Belegnummern einstellen
Optionen - Systemeinstellungen… - Belegeinstellungen
Im Register “Allgemein” der Belegeinstellungen gibt es den Button “Belegnummern” für die Debitoren- bzw. die Verkaufsbelege. Die Belegnummernsequenzen sind betriebsbezogen.
Die Belegnummern sind von Mandant zu
Mandant individuell einzustellen. Der Wechsel zu einem andern
Mandanten wird über den Button “Mandant” vorgenommen.
| Systemeinstellungen | Belegeinstellungen - Button Belegnummern |
|---|---|
| Jahr | Wahl des Finanzjahres  Achtung: die Belegnummern sind für jedes neue Finanzjahr neu zu setzen |
| Belegtyp | Für jeden Belegtyp gibt es einen eigenen Belegnummernkreis |
| Nächste freie Belegnummer | Anzeige der letzten Belegnummer des entsprechenden Belegtyps. Man kann eine höhere Nummer einsetzen, als bereits vergeben worden ist, aber keine tiefere (um Überschneidungen zu verhindern). |
| Zurücksetzen | Setzt Belegnummern des gewählten Belegtyps für Belege zurück, die gelöscht wurden und setzt aufgrund der letzten höchsten Nummer die nächste. Es kann sein, dass man hier einen Fehler begeht und dies versehentlich tut. Siehe unten: “Belegnummer anders setzen”. |
| Alle Belegnummern dieses Betriebes zurücksetzen | Setzt Belegnummern aller Belegtypen für Belege zurück, die gelöscht wurden. |
Vorgehensweise für die Vergabe von Belegnummern:
- alle Jahre neue Beleg-Nrn: pro Jahr einstellen (PopUp Jahr dazu benutzen)
- fortlaufend im Folgejahr einmal einstellen, dann übernimmt es die Nummer fortlaufend.
| Checkliste Belegnummern |
Beleg | Jahr | Nummer | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| Offerte | ||||
| Auftragsbestätigung | ||||
| Lieferschein | ||||
| Rechnung/Gutschrift | ||||
| Quittung | ||||
| Mahnung |
Belegnummern anders setzen
Abschnitt betitelt „Belegnummern anders setzen“Sollte man versehentlich die Belegnummer eines bestimmten Typs (oder alle) zurücksetzen, wird die neue erste Belegnummer aufgrund der im System vorhandenen höchsten letzten Nummer des Belegtyps eingesetzt. Mit folgender Formel kann man eine tiefere Nummer einsetzen:
- Sie befinden sich in dem Mandanten, in welchem Sie die Belegnummer ändern möchten (nicht in einem andern Mandanten).
- Wählen Sie in der Tabelle “Land” einen Datensatz und nehmen Sie nur dieses Land in die Auswahl. Markieren Sie diesen Datensatz.
Mit “Formel anwenden” folgende Formel eintragen und die roten Bereiche individuell anzupassen sind (Belegtyp, Jahr, nächstfolgende, gewünschte Belenummer):
READ WRITE([x1_Bill_Number])
QUERY([x1_Bill_Number];[x1_Bill_Number]m_Betrieb=<>l_Mandant_Betrieb_ID;*)
QUERY([x1_Bill_Number]; & ;[x1_Bill_Number]x_Year=2014;*) //Finanzjahr eintragen
QUERY([x1_Bill_Number]; & ;[x1_Bill_Number]x_Belegtyp=<>c20_BelegTyp_Rechnung) //Belegtyp eintragen
[x1_Bill_Number]x_LastUsed_Number:=111 //nächstfolgende gewünschte Belegnummer eintragen
SAVE RECORD([x1_Bill_Number])
UNLOAD RECORD([x1_Bill_Number])
REDUCE SELECTION([x1_Bill_Number];0)
READ ONLY([x1_Bill_Number])