Abwesenheitstypen

Die Abwesenheitstypen werden im Standard ausgeliefert, können jedoch kundenspezifisch mutiert und ergänzt werden.

Auf der Abwesenheitstypenübersicht werden alle verfügbaren Abwesenheitstypen angezeigt:

Mit dem Plus kann ein neuer Abwesenheitstyp hinzugefügt werden (gelb)
Mit Bearbeiten oder Löschen können die Abwesenheitstypen bearbeitet oder gelöscht werden (grün). Standard Abwesenheitstypen können nicht gelöscht werden, da diese in jedem Datenfile vorhanden sein müssen.

Abwesenheitstyp hinzufügen

Wird ein neuer Abwesenheitstyp über das Plus (gelb) hinzugefügt, öffnet sich ein neues Fenster.

Im Fenster wird zuerst eine allgemeine Bezeichnung (relevant für Auswertungen) definiert. Es erfolgt eine Validierung auf Eindeutigkeit

Wird der Abwesenheitstyp nach Eingabe der Beschreibung gespeichert “Speichern” können zusätzlich Übersetzungen in den Systemsprachen hinzugefügt werden.

Im neuen Fenster wird die Bezeichnung als Deutsche Übersetzung automatisch übernommen. Weitere Sprachen können über das Plus (gelb) hinzugefügt und gespeichert (blau) werden werden. Übersetzungen können über den Pfeil (pink) rückgängig gemacht oder gelöscht (grün) werden.

Das Fenster wird über “Schliessen” geschlossen.

Konfiguration Abwesenheitstyp

Abwesenheitstypen können wie folgt konfiguriert werden:

Feld	Beschreibung Funktion
Versteckt	Für Typen, welche in den Auswahllisten e.g. Abwesenheitsanträge nicht auswählbar sein sollen.
Genehmigung erforderlich	Ist die Checkbox aktiviert, ist eine Genehmigung des Vorgesetzten gemäss Organisation/Rollen erforderlich. Ist die Checkbox deaktiviert, ist keine Genehmigung erforderlich und die erfassten Abwesenheiten werden automatisch genehmigt.
Genehmigungsgrenze	Schwellenwert für erforderliche Genehmigung ab Wert X
Konto erforderlich	Ist ein Konto erforderlich (z.b. Ferien) kann der Mitarbeitende keine Abwesenheit erfassen, bis ein Konto erstellt worden ist und ein Saldo zugewiesen
In Tagesübersicht anzeigen	Ist die Checkbox “Konto erforderlich” aktiviert, wird das Dropdown aktiv. Es können folgende Optionen gewählt werden: 1. keine Anzeige / 2. Ist-Saldo = Tagesaktuell gemäss Zeiterfassung / 3. Saldo per Stichtag = gemäss automatischem Prozess (apm_calculateExtraTimeOvertime), sprich Saldo ist statisch für eine Woche bis der automatische Prozess wieder läuft
Aus Kontoübersicht ausblenden	Ist die Checkbox aktiviert, wird das Konto aus der Kontoübersicht entfernt
Negative Werte zulassen	Kontoführung erlaubt negativen Saldo
Arbeitszeit	Ist die Checkbox aktiviert, werden Absenzen wie Arbeitszeiten behandelt. Der Arbeitszeitsaldo wird nicht reduziert (z.B. Krankheit / Unfall). Ist die Checkbox deaktiviert, hat die Absenz Einfluss auf die Arbeitszeit. Der Arbeitszeitsaldo wird reduziert (z.B. Kompensation)
Überschreitung zulassen	Überschreitung der täglichen Sollarbeitszeit ist erlaubt. z.B. 8 h Sollzeit mit genehmigter Abwesenheit von 8 h, gemäss dieser Checkbox kann zusätzlich 1 h Arbeitszeit erfasst werden
Informationen ausblenden	Informationen ausblenden (z.B. Unfall/Krankheit) aus Beschreibung im Workflow ausblenden
Kommentar erforderlich	Kommentar erforderlich für Workflow “beantragen”
Typ PowerBI	Definition des PowerBI Typs für entsprechende Auswertungen, nur relevant wenn bossBI im Einsatz ist
Farbcode	Farbe des Abwesenheitstyps im Abwesenheitskalender oder in der Terminplanung
Saldo-Farben	Definiert “grünen” Bereich der Summen. Alles, was über oder unter den Schwellwerten liegt, wird rot angezeigt.

Abwesenheitstyp bearbeiten

Ein bestehender Abwesenheitstyp kann über das Bearbeiten Symbol (grün) angepasst werden. Das Fenster ist analog zu “Abwesenheitstyp hinzufügen”. Vollumfänglich kann ein Abwesenheitstyp nur bearbeitet werden, wenn keine Abwesenheitsanträge vorhanden sind. Sobald Abwesenheitsanträge vorhanden sind können Grundkonfigurationen, wie “Ist Arbeitszeit” nicht mehr verändert werden. Es sind entsprechend alle nicht genehmigten Abwesenheitsanträge zu genehmigen, den Typ zu verstecken und ein neuer Abwesenheitstyp zu erstellen ODER sämtliche vorhandene Abwesenheitsanträge zu löschen.

