XML-Import von Bestellbelegen

Es handelt sich dabei nicht nur um einen Import, sondern gleichzeitig auch um einen Abgleich. Bereits importierte Bestellbelege werden nicht nochmals importiert, nur deren Veränderungen. Sind die bereits vorhandenen Bestellbelege definitiv gesetzt worden, werden sie weder importiert noch verändert.

Initial-Einstellungen

Systemeinstellungen -Mandanteneinstellungen../../bossERP-CS/Grundlagen-bossERP/Einstellungen-in-bossERP/Systemeinstellungen/Alle-Module/Mandanteneinstellungen.md: Die Checkbox "Vorhandene Belegnummer beim Einlesen nicht überschreiben" muss gestellt sein, damit sie bei einem neuerlichen Importieren/Abgleichen nicht überschrieben wird.
Das zu importierende/abzugleichende XML muss den Vorgaben von bossERP entsprechen.
Bei den Adressen, Belegen und Bestellbelegen gibt es das Feld "Fremd-ID",
Es handelt sich um die echte Record-ID des Datensatzes der Fremd-Software,
ersichtlich im Input oben rechts für jene, die die Details sehen oder bearbeiten dürfen.
Jene Benutzer, die im Zugriffssystem im 2. Register das Recht "Kann Fremd-IDs bearbeiten", können diese bei Vorliegen eines Fehlers ändern (man muss wissen, was man tut, denn die Fremd-ID ist die Identifikation zum Datensatz der Fremd-Software).
Die interne Belegnummer der Fremd-Software wird in die zweite Belegnummer übernommen.
Mwst-Codes müssen in beiden Systemen gleich sein.
Sprachcodes müssen in beiden Systemen gleich sein.
Fibu-Konten, Kst und Ktr müssen in beiden Systemen gleich sein.
Rundungsdifferenzen Kreditoren in den Systemeinstellungen für Systemkonten einstellen: Falls das Bestellbelegtotal nicht dem Total der Bestellbelegzeilen entspricht, erstellt bossERP beim Import automatisch eine Rundungsdifferenzzeile und bucht sie auf das hier eingestellte Konto (KST/KTR). Der Mwst-Code wird aus dem Standard-Vorsteuercode entnommen.
Beim Importieren/Abgleichen mit XML kann man CTRL drücken, um Details der Einstellungen einzusehen bzw. zu ändern.

Vorgehensweise

Modul Einkauf+Kreditoren Dateien - Bestellbelege - Datei - Import

Summe der zu importierenden Belege ermitteln
Wahl des richtigen Mandanten
Modul Einkauf + Kreditoren - Dateien - Bestellbelege - Datei - Import
Beim Importieren/Abgleichen mit XML kann man CTRL drücken, um Details der Einstellungen einzusehen bzw. zu ändern.
Wahl des zu importierenden XML-Import-Files (möglichst immer im gleichen Ordner zur Verfügung stellen. Nach dem Import in einen Ordner "importierte XMLs" ablegen).
Zuerst werden die Stammdaten geprüft. Fehlen solche, gibt es einen Hinweis auf das entsprechende Fehlerprotokoll (Ort dieses Protokolls gemäss Systemeinstellungen - Workstation (Mein PC).
Den Import mit dem entsprechenden Button abbrechen und fehlende Stammdaten zuerst eröffnen.
Import nochmals starten. Bereits importierte Belege werden nicht ein 2. Mal importiert.
Anzahl und Summe der importierten Kreditorenrechnungen aufgrund der Outputform “Bestellbelege” mit CTRL+B ermitteln und vergleichen.
Differenzen ermitteln und Lieferantenrechnungen allenfalls korrigieren.
Abchecken, ob es Bestellbelege in der Outputform hat, die "Nicht OK" (also ohne vollständige Kontierung) hat. Diese von Hand nachbearbeiten.
Fehler werden in einem Fehlerprotokoll festgehalten.

Besonderheiten importierter Lieferantenrechnungen

Die roten Bezeichnungenen "Rechnung" und "Belegnummer" bedeuten folgendes:
Zahlungsverbindung nicht vorhanden
und müssen manuell im Bestellbeleg erfasst und anschliessend auf die Adresse übertragen werden
Die interne Nummer
ist eine zusätzliche aus der Fremdsoftware vergebene Nummer (falls sie gefüllt ist.
Dieses Feld kann 30 Zeichen beinhalten, steht im Input (= in der Eingabemaske) auf der ersten Seite unter der (bisherigen) Belegnummer.
Es wird im Output unter dem Datum als „Int. Nr.“ angezeigt.
Man kann danach suchen und sortieren.
Unterschied Bestell-Belegnummer und Interne Belegnummer:
die Bestell-Belegnummer ist immer die externe Belegnummer des Lieferanten, also die Verbindung nach aussen.
Die Intene Belegnummer ist eine von der Fremdsoftware vergebene Nummer.
Das Aufspüren von Rechnungen ohne Zahlungsverbindungen kann mit Menüpunkt Bestellbelege - Rg. ohne Zahlungsverbindungen erfolgen (Ermittlung aller Bestellbelege mit Eintrag “00-0-0” im Postkonto des Bestellbeleges selber (nicht in der Adresse))

