Um bossBI nutzen zu können, braucht es einige wenige Einrichtungen im D365 Business Central.

Voraussetzungen

Damit Sie alle benötigten nachfolgend beschriebenen Einrichtungen in BC vornehmen können, müssen Sie die folgenden Bedingungen erfüllen.

Eine gültige BC Essential oder Premium Lizenz haben
Die Berechtigung haben, Erweiterungen in BC zu installieren
Zugriff auf alle Mandanten haben, die ausgewertet werden sollen
Eine gültige bossBI Lizenz haben *

*Sie können bossBI für einen Monat gratis testen und dabei so viele User wie sie wollen bereichtigen. Nach Ablauf dieser Frist müssen Sie eine gültige Lizenz einlesen.

Installation bossBI App

Suchen Sie in BC nach dem "Marketplace für Erweiterungen" | | |--|

Suchen Sie in dem sich öffnenden Fenster nach "boss" oder "bossBI". Wählen Sie dann "Free trial" bei der Erweiterung "bossBI Business Intelligence" | | |--|

Folgend Sie dem Prozess, bis die App installiert ist. Den Installationsfortschritt können Sie auf der BC-Page "Status der Erweiterungsinstallation" überprüfen (auffindbar über die BC-Suche).

Aktivieren der Lizenz

Aktivieren der Test-Lizenz

Sie können bossBI für einen Monat lang ohne User- oder Funktions-Beschränkung gratis nutzen. Suchen Sie dafür in BC nach "boss Registration" und klicken Sie auf dieser Page auf den folgenden Button im Menüband: | | |--|

Folgen Sie dem Wizard, um die Testperiode für bossBI zu starten.

bossBI Lizenz

Nach Ablauf der Testperiode müssen Sie bei Boss Info eine kostenpflichtige Lizenz beantragen. Wenden Sie sich dafür an support@bossinfo.ch und teilen Sie uns folgendes mit

Anzahl der Lizenzen, die Sie benötigen.
Ihr Unternehmen mit Rechnungsadresse

Einrichtungsseite bossBI

Suchen Sie in BC nach "bossBI Einrichtung", um zu der folgenden Seite zu gelangen. | | |--|

Hinweis: Sollten Sie diese Seite aus Berechtigungsgründen nicht öffnen und/oder bearbeiten können, müssen Sie sich durch Ihren Administrator oder BC-Partner den Berechtigungssatz "BOSSBI PERMISSIONS" zuordnen lassen. Weitere Informationen finden Sie bei Bedarf in der entsprechenden Dokumentation von Microsoft

Erfassen der User

Erfassen Sie in der Liste "bossBI Benutzer" die E-Mail-Adressen derjenigen Personen, die Zugriff auf die Reports erhalten sollen. Die E-Mail-Adresse muss mit der Anmelde-Adresse in Power BI übereinstimmen. Im Feld "Bereich" wird festgelegt, auf welchen Report ein User berechtigt sein soll.

Diese Einrichtung muss pro Mandant vorgenommen werden, wodurch in Power BI automatisch gesteuert wird, welche Mandanten ein User sehen kann. Sie können so Benutzern ermöglichen, Daten in den Reports unabhängig von den Berechtigungen in BC einzusehen. Auch externe Benutzer ohne Zugriff auf BC können auf diese Weise für den Zugriff auf die BI Reports berechtigt werden.

Es können beliebig viele Benutzer eingetragen werden, jedoch nur so viele auf "Aktiv" gesetzt werden, wie die Lizenz es zulässt. Jede eindeutige Kombination aus User und Bereich benötigt eine User-Lizenz. Es spielt dabei hingegen keine Rolle, ob der User in einem oder mehreren Mandanten hinterlegt ist.

Für das bessere Verständnis der Lizenzierung, wird dieses anhand eines Beispiels erläutert: Nehmen wir an, Ihre Lizenzmenge beträgt 10. Auf den PrintScreen oben bezogen verbraucht hans@muster.ch 7 Lizenzen, anna@muster.ch verbraucht 2 Lizenzen und erika@muster.ch verbraucht eine Lizenz. Folgende User-Ergänzungen sind dabei nicht möglich:

Weiterer User in diesem Mandanten hinzufügen und aktivieren
Weiteren Bereich z.B. für anna@muster.ch einfügen und aktivieren
In einem anderen Mandanten anna@muster.ch für den Bereich Anlagen einfügen und aktivieren

Möglich sind hingegen die folgenden User-Ergänzungen:

In einem anderen Mandanten anna@muster.ch für den Bereich Fibu einfügen und aktivieren
Dem User hans@muster.ch für den Bereich Anlagen deaktivieren, danach anna@muster.ch für den Bereich Anlagen hinzufügen und aktivieren.

Hinweis: Vorsicht beim Kopieren von Mandanten und Umgebungen. Die erfassten Benutzer werden automatisch übernommen und können die in Power BI die Daten der neu erstellten Mandanten/Umgebungen sehen

Startdatum bei Bedarf festlegen

Die Startdatum können bei Bedarf angegeben werden, damit Daten erst ab diesem Zeitpunkt zu Power BI übermittelt werden. Dies wird empfohlen, wenn die Datenmengen ansonsten sehr gross werden und die Aktualisierung zu lange dauert.

Sie können die Datumsfelder auch leer lassen, damit werden alle Daten übermittelt und stehen in den Auswertungen zur Verfügung.

Beachten Sie, dass nur für einige Reports ein Startdatum zur Verfügung steht. Berichte, die Kennzahlen enthalten, die zwingend Daten seit Arbeitsaufnahme mit BC brauchen (z.B. ein Kontosaldo in den Finanzen), bieten diese Möglichkeit nicht.

Weiteres Vorgehen

Das war es bereits mit der Einrichtung in BC. Fahren Sie nun weiter mit der Einrichtung in Power BI.