Abwesenheitstyp löschen

Löschen ist nur möglich sofern der Abwesenheitstyp noch nie verwendet worden ist (grün) -> keine Abwesenheitsanträge vorhanden. Es sind entsprechend alle nicht genehmigten Abwesenheitsanträge zu genehmigen, den Typ zu verstecken und ein neuer Abwesenheitstyp zu erstellen ODER sämtliche vorhandene Abwesenheitsanträge zu löschen.

Zusätzliche Funktionen:

Abwesenheitstyp “aufheben”

Es kann definiert werden, dass ein spezifischer Abwesenheitstyp z.B. Ferien durch Krankheit übersteuert werden darf, ohne das die Ferien zuerst storniert und die Stornierung genehmigt werden muss. Die Konten werden automatisch ausgeglichen:

Beispiel:

Ein Mitarbeitender hat genehmigte Ferien vom 01.09.2023 - 15.09.2023.

Abwesenheitsantrag:

Abwesenheitskonto Buchung

Während der Ferienabwesenheit wird der Mitarbeitende krank. Der Mitarbeitende erfasst nun direkt in der Abwesenheitserfassung “Krankheit” 11.09.2023-12.09.2023 (ohne Stornierungsantrag der Ferien).

Auf dem Ferienkonto werden entsprechend die zwei Tage gutgeschrieben:

Benachrichtigungen Abwesenheitstyp

Es können zusätzliche E-Mail Benachrichtigungen an spezifische Mitarbeitende versendet werden, wenn eine Aktion für einen Abwesenheitsworkflow eintritt.

Buchungsregeln

Für kontogeführte Abwesenheiten können Buchungsregeln definiert werden, welche dann in der Funktion “Zeitkonto Buchung” verwendet werden können. Möglich sind:

Hinzufügen
Reduzieren
Umbuchen (zwischen zwei Konto)

Beispiel

Das Unternehmen möchte dem Mitarbeitenden erlauben Überstunden auf das Überzeitkonto zu übertragen. Die Regel “Umbuchung” wird entsprechend von Überstunden “umbuchen” zu Überzeit konfiguriert. Der Mitarbeitender kann nun ein Antrag für die Kontobuchung stellen. Das Zu-/Abbuchen auf den zwei Konto wird automatisch gemacht. Über die entsprechende Organisation-/Rollenkonfiguration kann zusätzlich der Genehmigungsworkflow definiert werden.

Jährliche Ansprüche

Für kontogeführte Abwesenheitstypen können jährliche Ansprüche definiert werden.

Eine neue Regel wird über das -Symbol hinzugefügt.
Regeln sind auf einander aufbauend zu verstehen.

Feldbezeichnung	Beschreibung Funktion
Bezeichnung	Individuelle Bezeichnung der Regel
Region	Region gemäss Arbeitsjahr/Arbeitsprofil für welche die Regel gültig ist
Gültig von / Gültig bis	Jahr ab/bis welchem die Regel gültig ist/war
Anspruch	Anspruch welcher für die Regel gültig ist. Der Anspruch kann Negativ sein
Eintritts-/Austrittsdatum ignorieren	Checkbox deaktiviert = Regel rechnet aufgrund des Eintrittsdatum “Angestellt seit” bzw. Austrittsdatum “Austritt per” pro rata; Checkbox aktiviert = Regel ignoriert Eintrittsdatum & Austrittsdatum und weist den Anspruch allen Mitarbeitenden gem. Region zu.
Gerundet	Wenn die Checkbox aktiviert ist, wird der Wert auf ein Vielfaches eines halben Arbeitstags gerundet, wobei ein halber Arbeitstag die Hälfte der maximalen Tagesarbeitszeit des Mitarbeiters aus seinem Beschäftigungsgrad darstellt.“

Filter Typ

Typ	Beschreibung Funktion
Keine Einschränkung	Anspruch gemäss Regel wird 1 zu 1 ausgeführt und zugeteilt
Alter	Anspruch wird gemäss Vergleichsoperator (=, <=, >=), Anzahl Jahre sowie des Geburtsdatums des Mitarbeitenden berechnet
Dienstjahr	Anspruch wird gemäss Vergleichsoperator (=, <=, >=), Anzahl Jahre sowie des Eintrittsdatums des Mitarbeitenden berechnet
Filter	Individueller Filter auf spezifisches Feld auf dem Mitarbeitenden (z.B. Keywords)

Filter Typ: Alter und Dienstjahr

Für “Alter” und “Dienstjahr” wird zusätzlich definiert:

Bei gesetztem Vergleichsoperator „=“ lässt sich definieren, ob der Anspruch unmittelbar oder mit einer Startverzögerung wirksam wird und bis wann er gültig bzw. beziehbar ist..

Ab Version 2024.04.02.00 kann definiert werden, ob der Anspruch ab Stichdatum oder für das gesamte Jahr gültig ist. Standardmässig ist die Regel ab Stichdatum gültig (z.B. ab Geburtstag).
Die Definition der Regeln für die Berechnung der Abwesenheitskonto erlaubt für den Filter Typ “Alter” und “Dienstjahr” eine neue Option “Ganzes Jahr berücksichtigen”. Diese Funktion ist lediglich für die Filter <= / >= verfügbar.

Ausführung der Regel

Die Ausführung der Regel erfolgt auf der Seite Einstellung -> Abwesenheitsverwaltung -> Abwesenheitskonten