - Kontoblatt spezial oder Auswerten - Kontoblatt spezial erlauben, d.h. wenn z.B. das Konto K4711.03 mit dieser Funktionalität betrachtet wird, erscheinen alle Bewegungen seit dem ersten Jahr, in welchem dieses Konto eröffnet worden ist, vorausgesetzt, dass die Checkbox "Ist Spezialkonto" in allen Finanzjahren gestellt ist. Im Beschrieb Kontoblatt spezial sind weitere Details enthalten.

Konten saldieren

Sind Aufträge erledigt und das entsprechende K-Fibu-Konto auf Null, kann es via Stammdaten ("echte" Konten) als nicht mehr weiterführen klassiert werden. Das Auftragsdossier ist auf erledigt zu setzen.

Spezielle Einstellungen im Kontenplan

  • Konten, die saldiert sind (d.h. alle Rechnungen und Gegenverrechnungen sind verbucht und der Kontosaldo ist Null), können in den Fibu-Konten-Stammdaten (in den sog. "echten" Konten) als "Nicht weiterführen" gekennzeichnet werden. Das bewirkt folgendes:

  • Das Konto wird gesperrt, so dass keine Buchungen mehr darauf gemacht werden können.

  • Das Konto wird nicht ins neue Finanzjahr übertragen.

Information

Damit auch in den Debitoren und Kreditoren keine Erfassungen mehr auf solche Konten erfolgen können, müssen auch die Systemkonten gesperrt werden.

Liquide Mittel für den Deckungsnachweis

Im echten Konto gibt es das Alpha-Feld "Spezialkonto". Hier trägt man für das Notariatsmodul "Für Deckungsnachweis" ein.

Journal-Nummern / Abschluss-Nummern

Für jeden Periodenabschluss kann in den Systemeinstellungen der Buchhaltungsstandards hinterlegt werden, ob jeder Abschluss mit einer eindeutigen, nicht beeinflussbaren Nummer (Folgenummer) zu versehen ist, welche jeder abgeschlossenen Buchung automatisch zugewiesen wird. Im Hintergrund wird ein fortlaufender Zähler geführt, welcher auf die Kontenlisten, die Journale und die Bilanzen und Erfolgsrechnungen aufgedruckt werden kann. Buchungen, die in abgeschlossenen Perioden liegen, sind sog. abgeschlossene Buchungen. In den Journalen werden sie mit "A" versehen, auf den Kontenblättern sind sie farblich grau unterlegt.

Deckungsnachweis (für Notariate)

Dieser setzt sich aus dem Report Gebühren und Auslagen sowie den aus den Finanzauswertungen errechneten Deckungsmitteln zusammen.

In den Finanzauswertungen (Teil des Controlling-Moduls) sind Auswertungsregeln hinterlegt, die ihrerseits auf Berechnungsregeln abstellen.