PDFs im Register Dokumente

In den Systemeinstellungen Workstation wird das PDF-Ablageverzeichnis definiert.

Beim Drucken von Belegen und Bestellbelegen ist die Möglichkeit geboten, ein PDF zu erstellen.

Die Checkbox "Im DMS speichern" muss für das Nachfolgende nicht gestellt sein.

• Zuerst wird temporär das PDF ins PDF-Ablageverzeichnis gelegt.
• Sofern das zu speichernde PDF eine individuelle Dateibezeichnung erhalten soll, muss im Druckreport (unter den Druckoptionen) die Checkbox "PDF individuell bezeichnen" gestellt sein.
• Bevor der Druckprozess fortgesetzt wird (Email-Versand, DMS-Speicherung), verschiebt ERP die PDFs aus dem (temporären) PDF-Verzeichnis in die Standardverzeichnisse der betroffenen Datensätze (soweit diese in den Datensätzen definiert wurden).
• Jedes erfolgreich verschobene/kopierte PDF wird aus dem (in diesem Fall temporären) PDF-Verzeichnis gelöscht.
• Treten bei diesem Verschiebungsprozess Fehler auf, oder gibt es für gewisse PDF (für gewisse Datensätze) Standardverzeichnisse und für andere nicht, so liegen die PDFs teilweise noch im PDF-Verzeichnis gemäss Systemeinstellung und die anderen sind in den jeweiligen Standardverzeichnissen der Datensätze.
• In jedem Fall aber kann ERP diese PDFs weiterverarbeiten (Emailversand, DMS), und es wird protokolliert, wo die PDFs (nun u.U. verteilt) liegen. In den Verarbeitugsprotokollen kann man (auch später) „nachschlagen“, wohin die PDFs gespeichert wurden.