Funktionsweise von Systemkonten

In jedem Finanz- und Rechnungswesen bestehen konten- und kostenrechnungsmässige Verbindungen zueinander. Jede Finanzbuchhaltung kennt mehrere solcher Scharnierkonten. Beispiele:

  • Debitoren- oder Kreditoren-Sammelkonten

  • Bankkonten

  • Mehrwertsteuer - Vorsteuerkonten

  • Mehrwertsteuer - Umsatzsteuerkonten

  • Ertrags- und Ertragsmindungskonten

  • Kursdifferenzen

  • usw. Das Gleiche gilt für Kostenstellen und Kostenträger, indem beispielsweise Ertragsminderungen einer bestimmten Kostenstelle oder einem bestimmten Kostenträger oder Projekt zugewiesen werden sollen. Nun kommt es vor, dass - aus welchen Gründen auch immer - aufgrund von Kontenplan-Aenderungen solche Scharnierkonten geändert werden müssen. Um nun nicht mühsam alle Debitoren- und Kreditorenkonten oder andere systembedingte Einstellungen auf einen bestimmten Termin hin ändern zu müssen (was in den meisten Fällen schlicht nicht möglich ist), haben wir die sog. System-Konten, System-Kostenstellen und System-Kostenträger geschaffen. Die System-Konten, -Kostenstellen und -Kostenträger bleiben immer gleich und sind mandantenübergreifend. Sie selber werden dem jeweils geltenden Mandanten-Kontenplan zugewiesen; sie bilden quasi das Scharnier zwischen den Modulen und Systemeinstellungen zum effektiv geltenden Kontenplan der Fibu. Die Zuweisung, ab wann neue Fibu-Kontenpläne gelten, ist der Buchhaltung überlassen und tangiert die übrigen Beteiligten (Debitoren, Auftragswesen, Kreditoren) in keiner Weise.

Schema:

Anfänglich stimmen - im Gegensatz zu hier oben - normalerweise die Nummern der System-Konten (-Kst und -Ktr) überein. Werden später die Kontenpläne geändert (z.B. das jetzige Konto 1100 heisst später 110'000), dann wird zum dannzumaligen Zeitpunkt dem Konto 110'000 D-Sammel zugewiesen (und auf allen Adress-Stammdaten bleibt D-Sammel nach wie vor bestehen). Hinweis: "D-Sammel" hier ist lediglich ein Beispiel ! Legen Sie am besten die Systemkonten gleich Ihrem Kontenplan an. Das erleichtert die Arbeit erheblich !!! Durch den Systemkonten-Einstellungen kann das Nicht- bzw. halb- oder vollautomatische Eröffnen von Systemkonten festgelegt werden. Wir empfehlen das vollautomatische Eröffnen, um das Handling wesentlich zu vereinfachen.