Importierte Lieferantenrechnungen mit oder ohne Zahlungsverbindungen

Bearbeiten von Bestellbelegen mit vorhandenen Zahlungsverbindungen

Werden in den XML-Importfiles Angaben über die Zahlungsverbindungen der Lieferantenrechnung geschickt, werden diese übernommen
Werden keine Angaben über die Zahlungsverbindung mitgeschickt, wird die Zahlungsverbindung aus den Stammdaten der Lieferantenrechnungsadresse genommen. Wird dort keine Zahlungsverbindung gefunden, setzt ERP eine Pseudozahlungsverbindung ein und zwar immer die Postchecknummer „00-0-0“.
Die erste Spalte im Output Bestellbelege (Beleg „Rechnung“ und die Belegnummer) wird im Output rot angedruckt, falls es sich um eine Lieferantenrechnungen ohne d.h. mit Pseudozahlungsverbindung „00-0-0“ handelt.
Man kann mit dem Belegleser die ESR-Codierzeile einlesen
Rechnungs-, Mwst- und Buchungskontrolle vornehmen.
“Nicht OK” bedeutet, dass das Rechnungstotal nicht mit den Bestellbelegzeilen übereinstimmt. Korrigieren (Fall kommt aber normalerweise nicht vor). Wenn aber, dann entweder eine der Bestellbelegzeilen korrigieren oder eine neue Rundungszeile manuell anlegen.
“Ohne Kontierung bedeutet, dass die Kontierung in den Bestellbelegzeilen noch nicht vollständig und zu korrigieren ist.
Alle importierten Belege markieren und mit Menüpunkt Bestellbelege - Zum Druck freigeben. Damit sind sie definitiv gesetzt und werden für den Zahlungsverkehr und das Mahnwesen freigegeben, sofern sie nicht für Zahlungen explizit gesperrt werden.
Gleichlautende Rechnungen und Gutschriften/Stornos manuell ausgleichen.

Bearbeiten von Bestellbelegen ohne vorhandene Zahlungsverbindungen

Ersichtlich aus der roten Bezeichnung “Rechnung” und “Belegnummer”
Oder auffindbar über Menüpunkt Bestellbelege - Rg. ohne Zahlungsverbindung
Alle Rechnungen ohne Zahlungsverbindungen haben den Eintrag “00-0-0” im Feld Postkonto im Register Zahlungsverbindung des Bestellbeleges und sind sog. Pseudozahlungsverbindungen.
Hier (und nicht in der Adresse) die Bankverbindungsinformationen eintragen:
IBAN, Bank-Informationen
oder Postkonto
Aus dem Input heraus mittels Menüpunkt Bestellbeleg - Zahlungsverb. übertragen kann sie auf die Adresse übertragen werden
oder auch durch Markieren des Bestellbeleges in der Outputform und Menüpunkt Bestellbelege - Zahlungsverb. übertragen.
Weiteres Vorgehen danach: Belegleser usw.

Hinweis zu Stammdaten „Zahlungsverbindungen“ im 7. Register „Kreditor“ der Adressen

Die Zahlungsverbindungen können ab Version 5005 für eine bestimmte Währung gelten. D.h. man kann bei der Eingabe von ZVs fakultativ eine Währung angeben. Alles „Bisherige“ wird durch diese Neuerung nicht tangiert.
Wird nun eine Lieferantenrechnung importiert und sucht ERP nun nach der korrekten ZV, so sucht ERP zuerst nach einer ZV des Rechnungstellers in der Lieferanten-Rechnungswährung; findet ERP keine spezifische ZV für die Währung, wird in einem zweiten Schritt eine ZV ohne Einschränkung auf die Währung gesucht (normale Methode).
Steht kein Eintrag in der Währung, hat dies keine Auswirkungen.

Nützliche Hinweise

Enthalten die XML-Importdaten keine (Beleg-)Gesamtsummen, werden die importierten Zeilen zusammengezählt, die erhaltenen Gesamtsummen auf den Bestellbeleg übernommen: Es muss keine Differenzzeile angelegt werden (dies ist nicht der Normalfall.)
Enthalten die XML-Files Gesamtbelegsummen, so wird ermittelt, ob sich diese Bestell-Belegbeträge von der errechneten Summe der Bestellbelegzeilen unterscheidet. Wenn ja wird eine Differenzzeile erzeugt.
Wenn das Zeilennetto oder das Zeilennetto_in_FW Null ist und die beiden Zahlen sich nicht mehr als 0.05 (also 5 Rappen/Cents usw.) unterscheiden, so werden beide und alle anderen Zahlen wie MWSt. usw. auf null gesetzt.
Mit anderen Worten: Mindestens eine der beiden Zahlen ist null und die andere nicht weit davon entfernt -> dann wird „alles“ auf null gesetzt...
In allen anderen Fällen - wo die Differenz zu gross ist - wird weiterhin nicht importiert bzw. ein Fehler generiert („Brabender“ entscheidet, welche Daten richtig zu sein haben …).
Kreditoren-Fw-Rechnungen mit Kurs 0.00 werden mit dem Buchkurs von bossERP überschrieben.
Kreditoren-Belege, die keine Bestellbelegzeilen aufweisen, müssen nachbearbeitet werden. Sie haben den Vermerk "Nicht OK". Entweder müssen sie gelöscht werden oder sie erhalten eine Bestellbelegzeile.