Übernahme der Spesen in die Lohnapplikation

Via die Lohn-Schnittstelle wird die Menge übernommen. Achten Sie bitte im “Design” der Spesenart darauf.

Voraussetzungen

Die ausführliche Prozessbeschreibung für die Datenübernahme in die Lohnapplikation ist dort beschrieben. Hier ein paar Hinweise:

• Freischaltung der Anbindung bossSalary und bossERP
• Der Mandantenname in bossERP und bossSalary müssen exakt gleich lauten.
• Bei den Mitarbeitenden muss die Checkbox “Mit Leistungsexport für Lohn” gestellt sein.
• Ebenfalls muss bei ihm eine Personalnummer vergeben sein, die mit der Lohnapplikation ext übereinstimmt.
• Die Mitarbeiter müssen in bossERP und bossSalary im gleichen Mandanten sein.

Spesenerfassung

• Die Mitarbeiter erfassen ihre Spesen im Spesenerfassungsblatt.
• Falls die Spesenarten in der Fibu bezüglich Mwst sauber als Vorsteuern berücksichtigt werden sollen, dann müssen sie nach Vorsteuerarten erfassbar sein (Es wird der Bruttobetrag eingegeben).
• Bei den zu exportierenden Tätigkeiten und Spesenarten müssen die mit der Lohnapplikation übereinstimmenden Lohnarten vergeben sein.

Spesen exportieren

• Menüpunkt Datei - BossLohn - Variable Lohndaten senden
• Beachten Sie die Hinweise,
• dass nur Leistungsdaten berücksichtigt werden, für welche die entsprechende Markierung bei den Mitarbeitern gesetzt ist.
• Ferner können Leistung explizit vom Export ausgeschlossen werden.
• Hier regeln Sie, welche Leistungsarten exportiert werden sollen; Meistens werden alle Leistungsarten gewählt.
• Beim Export entsteht ein Exportfile, das extern gespeichert wird und
• in bossSalary eingelesen werden kann.

Korrektur der Valuta für die Spesenauszahlung im Lohn

• Erstellen Sie eine leere Excel-Tabelle.

• Öffnen Sie die zuvor exportierte Datei (nicht mit Open bzw. Libre Office).

• Stellen Sie den Konvertierungs-Assistenten wie folgt ein:

• Getrennt

• Import beginnen in Zeile 1

• Dateiursprung: Macintosh (auch unter Windows)

• Trennzeichen: Tabstopp

• Datenformat der Spalten

• In der neu generierten Tabelle müssen Sie in der Spalte Valutadatum der Lohnperiode schreiben, in welcher die Spesen ausbezahlt werden:

• Speichern Sie die Tabelle mit dem Disketten-Symbol als TXT, damit die Feldinformation “Valutadatum”überschrieben wird.

Import der Varialen in bossSalary

• Dateien - Lohnabrechnungen - Variable
• Menüpunkt Import - Var-Import variabel Aktive
• Wählen Sie die zuvor exportierte und bearbeitete Datei.
• Die Variablen werden in die Tabelle Variable importiert.

Spesenarten mit Mwst

Wir empfehlen, für diese Spesenarten ein separates Fibu-Konto vorzusehen, auf welches nur diese Spesen automatisch gebucht werden,

• damit bei der Mwst-Abrechnung dieses Konto mit einer pauschalen Mwst-Buchung pro Quartal versehen werden kann,
• um sie nicht einzeln,
• sondern in einer Summe in der Mwst-Abrechnung berücksichtigen zu können.
• Die Buchungen auf diesem Konto bieten (via Verknüpfungen) den Nachweis.